Nguyên tắc thứ hai trong khung cấu trúc để quản lý tài liệu điện tử là:

“Lưu trữ cần đảm bảo rằng những cơ quan, tổ chức hay cá nhân sản sinh ra tài liệu tạo ra và giữ lại được những tài liệu thực sự xác thực, đáng tin cậy và bảo quản được”.

[FONT="]Nguyên tắc này không có nghĩa là lưu trữ phải chịu trách nhiệm về những chức năng của cơ quan, tổ chức hay cá nhân sản sinh ra tài liệu hoặc cơ quan, tổ chức hay cá nhân đó không đủ thẩm quyền để quản lý tài liệu của họ. Lưu trữ không thể tiếp nhận, gánh vác vai trò của cơ quan, tổ chức hay cá nhân sản sinh ra tài liệu. Cơ quan, tổ chức hay cá nhân phải chịu trách nhiệm về việc tạo ra những tài liệu đáng tin cậy và về việc giữ gìn chúng ở dạng xác thực cho tới khi nào họ còn lưu giữ, bảo quản tài liệu tại cơ quan.