Truyền thông về bản chất đã là một khái niệm không xa lạ với con người. Truyền thông ăn sâu vào mọi hoạt động trong đời sống con người, gia tăng nhịp sống và kết nối con người. Tìm hiểu, nắm vững và vận dụng lý thuyết truyền thông sẽ đem lại hiệu quả công việc cao trong nhiều lĩnh vực , thậm chí cả kinh doanh.

Nói riêng với công việc của một nhân viên tổ chức sự kiện, nắm vững và có những hình dung đầy đủ về quá trình truyền thông là yếu tố then chốt để đảm bảo sự thành công của chương trình. Truyền thông đã ăn sâu vào mô hình hoạt động từ khâu chuẩn bị đến thực hiện chương trình của mỗi cá nhân tham gia tổ chức sự kiện. Bài viết này tập trung chủ yếu đến việc vận dụng lý thuyết truyền thông, cụ thể là mô hình truyền thông trong việc tổ chức những sự kiện ngoài trời.

Theo mô hình truyền thông của Lasewell, điều kiện cần và đủ để có quá trình truyền thông cần 4 yếu tố, đó là : Nguồn, Thông điệp, Kênh truyền, Người nhận

Source (S) Nguồn

Nguồn chính là mong muốn và mục đích của sự kiện. Một công ty muốn quảng cáo sản phẩm mới muốn truyền tải đặc trưng gì đến công chúng, hay một công ty muốn thông qua các sự kiện hàng năm để kết nối với khách hàng, xây dựng hệ thống khách hàng tin cậy, hay lễ trao giải nhằm tôn vinh những đối tượng hay tổ chức nào đó. Từ mong muốn hay mục đích này, công ty đó có thể trực tiếp thực hiện hoặc thuê các công ty tổ chức sự kiện thực hiện chương trình cho mình.

2. Message (M) Thông điệp

Từ yêu cầu của sự kiện, công ty hay đơn vị tổ chức sự kiện sẽ xây dựng thông điệp nhằm gửi đến công chúng. Thông điệp đó bên cạnh tính sáng tạo, thu hút, mới lạ đồng thời cũng phải dễ hiểu, đại chúng để tiếp cận với nhiều đối tượng khách hàng. Nói tóm lại, thông điệp phải được diễn tả bằng thứ ngôn ngữ mà người cung cấp và người tiếp nhận đều hiểu được.

Ý tưởng cho sự kiện tuỳ theo từng hoàn cảnh hay yêu cầu của khách hàng sẽ ra đời theo các quy trình khác nhau. Có ý tưởng đã được khách hàng áp đặt trước, các công ty sự kiện chỉ góp ý, tư vấn, tuy nhiên cũng có ý tưởng được sáng tạo mới hoàn toàn . Trên thực tế, hiện nay đang tồn tại nhiều công ty sự kiện tự lên kế hoạch và nội dung chương trình sau đó đem chào mời tài trợ. Tuy nhiên dù xuất phát từ điều kiện nào, ý tưởng tốt là ý tưởng có nền tảng am hiểu về quá trình truyền thông. Thực chất, tổ chức sự kiện cũng chính là một hình thức truyền thông nhằm truyền tải thông điệp , có thể từ phía một doanh nghiệp hay một tổ chức đến công chúng một cách sinh động, hấp dẫn và sáng tạo nhất. Chương trình tạo sự tương tác cao với công chúng, đặc biệt trong các sự kiện ngoài trời (outdoor event).

Vì thế, trong suốt quá trình xây dựng nội dung và thông điệp cho sự kiện, người làm chương trình cần hết sức chú ý đến các yếu tố sau

- Nắm kỹ và cặn kẽ thông tin về khách hàng hoặc công ty có nhu cầu quảng bá cho sự kiện. Sự hiểu biết này sẽ giúp hạn chế tối đa sự sai sót về nội dung và thông điệp mà khách hàng muốn truyền tải thông qua sự kiện. Vì để tránh nhiễu xảy ra, giữa nhân viên sự kiện với khách hàng trong suốt thời gian thực hiện sự kiện, đã phải xem xét và xác nhận từng chi tiết, mọi sự thay đổi nhỏ đều phải được họp lại và kiểm tra kỹ càng.

Mục đích của truyền thông là làm cho người tiếp nhận hiểu được cặn kẽ thông điệp và có những hành động tương tự. Biết được đối tượng truyền thông cũng là một yếu tố hết sức quan trọng để tạo nên hiệu quả trong quá trình truyền thông. Đối tượng của truyền thông là con người. Mỗi người có thể trả lời, đáp ứng thông điệp của người khởi xướng tùy theo xu hướng, thái độ, trình độ học vấn, địa vị xã hội của riêng họ. Vì vậy, biết đối tượng không phải là đơn giản. Nó đòi hỏi người truyền thông phải đi sâu vào bản chất, nhu cầu, nghiên cứu kỹ đối tượng, dùng chính ngay ngôn ngữ của đối tượng để làm giảm bớt những rào chắn ngăn cách đến mức thấp nhất. Quá trình truyền thông là quá trình hai chiều

- Tìm hiểu kỹ đối tượng công chúng mà sự kiện hướng tới : tâm lý, sở thích, thói quen, ngôn ngữ hay xu hướng đang thịnh hành trong nhóm công chúng mục tiêu đó. Điều này không chỉ giúp cho việc xây dựng nội dung chương trình mà còn có tác dụng giúp cho sự kiện đánh trúng đích hơn : như xác định được thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện