MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU. 4

1. Tính cấp thiết và mục đích nghiên cứu đề tài 4

2. Phạm vi nghiên cứu 5

3. Phương pháp nghiên cứu 5

4. Kết cấu của khóa luận 5

CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG . 6

1.1.MỘT SỐ QUAN NIỆM VỀ VĂN PHÒNG. 6

1.1.1. Sự tồn tại tất yếu khách quan của văn phòng. 6

1.1.2. Khái niệm văn phòng. 6

1.2. VỊ TRÍ, VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG. 7

1.2.1. Vị trí của văn phòng. 7

1.2.2. Vai trò của văn phòng. 8

1.3. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHÒNG. 9

1.3.1. Chức năng của văn phòng. 9

1.3.2. Nhiệm vụ của văn phòng. 11

1.4. NỘI DUNG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TRONG CƠ QUAN, ĐƠN VỊ 14

1.4.1. Tổ chức bộ máy và phân công công việc. 14

1.4.2. Điều hành công việc văn phòng. 15

1.4.3. Xây dựng quy chế. 16

1.4.4. Tổ chức các cuộc họp, hội nghị 16

1.4.5. Nghiệp vụ văn thư – lưu trữ 16

1.4.6. Thu nhận và xử lý thông tin trong cơ quan, đơn vị 17

1.4.7. Công tác hậu cần 18

1.4.8. Công tác quản lý nguồn nhân lực. 18

1.5. SỰ CẦN THIẾT PHẢI TỔ CHỨC KHOA HỌC VĂN PHÒNG . 19

1.5.1. Hiệu quả hoạt động của văn phòng cơ quan 19

1.5.2. Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động văn phòng. 20

1.5.3. Một số nguyên tắc hoạt động của văn phòng. 21

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1: 24

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG HẢI PHÒNG 25

2.1. MỘT SỐ NÉT KHÁI QUÁT VỀ SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG HẢI PHÒNG. 25

2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Sở Tài nguyên và Môi trường. 25

2.1.2. Vị trí, vai trò, chức năng, nhiệm vụ của Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng 26

2.1.3. Tổ chức và chế độ làm việc. 31

2.1.4. Một số hoạt động cơ bản của Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng. 35

2.1.5. Những thuận lợi và khó khăn 35

2.2. TỔ CHỨC BỘ MÁY VÀ NỘI DUNG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG HẢI PHÒNG. 40

2.2.1. Cơ cấu tổ chức phòng Tổ chức – Hành chính (TC – HC). 40

2.2.2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ 45

2.2.3. Chế độ làm việc. 45

2.2.4. Các trang thiết bị văn phòng. 46

2.2.5. Một số nghiệp vụ văn phòng chủ yếu tại phòng Tổ chức – Hành chính 47

2.2.5.1. Công tác thông tin 47

2.2.5.2. Công tác xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác. 49

2.2.5.3. Công tác hậu cần 50

2.2.5.4. Việc tổ chức chuyến đi công tác cho ban lãnh đạo cơ quan 51

2.2.5.5. Công tác tổ chức các cuộc họp, hội nghị 55

2.2.5.6. Công tác văn thư – lưu trữ 59

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2: 65

CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG HẢI PHÒNG 66

3.1. GIẢI PHÁP VỀ CÔNG TÁC THÔNG TIN, BÁO CÁO. 66

3.2. GIẢI PHÁP VỀ CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP. 68

3.3. GIẢI PHÁP VỀ CÔNG TÁC HẬU CẦN. 69

3.4. GIẢI PHÁP VỀ CÔNG TÁC HỘI NGHỊ, HỘI THẢO. 70

3.5. GIẢI PHÁP VỀ TỔ CHỨC BỐ TRÍ NHÂN SỰ. 70

3.6. GIẢI PHÁP VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ. 71

3.7. GIẢI PHÁP VỀ ĐÀO TẠO, BỒI DƯỠNG CÁN BỘ, CÔNG CHỨC. 72

KẾT LUẬN CHUNG 74

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 75

LỜI MỞ ĐẦU

[*]Tính cấp thiết và mục đích nghiên cứu đề tài

Văn phòng (hiểu theo nghĩa là bộ máy điều hành các công việc của cơ quan, tổ chức) giữ một vai trò then chốt, có ảnh hưởng rất to lớn và sâu rộng đến hiệu quả và chất lượng hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp. Nói cách khác, văn phòng vừa là bộ phận đầu não vừa là bộ mặt của tổ chức, doanh nghiệp. Văn phòng là nơi thu nhận và phát ra những lượng thông tin kịp thời nhất, nhanh chóng nhất cho lãnh đạo xử lý, song song với việc đảm bảo tốt công việc phục vụ hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp được trôi chảy, đạt hiệu quả cao.

Trong bối cảnh tiếp tục thực hiện giai đoạn II (2006-2010) của Đề án tiếp tục đổi mới phương thức điều hành và hiện đại hoá công sở của nền hành chính, việc đổi mới lề lối làm việc hành chính văn phòng vẫn là công tác trọng tâm đối với nhiều cơ quan, tổ chức. Bởi lẽ, công tác văn phòng cần được nâng cao hơn nữa nhằm đáp ứng những yêu cầu của nền hành chính trong giai đoạn phát triển mới của đất nước. Điều này đem lại những thành quả nhất định trong công tác văn phòng.

Qua thời gian thực tập tại Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng, em nhận thấy văn phòng của Sở hoạt động chưa thật hiệu quả, công tác văn phòng chưa được quan tâm đúng mức dẫn đến việc giải quyết các công việc nhiều khi còn hạn chế. Bên cạnh đó khối lượng công việc của Sở ngày càng tăng dẫn đến khối lượng công việc của văn phòng cũng tăng theo cho nên vấn đề nâng cao hiệu quả công tác văn phòng là rất cần thiết.

Xuất phát từ thực trạng đó, em đã chọn đề tài “Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng”.

Đề tài nhằm nghiên cứu lý luận về văn phòng và phân tích nội dung hoạt động của văn phòng tại Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng để tìm ra điểm mạnh, điểm yếu và đưa ra các đề xuất nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác văn phòng tại Sở.

[*]Phạm vi nghiên cứu

Khoá luận nghiên cứu về các hoạt động của văn phòng tại Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng.

[*]Phương pháp nghiên cứu

Khoá luận đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:

[*]Phương pháp phân tích

[*]Phương pháp tổng hợp

[*]Phương pháp so sánh

[*]Phương pháp thống kê

[*]Phương pháp duy vật biện chứng

[*]Phương pháp phỏng vấn, đối thoại

[*]Kết cấu của khóa luận

Ngoài lời mở đầu, kết luận, mục lục và danh mục tài liệu tham khảo, luận văn được bố cục thành ba chương:

Chương 1: Những vấn đề cơ bản về văn phòng và công tác văn phòng

Chương 2: Thực trạng hoạt động văn phòng tại Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng

Chương 3: Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòn