MỤC LỤC

Số trang

LỜI MỞ ĐẦU

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ

I. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ .

1. Khái niệm công tác văn thư .

2. Yêu cầu .

3. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư .

4. Nội dung công tác văn thư

II. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ

1. Khái niệm về công tác lưu trữ

2. Khái niệm phông lưu trữ

3. Khái niệm tài liệu lưu trữ

4. Chức năng của công tác lưu trữ

5. Nội dung của công tác lưu trữ

III. CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG TỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ VÀ MỐI QUAN HỆ GIỮA CHÚNG .

1. Các yếu tố ảnh hưởng .

2. Mối quan hệ giữa công tác văn thư – lưu trữ .

Chương 2

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY LẮP ĐIỆN HẢI PHÒNG

I. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY LẮP ĐIỆN

HẢI PHÒNG

1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng.

2. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty

3. Cơ cấu tổ chức .

4. Tình hình nhân sự của Công ty .

[*]Tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty

6. Thuận lợi và khó khăn của doanh nghiệp

II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY LẮP ĐIỆN HẢI PHÒNG

1. Tổng quan về phòng tổ chức hành chính Công ty Cổ phần Đầu tư Xây Lắp điện Hải Phòng

2. Thực trạng công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải phòng

2.1. Thực trạng công tác văn thư tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải phòng. .

2.2. Thực trạng công tác lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải phòng.

[*]Nhận xét chung về công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng

3.1. Thuận lợi của công tác văn thư – lưu trữ và những kết quả đạt được

3.2. Khó khăn và những điểm chưa đạt được của công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty

3.3. Nguyên nhân của những tồn tại trong công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng .

Chương 3

ĐỀ XUẤT MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN

CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN

ĐẦU TƯ XÂY LẮP ĐIỆN HẢI PHÒNG.

1. CÁC KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY LẮP ĐIỆN HẢI PHÒNG.

[*]Tổ chức sắp xếp nhân sự tại phòng văn thư một cách khoa học

2. Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ văn thư – lưu trữ.

3. Bố trí sắp xếp, tổ chức khoa học nơi làm việc

[*]Lưu trữ tập trung hồ sơ, tài liệu của cơ quan

5. Mẫu hóa các loại sổ sách theo qui định của Nhà nước

II. CƠ SỞ ĐỂ THỰC HIỆN GIẢI GIÁP .

1. Sự quan tâm, chỉ đạo và tạo điều kiện của Ban lãnh đạo Công ty.

2. Sự nỗ lực cố gắng, ý trí phấn đấu của bản thân các cán bộ văn thư – lưu trữ. .

3. Sự quan tâm giúp đỡ của các ban ngành và Nhà nước

4. Trang bị đầy đủ các cơ sở vật chất kỹ thuật, thiết bị máy móc hiện đại .

KẾT LUẬN

1

4

4

4

5

6

23

23

23

23

23

24

26

26

27

28

28

30

31

36

37

38

41

41

44

44

60

63

63

64

65

67

68

69

71

73

76

76

76

77

77

78

79

LỜI MỞ ĐẦU

Lý do chọn đề tài

Trong xu thế hội nhập kinh tế thế giới hiện nay “ Cạnh tranh” là vấn đề quan tâm hàng đầu của mọi doanh nghiệp. Do đó mọi doanh nghiệp nói chung và Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phòng nói riêng nếu muốn doanh nghiệp mình tồn tại và phát triển lâu dài, bền vững thì phải thường xuyên, tích cực tạo dựng vun đắp cho các mối quan hệ, mà phương tiện để thực hiện các mối quan hệ đó chính là văn bản, giấy tờ.

Văn bản, giấy tờ chính là cầu nối giữa doanh nghiệp này với doanh nghiệp khác, giữa các tổ chức kinh tế với nhau, giữa cơ quan nhà nước với nhân dân, giữa doanh nghiệp với khách hàng Qua các văn bản, giấy tờ các doanh nghiệp sẽ hiểu và xích lại gần nhau trong các mối quan hệ làm ăn. Chính vì vậy mà văn thư - lưu trữ là một trong những công tác không thể thiếu được đối với quản lý nhà nước và quản lý sản xuất kinh doanh. Nếu tổ chức tốt công tác văn thư – lưu trữ sẽ giúp lãnh đạo cơ quan quản lý điều hành có hiệu quả mọi hoạt động sản xuất kinh doanh. Ngoài ra công tác văn thư – lưu trữ còn là cơ sở vững chắc đảm bảo cho việc giải quyết mọi công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, có năng suất, chất lượng, đúng đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước, đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu cần thiết có giá trị tra cứu, giải quyết công việc trước mắt và nghiên cứu sử dụng lâu dài.

Sau một thời gian thực tập và nghiên cứu tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng em nhận thấy Công ty Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng là một Công ty có bề dày lịch sử hoạt động và đang trên đà phát triển lớn mạnh. Số lượng văn bản, giấy tờ đi và đến ngày càng tăng. Vì vậy công tác văn thư – lưu trữ có vị trí quan trọng và cần thiết cho mọi hoạt động của Công ty. Hiện nay Công ty đã có nhiều cố gắng từng bước hoàn thiện công tác văn thư – lưu trữ, song công tác này vẫn còn nhiều bất cập. Là một sinh viên thực tập em muốn góp phần nhỏ của mình vào việc hoàn thiện công tác văn thư – lưu trữ của Công ty. Vậy xuất phát từ tinh thần đó em xin mạnh dạn nghiên cứu đề tài: “ Nghiên cứu thực trạng và đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng ”.

Mục đích nghiên cứu của đề tài

Nội dung khóa luận của em tập trung nghiên cứu lý luận về công tác văn thư – lưu trữ. Phân tích thực trạng công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng để thấy những điểm đã đạt được và chưa được của công tác này đồng thời tìm ra nguyên nhân của những bất cập, những tồn tại của công tác văn thư – lưu trữ. Từ đó em xin đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao chất lượng của công tác văn thư – lưu trữ để công tác này hoạt động ngày càng có hiệu quả cao.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là: Công tác văn thư - lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng. Trong đó đi sâu nghiên cứu các nghiệp vụ của công tác này.

Đối với công tác văn thư em tập trung nghiên cứu các nghiệp vụ sau:

[*]Quản lý và giải quyết văn bản đến

[*]Quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản nội bộ

[*]Tổ chức lập hồ sơ hiện hành, nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

[*]Xây dựng và ban hành văn bản

[*]Quản lý và sử dụng con dấu

Đối với công tác lưu trữ em tập trung nghiên cứu các nghiệp vụ:

[*]Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ

[*]Bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ

[*]Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

[*]Phục vụ tra cứu, sao lục

[*]Tiêu hủy tài liệu

Phạm vi nghiên cứu của đề tài là công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng nhằm hoàn thiện công tác này và phần nào đó giúp công ty nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn thư – lưu trữ nói riêng và hoạt động của Công ty nói chung.

Phương pháp nghiên cứu: Trong quá trình thực hiện đề tài em đã sử dụng các phương pháp sau để nghiên cứu công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng:

[*]Phương pháp duy vật biện chứng

[*]Phương pháp phân tích tổng hợp

[*]Phương pháp thống kê

[*]Phương pháp điều tra, khảo sát

[*]Phương pháp mô tả

Kết cấu của khóa luận

Ngoài lời mở đầu và kết luận, khóa luận được kết cấu gồm 3 chương.

Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác văn thư – lưu trữ

Chương 2: Thực trạng công tác văn thư lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng

Chương 3: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư - lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng