LỜI MỞ ĐẦU

Cuộc cách mạng khoa học công nghệ với những thành tựu thần kỳ cùng với xu thế toàn cầu hoá kinh tế đang tác động mạnh mẽ tới hoạt động chính trị, văn hoá, xã hội ở từng cơ sở, từng vùng miền của mỗi quốc gia. Thông tin trong nền kinh tế hiện đại đã kịp thời đáp ứng để mỗi cơ sở, tổ chức hoạt động sáng tạo nhằm đạt được chất lượng, hiệu quả cao trong quá trình CNH, HĐH đất nước. Như vậy một trong các vấn đề bức xúc mà mà từng loại hình cơ sở: Cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp, xã, phường, các đơn vị lực lượng vũ trang phải giải quyết là nâng cao chất lượng hoạt động văn phòng, công tác thông tin ở đơn vị mình. Việc củng cố hoàn thiện tổ chức và hoạt động văn phòng để trợ giúp đắc lực về công tác thông tin cho quản lý đang trở thành nhu cầu bức thiết của xã hội. Nền kinh tế Việt Nam đang phát triển từng bước hội nhập nền kinh tế tri thức, công tác văn phòng đang là nhiệm vụ then chốt của các cơ quan, đơn vị để bảo đảm, cung cấp đầy đủ kịp thời thông tin có chất lượng cho quá trình quản lý. Để có thể thu nhận, xử lý, quản lý và sử dụng thông tin tốt nhất trong điều kiện hiện nay, các đơn vị cơ sở phải tăng cường đầu tư trang thiết bị công nghệ hiện đại, vừa phải thường xuyên bồi dưỡng kiến thức chuyên môn về nghiệp vụ văn phòng cho mỗi cán bộ nhân viên của văn phòng.

Một trong những nhiệm vụ cơ bản và đặc biệt quan trọng của văn phòng đó là công tác Văn thư – lưu trữ , nhằm mục đích đảm bảo thông tin các chủ trương, đường lối của Đảng, quản lý và điều hành của Nhà nước. Các văn bản hình thành trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo và hoạt động của mỗi ngành, các đơn vị trong nghành và là phương tiện thiết yếu giúp cho hoạt động của mỗi ngành, các cơ quan đạt hiệu quả cao.

Qua chuyến đi thực tập tại Trường ĐHBK Hà Nội đã giúp em có được những kiến thức thực tế và những cái nhìn mới về công tác văn phòng. Qua tìm hiểu tình hình thực tế công tác văn phòng tại Trường ĐHBK Hà Nội, em đã chọn đề tài “Hoàn thiện công tác Văn thư – lưu trữ tại văn phòng Trường ĐHBK Hà Nội” làm đề tài cho báo cáo chuyên đề của mình. Đây là một kiểu đề tài mà từ trước tới nay đã có nhiều công trình nghiên cứu. Song đối với Trường ĐHBK Hà Nội với những hoạt động mang tính chất đặc thù của mình thì chưa có ai đề cập đến. Do đó em mạnh dạn chọn để làm báo cáo chuyên đề cho mình, giải quyết vấn đề này em muốn đóng góp một phần nhỏ bé trong bước đầu nghiên cứu, tổ chức công tác Văn thư – lưu trữ tại Trường ĐHBK Hà Nội, đồng thời góp phần vào việc xem xét tổ chức hoạt động văn thư - lưu trữ ở các cơ quan khác nói chung. Hiện nay công tác Văn thư – lưu trữ trong văn phòng ĐHBK Hà Nội vẫn còn tồn tại những điểm bất cập, những bất cập này vừa do ý muốn chủ quan lẫn điều kiện khách quan mang lại.

Nghiên cứu về công tác Văn thư – lưu trữ tại Trường ĐHBK Hà Nội nhằm đánh giá thực trạng hoạt động tại Trường ĐHBK Hà Nội và đưa ra một số kiến nghị, biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động công tác Văn thư – lưu trữ tại Trường cho phù hợp với đặc điểm và tình hình hoạt động chung. Qua đây em xin được bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới Thầy giáo Trần Văn Giá đã nhiệt tình giúp đỡ và động viên em để hoàn thành tốt Báo cáo chuyên đề này. Em xin trân trọng cảm ơn ban lãnh đạo Nhà trường, toàn thể các cô chú trong phòng Hành chính – Tổng hợp Trường ĐHBK Hà Nội đã nhiệt tình chỉ dẫn và tạo điều kiện thuận lợi trong suốt thời gian thời gian em thực tập tại Trường.

Em xin chân thành cảm ơn.

Nội dung nghiên cứu của đề tài ngoài lời mở đầu và kết luận báo cáo này được trình bày theo 3 chương sau:

Chương I: Một số lý luận cơ bản về công tác Văn thư – lưu trữ

Chương II: Thực trạng công tác Văn thư – lưu trữ tại Trường ĐHBK Hà Nội

Chương III: một số kiến nghị và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động công tác Văn thư – lưu trữ tại Trường ĐHBK Hà Nội

Do tính chất là một đề tài nghiên cứu, ứng dụng vào thực tiễn cho nên trong đề tài này, ngoài việc quan sát thực tế quá trình hoạt động của Trường ĐHBK Hà Nội, các mặt hoạt động của văn phòng Trường, em còn sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:

- Phương pháp tổng hợp và thống kê

- Phương pháp phân tích minh hoạ lý luận bằng các số liệu

- Phương pháp quan sát thực tế quá trình hoạt động của Trường ĐHBK Hà Nội

Từ đó đem so sánh lý luận đã được học với thực tiễn và đưa ra một số đề xuất với hy vọng nó sẽ là tài liệu tham khảo của Trường ĐHBK Hà Nội.

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG I.

LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ

I. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

1. Khái niệm công tác văn phòng 4

2. Chức năng nhiệm vụ của văn phòng 4

2.1. Chức năng của văn phòng 4

2.2. Nhiệm vụ của văn phòng 5

II. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ

1. Công tác văn thư 5

1.1. Khái niệm công tác văn thư 5

1.2. Nội dung và nhiệm vụ của công tác văn thư 5

1.3. Tổ chức công tác văn thư 11

1.4. Yêu cầu của công tác văn thư 12

1.5. Vị trí và ý nghĩa của công tác văn thư 12

2. Công tác lưu trữ 14

2.1. Khái niệm công tác lưu trữ 14

2.2. Nội dung và nhiệm vụ của công tác lưu trữ 14

3. Mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ 20

CHƯƠNG II

HIỆN TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TRONG VĂN PHÒNG TRƯỜNG ĐHBK HÀ NỘI

I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TRƯỜNG DHBK HÀ NỘI

1. Quá trình hình thành và phát triển 21

2. Tình hình hoạt động chung 21

2.1. Định hướng chiến lược 21

2.2. Tình hình hoạt động 24

2.3. Nhiệm vụ trọng điểm 25

2.4. Nhận xét chung về ĐHBK Hà nội 25

2.5. Kết quả đạt được 26

II. HIỆN TRẠNG CÔNG TÁC PHÒNG

1. Chức năng nhiệm vụ của văn phòng 31

1.1 Chức năng của văn phòng 31

1.2. Nhiệm vụ của văn phòng 31

2. Tình hình hoạt động của phòng hành chính – tổng hợp 31

III. HIỆN TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TRONG VĂN PHÒNG TRƯỜNG ĐHBK HÀ NỘI

1. Công tác văn thư 35

1.1. Công tác tiếp nhận va xử lý văn bản đến 35

1.2. Tổ chức quản lý và xử lý văn bản đi 37

1.3. Tổ chức quản lý hồ sơ sách tài liệu 38

1.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu 38

1.5. Sử dụng công nghệ thông tin trong công tác vă thư 38

2. Công tác lưu trữ 40

2.1. Quản lý công tác lưu trữ 40

2.2. Bảo quản tài liệu lưu trữ 41

CHƯƠNG III

MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP ĐỂ HOÀN THIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TRONG VĂN PHÒNG TRƯỜNG ĐHBK HÀ NỘI

I. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

1. Về cơ cấu tổ chức 42

2. về chức năng, nhiệm vụ của văn phòng 42

3. về việc bố trí văn phòng 42

4. về công tác thông tin 43

5. về công tác hậu cần 43

II. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP ĐỂ HOÀN THIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ

1. Ưu điểm 44

2. Tồn tại 45

3. Một số giải pháp 46

KẾT LUẬN 49

Tài liệu tham khảo