MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 4

1. Tính cấp thiết của đề tài 4

2. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu. 4

3. Đối tượng nghiên cứu. 5

4. Phương pháp nghiên cứu. 5

5. Kết cấu của khoá luận. 6

CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 7

1.1.Những vấn đề cơ bản về văn phòng. 7

1.1.1. Khái niệm văn phòng. 7

1.1.2. Chức năng của văn phòng. 8

1.1.3. Nhiệm vụ của văn phòng. 10

1.1.4. Vai trò của văn phòng. 16

1.2. Những vấn đề cơ bản về quản trị văn phòng. 17

1.2.1.Khái niệm quản trị văn phòng. 17

1.2.2. Các nội dung của quản trị văn phòng .16

1.2.3. Mục tiêu của quản trị văn phòng. 20

1.2.4.Vai trò của quản trị văn phòng. 20

1.2.5.Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả quản trị văn phòng. 22

CHƯƠNG 2 : THỰC TIỄN QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Ở CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VẬN TẢI AN THÁI 27

2.1. Giới thiệu khái quát về công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái 27

2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty. 27

2.1.2. Mục đích hoạt động và trách nhiệm của Công ty. 27

2.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty. 29

2.1. 4. Hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. 32

2.1.5. Mèi quan hÖ cña c«ng ty víi c¸c bªn liªn quan. 36

2.1.6. Định hướng phát triển của công ty trong thời gian tới 36

2.2 Thực tiễn công tác quản trị văn phòng tại công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái 37

2.2.1. Cơ cấu tổ chức văn phòng trong công ty. 37

2.2.2. Chức năng,nhiệm vụ ,quyền hạn của văn phòng công ty. 39

2.2.3. Trang thiết bị văn phòng. 44

2.2.4. Nội dung công tác quản trị văn phòng. 46

1.Xây dựng chương trình kế hoạch công tác. 46

2. Bố trí, sắp xếp nơi làm việc cho các phòng, cán bộ nhân viên toàn công ty. 49

3. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản trị văn phòng. 51

4. Phân công phối hợp trong công việc giữa nhân viên trong bộ phận văn phòng và giữa các phòng ban. 52

5. Quản lý chi phí của công tác văn phòng. 53

6. Quản trị cơ sở vật chất .53

7. Công tác quản lý nhân sự. 56

8. Quản lý con dấu và giấy tờ pháp lý của cơ quan. 57

9. Quy trình quản l ý bản đến, văn bản đi 59

2.2.5. Đánh giá chung trong quá trình hoạt động của phòng hành chính. 65

CHƯƠNG 3 : MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Ở CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VẬN TẢI AN THÁI 68

3.1. Nâng cao chất lượng nhân sự. 68

3.1.1. Đối với người lãnh đạo. 68

3.1.2. Đối với nhân viên văn phòng. 70

3.1.3. Quản trị nhân sự kết hợp khoa học và nghệ thuật 71

3.2. Hoàn thiện mô hình tổ chức văn phòng. 74

3.3. Đổi mới, hoàn thiện công tác quản lý, điều hành trong công ty. 74

3.4. Đổi mơi trang thiết bị , ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý. 75

KẾT LUẬN 77

TÀI LIỆU THAM KHẢO 78

LỜI MỞ ĐẦU

1. Tính cấp thiết của đề tài

Bước sang thế kỷ 21, đất nuớc ta có nhiều bước tiến đáng kể trong nền kinh tế, đây là cơ hội và cũng là thách thức đối với các doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập. Hơn nữa trong nền kinh tế thị trường với sự cạnh tranh gay gắt hiện nay. Đất nước ta đang đổi mới từng ngày, để quản lý quá trình sản xuất kinh doanh hiệu quả các doanh nghiệp cần đề ra hàng loạt các chiến lược và chính sách khác nhau. Chính vì vậy một doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ đề không thể thiếu bộ phận văn phòng đây là bộ phận giúp việc đắc lực cho lãnh đạo công ty, văn phòng là cửa ngõ của mọi cơ quan, tổ chức với hoạt động đa dạng đó văn phòng được gọi là phòng văn, phòng vệ của các nhà quản trị. Vì vậy với tư cách là công cụ quản lý quan trọng, cần thiết bộ phận văn phòng cần được khai thác tối đa sức mạnh và linh hoạt nhằm hỗ trợ đắc lực cho công tác quản trị của nhà quản lý.

Tuy nhiên để bộ phận văn phòng hoạt động có hiệu quả thực sự là cánh tay đắc lực của nhà quản lý đòi hỏi phải có sự quản lý, theo dõi, đánh giá quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. Nghiệp vụ quản lý quá trình hoạt động của văn phòng gọi là quản trị văn phòng.

Trong quá trình thực tập tại công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái tôi nhận thấy ban giám đốc công ty đã nhận thức được tầm quan trọng của bộ phận văn phòng đã bước đầu quan tâm đến việc phát triển cung như định hướng mở rộng bộ phận này. Vì vậy công tác quản trị văn phòng của công ty bên cạnh những mặt tốt còn nhiều mặt hạn chế dấn đến hiệu quả công tác quản trị văn phòng chưa cao. Xuất phát từ nhu cầu cấp thiết tôi xin mạnh dạn trình bầy luân văn với đề tài:

Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phòng tại công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái.

2. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu

a. Mục đích

Nội dung khoá luận tập trung nghiên cứu lý luân về văn phòng và quản trị văn phòng. Phân tích thực trạng về công tác quản trị văn phòng tại công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái từ đó tìm ra điểm mạnh, điểm yếu và những nguyên nhân của chúng. Đặc biệt từ những nguyên nhân của những hạn chế, bất cập em xin đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác quản trị văn phòng tại công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái để công tác quản trị văn phòng ngày càng đạt được hiệu quả cao hơn

b. Nhiệm vụ

Nghiên cứu khóa luận về văn phòng bao gồm: khái nệm, chức năng, nhiêm vụ, vai trò của văn phòng. Công tác văn phòng như: các hoạt đông của văn phòng, nghiệp vụ văn phòng. Quản trị văn phòng: khái niệm, nội dung, mục tiêu, vai trò, các yếu tố ảnh hưởng đến nội dung quản trị văn phòng

Định hướng hoạt động văn phòng của công ty An Thái những mặt tích cực, hạn chế và tìm ra nguyên nhân đề ra biện pháp khắc phục.

3. Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của khoá luận là nội dung công tác quản trị văn phòng tức là mọi hoạt động của văn phòng công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái làm thế nào để điều hành quản lý cho tốt hơn có hiệu quả cao hơn.

4. Phương pháp nghiên cứu

Để hoàn thành khoá luận em đã sử dụng các phương pháp sau:

[*]Phương pháp duy vất biện chứng

[*]Phương pháp thống kê

[*]Phương pháp so sánh

[*]Phương pháp tổng hợp