Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty

TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU . . 1

1. Tính cấp thiết của đề tài . . 1

2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu đề tài . 2

3. Phạm vi, đối tượng nghiên cứu của đề tài . . 2

4. Phương pháp nghiên cứu đề tài . 3

5. Kết cấu của khóa luận . . 3

CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC

VĂN PHÒNG . . 4

1.1 Những vấn đề cơ bản về văn phòng . 4

1.1.1 Khái niệm văn phòng . . 4

1.1.2 Vị trí của văn phòng . 6

1.1.3 Vai trò của văn phòng . 7

1.1.4 Chức năng của văn phòng . 8

1.1.5 Nhiệm vụ của văn phòng . 10

1.5.1.1 Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan đơn vị . 11

1.1.5.2 Xây dựng và quản lý chương trình, kế hoạch hoạt động của cơ quan,

đơn vị . . 11

1.1.5.3 Thu thập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin . . 12

1.1.5.4 Trợ giúp về văn bản . . 12

1.1.5.5 Đảm bảo các yếu tố về vật chất, tài chính cho hoạt động của toàn bộ cơ

quan, tổ chức . 13

1.1.5.6 Củng cố tổ chức bộ máy văn phòng . . 13

1.1.5.7 Duy trì hoạt động thường nhật của cơ quan nói chung và văn phòng nói

riêng . . 14

1.1.6 Nội dung hoạt động của văn phòng trong cơ quan , tổ chức . . 14

1.1.6.1 Tổ chức bộ máy và phân công công việc . . 14

1.1.6.2 Điều hành công việc văn phòng . . 15

1.1.6.3 Xây dựng quy chế làm việc . . 16

1.1.6.4 Tổ chức các cuộc họp, hội nghị . . 16

1.1.6.5 Nghiệp vụ văn thư, lưu trữ . 17

1.1.6.6 Thu nhận và xử lý thông tin trong cơ quan, đơn vị . . 18

1.1.6.7 Công tác hậu cần . 19

1.1.6.8 Công tác quản lý nguồn nhân lực . . 20

1.1.7 Sự cần thiết phải tổ chức khoa học văn phòng . . 20

1.1.8 Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động văn phòng . . 21

1.1.9 Một số nguyên tắc hoạt động của văn phòng . . 22

1.1.9.1 Nguyên tắc pháp chế . 23

1.1.9.2 Nguyên tắc tập trung dân chủ . . 23

1.1.9.3 Nguyên tắc liên tục . . 23

1.1.9.4 Nguyên tắc quyền hạn gắn với trách nhiệm . . 23

1.1.9.5 Nguyên tắc nhà quản trị văn phòng đòi hỏi phải có trình độ chuyên môn

nghiệp vụ hành chính . . 24

1.2 Công tác văn phòng . . 24

1.2.1 Khái niệm công tác văn phòng . 24

1.2.2 Vị trí và ý nghĩa của công tác văn phòng . . 25

1.2.3 Hiệu quả của công tác văn phòng . . 25

Kết luận chương 1: . 26

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI HOÀNG THÀNH . . 27

2.1 Khái quát về công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành . . 27

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty . . 27

2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty . . 28

2.1.2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức . 28

2.1.2.2 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban . 29

2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của công ty . . 33

2.1.4 Ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh của công ty . 34

2.1.5 Năng lực nhân sự của công ty . . 35

2.1.6 Các sản phẩm và mặt hàng của công ty đang thực hiện . 36

2.1.7 Chiến lược, định hướng phát triển kinh doanh của công ty . . 36

2.1.8.1 Đặc điểm kinh doanh của công ty . 38

2.1.8.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty . . 39

2.1.9 Những thuận lợi và khó khăn của công ty trong quá trình hoạt động. 40

2.1.9.1 Thuận lợi . 40

2.1.9.2 Khó khăn . 41

2.2 Thực trạng công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng

Thành . 41

2.2.1 Cơ cấu tổ chức của phòng Tổ chức Hành chính - Nhân sự . 41

2.2.2 Điều kiện làm việc của văn phòng . 45

2.2.2.1 Trang thiết bị của văn phòng . 45

2.2.2.2 Môi trường làm việc của văn phòng . 46

2.2.3 Thực trạng công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại

Hoàng Thành . 46

2.2.3.1 Công tác tham mưu, tổng hợp . . 46

2.2.3.3 Công tác thông tin . . 51

2.2.3.4 Công tác văn thư, lưu trữ . . 55

2.2.3.4.1 Công tác văn thư . 55

2.2.3.4.2 Công tác lưu trữ . . 67

2.2.3.5 Công tác tổ chức hội nghị . . 70

2.2.3.6 Công tác hậu cần . 76

2.2.3.7 Công tác bảo vệ và công tác tạp vụ . . 81

2.2.3.7.1 Công tác bảo vệ . . 81

2.2.3.7.2 Công tác tạp vụ . 82

CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG

TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI

HOÀNG THÀNH . 84

3.1 Giải pháp về công tác tham mưu, tổng hợp . . 84

3.2 Giải pháp về công tác thông tin . . 86

3.3 Giải pháp về công tác văn thư, lưu trữ . 87

3.4 Giải pháp về công tác tổ chức cuộc họp, hội nghị . 89

3.5 Giải pháp về việc tổ chức và bố trí nhân sự . . 90

3.6 Giải pháp về công tác hậu cần . . 90

3.7 Giải pháp về công tác bảo vệ, tạp vụ . . 91

3.8 Nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ và thái độ phục vụ của đội ngũ cán

bộ công nhân viên văn phòng . . 91

3.9 Xây dựng môi trường làm việc tốt, góp phần phát huy khả năng sáng tạo của

đội ngũ nhân viên . . 94

3.10 Xây dựng mối quan hệ và phát huy sự phối kết hợp giữa các phòng ban, bộ

phận . . 95

3.11 Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 : 2000 vào hoạt động của

văn phòng. . 95

KẾT LUẬN . . 97

TÀI LIỆU THAM KHẢO . . 98

LỜI MỞ ĐẦU

1. Tính cấp thiết của đề tài

Bước sang thế kỉ 21, đất nước ta đã có nhiều bước tiến đáng kể trong nền kinh

tế. Đặc biệt từ sau khi nước ta ra nhập tổ chức thương mại thế giới WTO, đây là cơ

hội và cũng là thách thức đối với các doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập. Hơn thế

nữa trong nền kinh tế thị trường cùng với sự cạnh tranh gay gắt như hiện nay các

doanh nghiệp muốn đứng vững và phát triển sản xuất phải luôn nâng cao chất

lượng sản phẩm, giảm chi phí sản xuất, nâng cao uy tín nhằm đạt mục tiêu tối đa

hóa lợi nhuận. Để quản lý quá trình sản xuất kinh doanh có hiệu quả các doanh

nghiệp phải sử dụng hàng loạt các công cụ khác nhau. Một trong những công cụ

quan trọng không thể thiếu trong bất kỳ doanh nghiệp nào dù lớn hay nhỏ là công

tác văn phòng. Văn phòng là cửa ngõ của một cơ quan, tổ chức bởi vì văn phòng

vừa có mối quan hệ đối nội vừa có mối quan hệ đối ngoại thông qua hệ thống văn

bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ. Đồng thời các hoạt động tham mưu tổng hợp,

hậu cần cũng liên quan trực tiếp đến đơn vị phòng ban trong tổ chức và với vị trí

hoạt động đa dạng đó văn phòng được gọi là phòng văn, phòng vệ, phòng ở của

các nhà quản trị. Vì vậy với tư cách là công cụ quản lý quan trọng cần thiết bộ

phận văn phòng càng được khai thác tối đa sức mạnh và linh hoạt nhằm hỗ trợ đắc

lực cho công tác quản lý của nhà quản trị.

Hoàng Thành là công ty mới thành lập (năm 2002) nhưng các thành viên của

công ty có nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực sửa chữa, phá dỡ tàu cũ và kinh

doanh vận tải thủy bộ, dịch vụ bến bãi. Trải qua hơn 7 năm hình thành và phát triển

đến nay công ty đã tạo lập được một vị thế vững chắc, một hình ảnh tin tưởng

trong con mắt của đối tác. Mục tiêu của công ty là đưa Hoàng Thành trở thành

thương hiệu hàng đầu trong lĩnh vực sản xuất các thiết bị cơ khí phục vụ cho ngành

công nghiệp đóng tàu.

Để thực hiện được mục tiêu đó thì một trong những giải pháp không thể thiếu

đó là nâng cao hiệu quả của công tác văn phòng. Trong quá trình thực tập em nhận

thấy công tác văn phòng tại công ty bên cạnh những kết quả đã đạt được thì vẫn

còn bộc lộ những mặt hạn chế cần phải khắc phục dẫn đến hiệu quả của công tác

văn phòng là chưa cao. Chính vì vậy được sự hướng dẫn tận tâm của cô giáo - TH

S.Trần Thị Ngà và toàn thể cán bộ công nhân viên của công ty em đã chọn đề tài: “

Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty

TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành ” với mục đích áp dụng lý thuyết vào

thực tiễn để nâng cao nhận thức đồng thời mong muốn góp một phần nhỏ bé để

hoàn thiện và phát huy hiệu quả hoạt động của văn phòng tại công ty được tốt hơn.

2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu đề tài

Tìm hiểu lý luận chung về văn phòng và công tác văn phòng.

Phân tích, đánh giá thực trạng công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất

thương mại Hoàng Thành để thấy được những điểm mạnh cũng như những điểm

yếu còn tồn tại và từ đó đề xuất những kiến nghị nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả

hoạt động của công tác văn phòng tại công ty.

3. Phạm vi, đối tượng nghiên cứu của đề tài

Phạm vi và đối tượng nghiên cứu của khóa luận là cơ sở lý luận về văn phòng

và công tác văn phòng, thực trạng về công tác văn phòng tại công ty TNHH sản

xuất thương mại Hoàng Thành như:

- Nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển của công ty.

- Nghiên cứu cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh cũng

như những thuận lợi và khó khăn mà công ty gặp phải.

- Tìm hiểu thực trạng về công tác văn phòng tại công ty như công tác tham mưu

tổng hợp, công tác hậu cần, phục vụ, công tác thông tin, công tác văn thư, lưu trữ,

công tác tổ chức cuộc họp hội nghị trên cơ sở đó phân tích đánh giá kết quả đã

đạt được, những điểm còn tồn tại và nguyên nhân của những tồn tại đó.

- Đưa ra một số kiến nghị nhằm củng cố hoàn thiện và nâng cao hơn nữa hiệu

quả của công tác văn phòng tại công ty.

4. Phương pháp nghiên cứu đề tài

Để hoàn thành khóa luận em đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:

- Phương pháp duy vật biện chứng

- Phương pháp phân tích tổng hợp

- Phương pháp điều tra, khảo sát

- Phương pháp thống kê

- Phương pháp so sánh

- Phương pháp phỏng vấn, đối thoại

5. Kết cấu của khóa luận

Ngoài lời mở đầu và kết luận chung, kết cấu của khóa luận gồm 3 chương:

- Chương 1: Những vấn đề cơ bản về văn phòng và công tác văn phòng.

- Chương 2: Thực trạng công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương

mại Hoàng Thành.

- Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty

TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành.