Lắng nghe là một trong những chìa khóa chủ chốt trong phép cư xử và ngoại giao.

Nghe là việc khó làm do có những trở ngại chủ quan và khách quan khiến không tập trung tinh thần được.

Có những trở ngại chủ quan sau đây:

Khả năng suy nghĩ nhanh hơn người ta có thể nói.

Con người có thề suy nghĩ nhanh hơn từ 10 đến 20 lần so với họ nói. Với thời gian thừa thãi đó nên óc dễ xao lãng, lang thang từ chủ đề này sang chủ đề khác không liên hệ gì với nhau.

Do tập quán xua đuổi "tiếng ồn" ra khỏi đầu óc nên có thể tự động xua đuổi ồn ra khỏi đầu óc ngay cả khi không cần thiết.

Khó mà kháng cự lại ý muốn nhảy phắt tới kết luận, bảo vệ lập trường của bản thân, nghi ngờ những ý tưởng mới, phê phán những khái niệm mà mình không đồng ý.

Thời gian cũng là trở ngại quan trọng nhất. Để khắc phục ngôn ngữ, cải thiện cách suy nghĩ và cách nghe nói.

Cải thiện dáng điệu:

Giữ tư thế cởi mở tỏ ra sẵn sàng nghe người nói, tránh tư thế khép kín uể oải hay tư thế khiêu khích.

Cử chỉ cũng phải cởi mở làm cho người nói cảm thấy dễ chịu, tránh những cử chỉ nóng nảy gây khó chịu.

Nét mặt cũng quan trọng. Đừng có bộ mặt đờ đẫn, trơ như đá' Hãy bày tỏ quan tâm: nhướng mày hay cau mày, thình thoảng mỉm cười hoặc gục gặc đầu. Những cử chỉ đó có thể giúp quan hệ tốt.

Tóm lại, hết sức chú ý đến dấu hiệu phi ngôn ngữ, những cử chỉ phi ngôn ngữ không thích hợp có thể làm cho người ta hiểu lầm một cách tai hại.

Cải thiện cách suy nghĩ:

Biết lắng nghe phải do lòng chân thành nên cần kiểm soát cả cảm tưởng lẫn tư tưởng của bản thân.

Hãy thông cảm với người nói, lắng nghe trước đã, nên nhẫn nại để người nói có đủ thời gian, không nên chặn ngang hay phản đối trước khi diễn giả nói xong. Những ý tưởng hay không nhất thiết được nói ra nhanh chóng và chính xác, thậm chí rõ ràng. Hãy kiềm chế sự nóng nảy của mình, đừng làm cho sự giao tiếp bế tắc bằng cách tranh cãi, chỉ trích hay nổi giận quá sớm.

Tránh phán đoán trước hoặc người nói hoặc chủ đề thảo luận. Hãy tạo cơ hội cho những vấn đề mới mẻ. Đừng để bị ảnh hưởng nhiều vì cảm giác ban đầu hoặc cách phát biểu của họ. Những ý tưởng hữu ích có thể không được diễn đạt một cách mỹ lệ hãy dè chừng những thành kiến hay khuynh hướng tự nhiên của mình khi lắng nghe. Cố gắng suy nghĩ một cách khách quan và với tinh thần phân tích. Trong khi lắng nghe hãy sắp xếp những ý chính, cân nhắc những chứng cứ.

Ngoài việc lắng nghe nội dung lời nói, hãy phân tích cảm tưởng của người nói, cách người đó nói như thế nào (giọng nói, âm lượng, nét mặt, cử chỉ) vì đôi khi người ta nói ra điều khác hẳn với điều muốn nói.

Phải nói gì trong lúc lắng nghe?

Trong phần lớn thời gian lắng nghe ta không nói gì cả. Bí quyết để biết lắng nghe là biết chịu đựng sự im lặng. Hãy nghĩ rằng đó là cơ hội để nghe người khác nói, dù cảm thấy khó chịu phải im lặng.

Tuy vậy, ngoài sự im lặng cũng có thể nói một vài câu chuyện để khuyến khích người khác nói. Trước hết, hãy đặt câu hỏi để người ta bắt đầu nói. Hỏi để làm sáng tỏ hay để biết chi tiết, để nhắc rằng mình hiểu. Thứ hai, dùng những câu ngắn có tính khuyến khích người ta nói thêm hoặc có tác dụng như dáng điệu chăm chú nghe.

Ba kỹ thuật: chăm chú quan tâm; suy luận, không phê phán cho tới khi người ta nói hết; nói những câu ngắn và giữ im lặng thay vì tranh luận có tác dụng lớn trong việc lắng nghe.

Nhưng cần nhớ rằng: muốn tác động có hiệu quả đến người khác, không thể chỉ đơn thuần sử dụng kỹ thuật, mà phải xuất phát từ tính cách, phải làm cho người ta hiểu mình. Nghe là để hiểu người khác, nhưng đa số nghe người khác không phải để hiểu và thực sự không bao giờ hiểu được cái gì đang diễn ra trong nội tâm của người khác. Có nhiều mức độ "nghe" khi người khác nói: Có thể lờ người khác, thực sự là không nghe gì cả.

Có thể giả vờ nghe. Có thể nghe một cách chọn lọc, chỉ nghe một phần lúc nói chuyện.

Có thể châm chú nghe, tập trung chú ý và sức lực vào những lời mình nghe được.

Nghe thấu cảm, hình thức nghe cao nhất; rất ít người thực hiện. Nghe thấu cảm không chỉ dựa vào kỹ năng mà phải quan tâm đến tính cách và quan hệ bởi vì nghe thấu cảm là đi sâu vào các ý kiến của người khác, qua đó mà phát hiện nhiều vấn đề theo cách nhóm của người khác, ta hiểu họ cảm nghĩ như thế nào. Bản chất của nghe thấu cảm là sự hiểu biết đầy đủ, sâu sắc của ta về một con người, về mặt tình cảm cũng như lý trí. Trong nghe thấu cảm, ta nghe bằng tai, nhưng quan trọng hơn là nghe bằng mắt, bằng con tim. Nghe để cảm nhận để hiểu ý nghĩa, để cọ hành vi, nghĩa là làm việc với thực tế bằng suy nghĩ và tình cảm của người khác; tập trung tiếp nhận những thông tin sâu kín nhất trong tâm hồn của con người. Khi nghe thấu cảm người khác, ta cho họ một không khí tâm lý, sau đó có thể tập trung phát huy ảnh hướng và giải quyết vấn đề. Nhu cầu về không khí tâm lý ảnh hưởng đến giao tiếp trong mọi lĩnh vực của cuộc sống. Nghe thấu cảm cũng là mạo hiểm. Phải hy sinh nhiều an toàn để nghe thật sâu sắc, bởi vậy phải hết sức cởi mở để chịu tác động của người khác. Để phát huy ảnh hưởng của mình phải chịu ảnh hưởng của người khác.

 Những rào cản trong lắng nghe giao tiếp hàng ngày:

ã Sự xao nhãng, nghe qua loa, phân tán chú ý.

ã Cảm nhận tiêu cực về dề tài.

ã Chỉ nghĩ về mình.

ã Nguời nói Mức độ quan tâm thấp Nguời nghe.

ã Cảm nhận tiêu cực về nguời nói.

ã Sự khác nhau về tốc độ truyền và nhận tin.

- Trung bình Nói 125 – 150 từ/phút.

- Ðọc nhanh gấp 2-3 lần nói.

- Nguời nghe xử lí thông tin nhanh gấp 2 -3 lần nguời đọc.

- Con nguời suy nghĩ nhanh hơn từ 10-20 lần họ nói