LỜI MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài

Trong giai đoạn hiện nay, nền kinh tế thị trường đang phát triển theo hướng

đa dạng hoá, hiện đại hoá, mở cửa hội nhập vào nền kinh tế khu vực và thế giới đã

tạo cho các doanh nghiệp nhiều cơ hội cũng như thách thức lớn. Điều này đòi hỏi

mỗi doanh nghiệp phải tìm ra cho mình một hướng đi đúng phù hợp với yêu cầu

thực tế và thích nghi được với sự biến đổi của thị trường. Yêu cầu đó đặt ra cho

mỗi doanh nghiệp phải tự hoàn thiện mình để đạt hiệu quả cao nhất đồng thời có

thể làm chủ trong quá trình sản xuất kinh doanh của mình. Để làm được điều đó

doanh nghiệp phải định hướng rõ mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp và

phương hướng hành động của mình. Bên cạnh đó thì doanh nghiệp cũng phải xác

định được những khó khăn, thách thức phải vượt qua trong quá trình thực hiện

mục tiêu đã đề ra của mình. Nhưng quan trọng hơn cả là làm thế nào để mọi thành

viên trong doanh nghiệp cùng đồng tâm, nhất trí, nỗ lực hết mình vì thành công

chung của doanh nghiệp. Điều này trước hết phụ thuộc vào công tác quản lý mà

hoạt động quản lý gắn liền với công tác văn phòng.

Văn phòng là bộ phận rất quan trọng và không thể thiếu được trong các cơ

quan nhà nước cũng như các tổ chức sản xuất kinh doanh. Văn phòng là trung tâm

quản lý, điều hành của cơ quan thực hiện các công tác tham mưu, tổng hợp, hậu

cần giúp cho hoạt động của toàn cơ quan được thông suốt đạt hiệu quả cao, là

“tai”, là “mắt”, là “cánh tay nối dài” của lãnh đạo, là nơi tiếp nhận tất cả các mối

quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đến, văn bản đi.

Tổ chức tốt công tác văn phòng sẽ giúp cho lãnh đạo quản lý điều hành có hiệu

quả hoạt động của cơ quan. Công tác văn phòng còn là cơ sở đảm bảo cho việc giải

quyết mọi công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, nâng cao năng suất,

hiệu quả, thực hiện đúng đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước, đảm bảo giữ

gìn bí mật nhà nước và cơ quan, giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu cần thiết có giá trị phục

vụ cho việc tra cứu, giải quyết công việc trước mắt cũng như lâu dài.

Trên thực tế có rất nhiều nghiên cứu, lý luận về văn phòng và các hoạt động

của văn phòng nhưng lại có rất ít những nghiên cứu về văn phòng của Ngân hàng

Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn. Đặc biệt là không có nghiên cứu nào nói về

văn phòng của chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thành

phố Hải Phòng. Qua quá trình thực tập, đối chiếu lý luận với thực tiễn hoạt động

văn phòng tại Ngân hàng em đã nhận thức được vai trò quan trọng của hoạt động

văn phòng trong toàn bộ hoạt động của Ngân hàng, hoạt động văn phòng ở đây

mặc dù đã có những cố gắng nhưng chưa được quan tâm đúng mức, dẫn đến việc

giải quyết các công việc nhiều khi còn chậm trễ, cho nên vấn đề nâng cao hiệu quả

hoạt động văn phòng là rất cần thiết. Vì vậy đã chọn đề tài cho khoá luận tốt

nghiệp của mình là: “ Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động

văn phòng tại chi nhánh NHNo&PTNT Hải Phòng ”.

2. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu đề tài :

Đề tài khoá luận nhằm đạt được các mục đích sau:

Khảo cứu lý luận về văn phòng, hoạt động văn phòng và quản trị văn phòng.

Đánh giá thực tiễn các hoạt động văn phòng tại chi nhánh NHNo&PTNT

Hải Phòng

Đề xuất một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng

tại chi nhánh NHNo&PTNT Hải Phòng.

Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài :

Khảo cứu lý luận về văn phòng, khái niệm, chức năng, nhiệm vụ, vai trò và

các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động văn phòng, khái niệm quản trị văn phòng, các

nguyên tắc quản trị và tiêu chí để đánh giá hiệu quả hoạt động văn phòng.

Đánh giá hoạt động văn phòng, bao gồm :

Phản ánh lịch sử hình thành và phát triển của chi nhánh NHNo&PTNT Hải

Phòng

Phân tích cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của Ngân hàng đặc biệt là của

văn phòng Ngân hàng.

Mô tả, đánh giá thực tiễn các hoạt động văn phòng tại Ngân hàng thấy được

những ưu điểm, những hạn chế và nguyên nhân dẫn đến hạn chế đó.

Đề xuất các giải pháp về nhân sự, các điều kiện vật chất của văn phòng, các

nghiệp vụ kỹ thuật đối với hoạt động văn phòng và các điều kiện để thực thi các

giải pháp đó.

3. Phạm vi, đối tượng nghiên cứu :

Đối tượng nghiên cứu của khoá luận là :

Hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển

Nông thôn Thành phố Hải Phòng như : nghiệp vụ thu thập xử lý thông tin, nghiệp

vụ văn thư, nghiệp vụ lập chương trình, kế hoạch Mặc dù một số vấn đề khác

liên quan như quản trị văn phòng cũng được đề cập đến để đối chiếu, nhưng khóa

luận chủ yếu tập trung nghiên cứu sâu về hoạt động văn phòng ở Ngân hàng.

Phạm vi thời gian nghiên cứu của khóa luận là : khoảng thời gian mà thông

tin được sử dụng trong khóa luận là từ năm 2007- 2009.

4. Phương pháp nghiên cứu :

Khoá luận vận dụng phương pháp duy vật biện chứng và một số phương

pháp nghiên cứu cụ thể như:

- Phương pháp phân tích.

- Phương pháp so sánh.

- Phương pháp thống kê.

- Phương pháp tổng hợp.

5. Kết cấu của khóa luận

Ngoài phần Mở đầu, Kết luận và danh mục tài liệu, khóa luận được bố cục

thành ba chương:

Chương I: Cơ sở lý luận về văn phòng và hoạt động văn phòng

Chương II: Thực tiễn hoạt động văn phòng tại Chi nhánh Ngân hàng

Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thành phố Hải Phòng

Chương III: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại

Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thành phố Hải Phòn