1.1. Khái niệm về tài liệu lưu trữ điện tử

Một tài liệu là thông tin được ghi lại, được làm ra hay nhận được trong quá trình triển khai, thực hiện hay hoàn tất một hoạt động của cá nhân hay của cơ quan, tổ chức và bao gồm nội dung, bối cảnh và cấu trúc đủ để cung cấp bằng chứng về hoạt động đó.

Quan niệm về bối cảnh được gắn với môi trường của tài liệu đó, chẳng hạn như giai đoạn tạo lập tài liệu, tức là, chức năng đã tạo ra tài liệu. ở đây có ít nhất 3 khía cạnh của khái niệm về bối cảnh của tài liệu. Thứ nhất là những thông tin bối cảnh có chứa trong tài liệu (chữ ký của quan chức thừa hành). Thứ hai là mối quan hệ giữa một tài liệu và các tài liệu khác trong phông tài liệu (fond). Và, thứ ba là hoạt động mà trong đó tài liệu được tạo ra. Quan niệm về cấu trúc được gắn với câu hỏi là tài liệu được ghi lại như thế nào, nó bao gồm việc sử dụng các ký hiệu, cách sắp xếp (layout), thể loại (format), phương tiện vật lý v.v . Đối với tài liệu điện tử thì việc phân định rõ ràng giữa cấu trúc vật lý và cấu trúc lô gic là điều cần thiết