MỤC LỤC

Trang

Lời cảm ơn 3

Đặt vấn đề 5

Chương 1. NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG VÀ

QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 7

1.1. Những vấn đề cơ bản về văn phòng . 7

1.1.1. Khái niệm văn phòng 7

1.1.2. Chức năng của văn phòng . 8

1.1.2.1. Chức năng tham mưu, tổng hợp . 8

1.1.2.2. Chức năng hậu cần . 8

1.1.3. Nhiệm vụ của văn phòng 9

1.1.4. Vai trò của văn phòng . 13

1.1.5. Những yếu tố ảnh hưởng tới hoạt động văn phòng . 14

1.1.5.1. Môi trường bên trong tổ chức . 14

1.1.5.2. Môi trường bên ngoài tổ chức . 15

1.2. Những vấn đề cơ bản về quản trị văn phòng 16

1.2.1. Khái niệm quản trị văn phòng . 16

1.2.2. Mục tiêu của quản trị văn phòng . 17

1.2.3. Vai trò quản trị văn phòng đối với cơ quan, doanh nghiệp . 17

Chương 2. THỰC TẾ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI CTCP GIÁM ĐỊNH VINACONTROL CHI NHÁNH HẢI PHÒNG . 19

2.1. Giới thiệu khái quát về CTCP giám định Vinacontrol Chi nhánh Hải Phòng 19

2.1.1. Sự hình thành và phát triển CTCP giám định Vinacontrol và Chi nhánh tại

Hải Phòng . 19

2.1.2. Lĩnh vực kinh doanh của Vinacontrol . 24

2.1.3. Cơ cấu tổ chức của Vinacontrol Hải Phòng . 26

2.1.4. Kết quả hoạt động của Vinacontrol Hải Phòng . 30

2.1.4.1. Những kết quả đạt được . 30

2.1.4.2. Mặt hạn chế 31

2.1.4.3. Tình hình thuận lợi, khó khăn 32

2.2. Tổ chức bộ máy phòng Hành chính-Kế toán 33

2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của phòng Hành chính-Kế toán 33

2.2.2. Cơ cấu tổ chức phòng Hành chính-Kế toán . 34

2.2.3. Điều kiện làm việc của phòng 37

2.3. Nội dung cơ bản hoạt động hành chính văn phòng ở Vinacontrol Hải Phòng 40

2.3.1. Nghiệp vụ thu thập và xử lý thông tin 40

2.3.2. Nghiệp vụ văn thư . 46

2.3.2.1. Kỹ thuật soạn thảo văn bản . 47

2.3.2.2. Kỹ thuật quản lý văn bản đến 50

2.3.2.3. Kỹ thuật quản lý văn bản đi . 53

2.3.2.4. Kỹ thuật quản lý sử dụng con dấu . 55

2.3.3. Nghiệp vụ lưu trữ 55

2.3.4. Nghiệp vụ lập chương trình, kế hoạch cho cơ quan, lãnh đạo . 57

2.3.5. Nghiệp vụ tổ chức hội họp . 60

2.3.6. Nghiệp vụ lễ tân, tiếp khách 61

2.3.7. Cung cấp trang thiết bị làm việc 62

Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VINACONTROL HẢI PHÒNG 65

3.1. Định hướng chung 65

3.2. Giải pháp cụ thể . 66

3.2.1. Giải pháp đầu tư con người cho phòng HC - KT 66

3.2.2. Giải pháp kỹ thuật đối với một số nghiệp vụ văn phòng cơ bản 67

3.2.2.1. Nghiệp vụ thông tin . 67

3.2.2.2. Nghiệp vụ văn thư, lưu trữ . 68

3.2.3. Cải thiện hiệu quả bố trí, sắp xếp nơi làm việc . 69

KẾT LUẬN . 71

TÀI LIỆU THAM KHẢO . 72

Đặt vấn đề

[*]Lý do chọn đề tài

Cùng với xu thế phát triển kinh tế quốc tế, nền kinh tế nước ta cũng có những bước phát triển nhảy vọt phù hợp với xu thế chung hiện nay. Từ khi Việt Nam gia nhập WTO và với chế độ chính trị, xã hội ổn định nên đã thu hút nhiều nhà đầu tư đến đầu tư vào thị trường đầy tiềm năng phát triển ở nước ta. Bên cạnh đó, cũng có không ít thách thức về cạnh tranh các hàng hoá, dịch vụ trong nước và nước ngoài, vấn đề về lao động Căn cứ vào điều kiện đó các doanh nghiệp luôn luôn đổi mới, tự hoàn thiện mình để tận dụng những thời cơ thuận lợi, hạn chế được những khó khăn, vượt thách thức để mục tiêu lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh luôn đạt được, doanh số năm nay cao hơn năm trước.

Trong đó, công tác văn phòng có đóng góp không nhỏ vào mục tiêu lợi nhuận, doanh thu mà tổ chức doanh nghiệp đã đặt ra. Bởi văn phòng là bộ máy tham mưu, giúp việc, là bộ phận tổng hợp quản trị của các tổ chức, doanh nghiệp để có được năng suất cao nhất và hiệu quả nhất. Văn phòng là tai, là mắt, là cánh tay nối dài của lãnh đạo, làm nhiệm vụ hỗ trợ cho lãnh đạo. Tuy tên gọi có thể khác nhau: Văn phòng, phòng Hành chính - Tổng hợp, phòng Hành chính - Tổ chức, phòng Hành chính - Kế toán .nhưng đều thực hiện một nội dung có liên quan đến văn phòng, đều thực hiện chức năng quan trọng đó là: tham mưu, tổng hợp, hậu cần.

Hoạt động văn phòng với các nghiệp vụ: thông tin, văn thư, lưu trữ, lễ tân, tiếp khách, cung cấp trang thiết bị làm việc chính là nhằm đảm bảo cho hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp có hiệu quả hơn và đóng góp cao hơn vào việc thực hiện mục tiêu của tổ chức mình. Nếu coi nhẹ công tác văn phòng, văn phòng không có kỷ cương, hoạt động không khoa học thì mọi công việc sẽ bị ách tắc, đình trệ, ảnh hưởng không tốt đến hoạt động của cơ quan tổ chức, doanh nghiệp đó. Vì vậy việc nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng là một yêu cầu tất yếu đặt ra cho mỗi cơ quan, doanh nghiệp.

Nhận thức được vai trò của văn phòng và khi tôi được đi thực tập tại phòng Hành chính - Kế toán của Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng, tôi nhận thấy công tác văn phòng mặc dù có nhiều cố gắng song vẫn còn thiếu sót do Chi nhánh tập trung vào thực hiện loại hình kinh doanh dịch vụ giám định và công tác tài chính kế toán nhiều hơn. Từ những lý do trên nên em chọn đề tài: “Một số biện pháp góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại CTCP giám định Vinacontrol Chi nhánh Hải Phòng”.

[*]Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

Đề tài khoá luận nghiên cứu nhằm mục đích sau:

- Khảo cứu lý luận những vấn đề cơ bản về văn phòng và quản trị văn phòng

- Mô tả, đánh giá thực tế các nghiệp vụ văn phòng tại Vinacontrol Hải Phòng để thấy được những thành tựu, hạn chế nhằm đề xuất một số giải pháp thực hiện hoạt động văn phòng cho Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng.

3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu gồm:

- Nghiên cứu lịch sử hình thành

- Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Chi nhánh cũng như phòng HC-KT

- Các nội dung thuộc hoạt động văn phòng như: nghiệp vụ thu thập, xử lý thông tin; nghiệp vụ lập chương trình, kế hoạch; nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; nghiệp vụ lễ tân, tiếp khách

- Kết quả hoạt động, hạn chế, nguyên nhân, từ đó đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả công tác văn phòng ở Vinacontrol Chi nhánh Hải Phòng.

Phạm vi nghiên cứu là Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng trong thời gian từ 16/02 – 10/6/2009.

4. Phương pháp nghiên cứu

Bài khoá luận có sử dụng một số phương pháp luận sau:

- Phương pháp duy vật biện chứng

- Phương pháp phân tích

- Phương pháp so sánh, đối chiếu

- Phương pháp thống kê, tổng hợp

5. Bố cục khoá luận: gồm 3 chương

Chương 1. Những vấn đề cơ bản về văn phòng và quản trị văn phòng

Chương 2. Thực tế hoạt động văn phòng tại CTCP giám định Vinacontrol Chi nhánh Hải Phòng

Chương 3. Một số biện pháp góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Vinacontrol Hải Phòn