Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng

LỜI MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài

Sau Đại hội VII năm 1986, nền kinh tế nước ta chuyển từ nền kinh tế bao cấp

sang nền kinh tế thị trường. Kể từ đó nền kinh tế nước ta đã thay đổi nhanh chóng

theo chiều hướng tích cực, cùng với đó là sự ra đời và phát triển của các doanh

nghiệp có quy mô lớn, vừa, nhỏ và các loại hình kinh doanh đa dạng và phong phú.

Để tận dụng những thời cơ thuận lợi, hạn chế được những khó khăn, vượt

thách thức để mục tiêu lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh luôn đạt được doanh số

năm sau cao hơn năm trước thì các doanh nghiệp phải luôn luôn đổi mới, tự hoàn

thiện mình. Công tác văn phòng đã đóng góp không nhỏ vào mục tiêu lợi nhuận,

doanh thu mà tổ chức đã đặt ra. Văn phòng vốn được coi là cửa ngõ của cơ quan,

tổ chức bởi văn phòng là tai, là mắt, là cánh tay nối dài của lãnh đạo, làm nhiệm vụ

hỗ trợ cho lãnh đạo. Đây là nơi thu thập và xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động

chung của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ

nhất là đối nội, đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đến, văn bản đi Đồng thời

các hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần cũng liên quan trực tiếp đến các phòng

ban trong tổ chức chính vì vậy với vị trí hoạt động đa dạng đó văn phòng được coi

là thứ vũ khí không thể thiếu đối với các nhà quản trị.

Việc nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng là một yêu cầu tất yếu đặt ra cho

mỗi cơ quan, doanh nghiệp. Bởi nếu coi nhẹ công tác văn phòng, văn phòng không

có kỷ cương, hoạt động không khoa học thì mọi công việc sẽ bị ách tắc, đình trệ,

ảnh hưởng không tốt đến hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đó.

Qua thời gian em thực tập tại phòng Hành chính - Kế toán của Chi nhánh

Công ty Cổ phần Giám định Vinacontrol Hải Phòng, em nhận thấy công tác văn

phòng mặc dù có nhiều cố gắng song vẫn còn thiếu sót do Chi nhánh tập trung

nhiều hơn vào hoạt động kinh doanh dịch vụ giám định và công tác tài chính kế

toán. Từ những lý do trên nên em chọn đề tài: “Một số biện pháp nâng cao hiệu

quả hoạt động của công tác văn phòng tại Chi nhánh Công ty Cổ phần Giám định

Vinacontrol Hải Phòng”.

2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

Xây dựng văn phòng vững mạnh là yếu tố tất yếu để giúp cơ quan, tổ chức

đổi mới phương thức lãnh đạo và lề lối làm việc, nâng cao chất lượng và hiệu quả,

hiệu lực của công tác lãnh đạo. Vì vậy, việc tăng cường xây dựng tổ chức và cải

cách hoạt động văn phòng của cơ quan, tổ chức được quan tâm đặc biệt.

Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của khóa luận:

- Nghiên cứu lý luận những vấn đề cơ bản về văn phòng và công tác văn phòng.

- Mô tả, đánh giá thực trạng các nghiệp vụ văn phòng tại Chi nhánh

Vinacontrol Hải Phòng đồng thời thông qua đó em muốn đưa ra một số kiến nghị

của bản thân về công tác văn phòng tại Chi nhánh.

3. Phạm vi nghiên cứu

Hoạt động của công tác văn phòng trong thực tế có nhiều cách hiểu và quan

niệm khác nhau, phản ánh nhận thức về chức năng, nhiệm vụ của văn phòng ở mỗi

thời kỳ lịch sử và trong những hoàn cảnh phát sinh quan hệ nhất định. Nội dung

của khóa luận này đi sâu tìm hiểu về thực tế hoạt động của công tác văn phòng tại

Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng.

4. Phương pháp nghiên cứu

Bài khóa luận sử dụng một số phương pháp sau: điều tra, thống kê, tổng hợp,

so sánh đối chiếu.

5. Bố cục khóa luận: gồm 3 chương

Chương 1: Những vấn đề cơ bản về văn phòng và công tác văn phòng.

Chương 2: Thực trạng về công tác văn phòng tại Chi nhánh Công ty Cổ

phần Giám định Vinacontrol Hải Phòng.

Chương 3: Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác

văn phòng tại Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng