LỜI MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài:

Việt Nam đang trong tiến trình xây dựng và phát triển nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần, vận hành theo cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước, theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Sự nghiệp đổi mới đã và đang mang lại những thành tựu to lớn về chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội, an ninh quốc phòng, trật tự an toàn xã hội, đang tạo ra những tiền đồ mới, đưa công cuộc đổi mới bước sang thời kỳ phát triển - thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá. Từ khi tiến hành công cuộc đổi mới đến nay thực tế Việt Nam đã dành được những thành tựu đáng kể về kinh tế, văn hoá, xã hội, về quản lý Nhà nước, về trình độ của mỗi cán bộ công chức. Nhưng trước những xu thế thách thức của thời đại mới đòi hỏi việc đổi mới trong các cơ quan, đơn vị đặc biệt là trong các cơ quan quản lý Nhà nước cần được đẩy mạnh hơn nữa.

Bước sang thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá, đã tạo ra những chuyển biến mọi mặt trong nền kinh tế xã hội. Các đơn vị hành chính sự nghiệp cũng như các doanh nghiệp gặp không ít khó khăn, vướng mắc do những yêu cầu phát sinh, đặc biệt là vấn đề quản lý mà trong đó công tác văn thư – lưu trữ cũng đóng một vai trò hết sức quan trọng. Để hoạt động có hiệu quả thì bất cứ một cơ quan nào cũng không thể không coi trọng công tác này. Bởi nó không chỉ là phương tiện cần thiết để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý trong quá trình hoạt động của cơ quan đơn vị mà còn là điều kiện đảm bảo cho các cơ quan đơn vị thực hiện tốt công việc quản lý, điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được giao và theo đúng pháp luật. Nó đảm bảo việc cung cấp thông tin một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời phục vụ cho hoạt động của cơ quan, đơn vị đạt hiệu quả cao hơn.

Để nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả của quản trị, cần ý thức đúng đắn về tầm quan trọng của công tác công văn, giấy tờ, tránh tình trạng cung cấp thông tin chậm, thiếu chính xác làm cản trở cho việc nghiên cứu, quản lý, tổ chức hoạt động. Quản lý tốt công tác văn thư – lưu trữ là nhiệm vụ của Quản trị văn phòng. Công tác văn thư – lưu trữ là một trong những nội dung hoạt động chủ yếu của văn phòng, nằm trong hệ thống quản lý của Nhà nước.

Thực tế công tác Văn thư – Lưu trữ ở nhiều đơn vị chưa được quan tâm đúng mức mà chỉ coi đây là công việc sự vụ đơn thuần. Người ta chưa thấy được vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng củ công tác Văn thư – Lưu trữ trong các cơ quan, đơn vị, tổ chức. Cán bộ công chức văn phòng chưa được đào tạo đến nơi đến chốn do đó kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ chưa đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi của sự nghiệp đổi mới công tác Văn thư – Lưu trữ.

Công tác văn thư nhằm mục đích đảm bảo thông tin các chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng, quản lý điều hành của Nhà nước.

Công tác lưu trữ là việc lựa chọn các văn bản, tài liệu có giá trị để giữ lại và tổ chức sắp xếp, bảo quản một các khoa học có hệ thống nhằm giúp các cơ quan, cá nhân tra cứu thông tin khi cần thiết góp phần nâng cao mục tiêu của quản lý Nhà nước là năng suất, chất lượng, hiệu quả.

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác Văn thư – Lưu trữ đối với hoạt động của cơ quan, đơn vị nói chung và đối với Văn phòng của Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam nói riêng, sau thời gian thực tập tại phòng Văn thư Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam, em đã hiểu biết và nhận thức sâu sắc hơn về tầm quan trọng của công tác Văn thư –Lưu trữ đối với hoạt động của một cơ quan đơn vị nói chung và đối với Văn phòng Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam nói riêng. Và cũng chính trong thời gian thực tập đã giúp em tìm hiểu, đánh giá, nhận xét và rút ra được những mặt tốt và nhưng mặt cần được điều chỉnh, những biện pháp cần được áp dụng nhằm nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam. Vì vậy em đã chọn đề tài : “Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam” làm đề tài khoá luận tốt nghiệp của mình với mong muốn góp phần nhỏ bé của mình vào việc nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ của Công ty.

2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu.

Đề tài khoá luận nhằm đạt được những mục đích sau:

- Tìm hiểu cơ sở lý luận về Văn thư – Lưu trữ và công tác Văn thư – Lưu trữ.

- Phân tích, đánh giá thực trạng công tác Văn thư – Lưu trữ (các hoạt động Văn thư – Lưu trữ tại Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam) để thấy rõ những ưu điểm và hạn chế nhằm chỉ ra những vấn đề cần nghiên cứu, phương hướng và giải pháp đối với công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam.

3. Phạm vi, đối tượng nghiên cứu.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của khoá luận là lý thuyết về Văn thư – Lưu trữ và thực tiễn các hoạt động Văn thư – Lưu trữ tại Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam. Cụ thể:

- Nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam.

- Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Công ty đặc biệt là khối văn phòng và tổ Văn thư – Lưu trữ Công ty.

- Thực trạng về hoạt động Văn thư – Lưu trữ tại công ty như: Công tác văn thư (xây dựng và ban hành văn bản, quản lý và giải quyết văn bản, tổ chức quản lý và sử dụng con dấu, lập và nộp hồ sơ), công tác lưu trữ (phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu tài liệu, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ, thống kê, chỉnh lý, bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ).

- Đánh giá hiệu quả hoạt động công tác Văn thư – Lưu trữ từ đó tìm ra ưu điểm, hạn chế của công tác Văn thư – Lưu trữ tai Công ty và đồng thời chỉ ra nguyên nhân của những hạn chế đó.

- Trên cơ sở đó đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam.

4. Phương pháp nghiên cứu.

Để nghiên cứu và thực hiện tốt chuyên đề này em đã sử dụng những phương pháp nghiên cứu chủ yếu sau:

+ Phương pháp điều tra quan sát.

+ Phương pháp Duy vật biện chứng.

+ Phương pháp thống kê.

+ Phương pháp so sánh và đối chiếu.

+ Phương pháp phân tích và tổng hợp.

+ Phương pháp phỏng vấn.

Khoá luận tốt nghiệp ngoài lời mở đầu, kết luận, mục lục và tài liệu tham khảo, bố cục bài khoá luận được chia thành 3 chương:

Chương 1: Lý luận về công tác văn thư lưu trữ.

Chương 2: Thực trạng về công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam.

Chương 3: Một số kiến nghị và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam