2. Các khuynh hướng tổ chức và lưu trữ tài liệu điện tử

2.1. Sự phát triển của các phương pháp và quy trình quản lý tài liệu điện tử

Một khi các cơ quan, tổ chức áp dụng các công nghệ và phương pháp mới để thực hiện công việc của mình thì các phương pháp và quy trình cũ được sử dụng để kiểm soát tài liệu không còn phù hợp và hiệu quả nữa. Ở nhiều cơ quan, tổ chức, những tài liệu có giá trị được cất giữ trong các cơ sở dữ liệu tập trung hoặc chúng được phân bố rộng rãi và được lưu giữ trên các ổ đĩa cứng phân tán trong các máy tính PC của các cá nhân. Trong viễn cảnh thứ nhất, một bộ phận quản lý các hệ thống thông tin tập trung có thể kiểm soát sự tiếp cận tới tài liệu điện tử của cơ quan, tổ chức. Trong trường hợp thứ hai thì mỗi một người sử dụng cuối sẽ tự kiểm soát việc tiếp cận tới phiên bản tài liệu của cơ quan, tổ chức của riêng mình