1. Cấu trúc

Cách thức bạn cấu trúc các giao tiếp của mình là hết sức quan trọng. Nó sẽ giúp các giao tiếp của bạn trở nên dễ hiểu hơn và nhanh chóng cuốn hút sự chú ý của mọi người.

Mọi giao tiếp tốt nên đảm bảo một cấu trúc gồm ba thành phần sau:

- Mở đầu;

- Nội dung;

- Kết thúc.

Quy tắc cấu trúc này luôn đúng cho dù phương thức giao tiếp của bạn là gì chăng nữa - bản ghi nhớ, điện thoại, voice mail, giới thiệu cá nhân, thuyết trình, trang web,

Bạn cần nhớ rằng đối tượng giao tiếp của bạn có thể chỉ là một cá nhân, một nhóm nhỏ, một số lượng lớn, toàn quốc gia hay thậm chí toàn cầu.

Trong các trường hợp này, kích cỡ không quan trọng, quy tắc giao tiếp là bất biến.

Mở đầu

Phần mở đầu cho phép đối tượng giao tiếp nhanh chóng hiểu được nội dung giao tiếp là gì.

Một phần mở đầu ngắn gọn, đi thẳng luận điểm và đôi chút độc đáo sẽ để người nghe của bạn nhanh chóng quyết định có nên tiếp tục chú tâm vào nội dung giao tiếp còn lại.

Nội dung

Đây là nơi bạn trình bày “trái tim” của thông điệp giao tiếp.

Trong phần nội dung thông điệp này, bạn sẽ truyền tải tất cả các chi tiết, số liệu liên quan tới hành động mà bạn muốn đối tượng giao tiếp thực hiện sau khi nghe thông điệp của bạn.

Những số liệu, chi tiết hay hình vẽ minh hoạ, bạn giới thiệu rõ ràng, có trọng điểm và dễ hiểu. Đừng làm đối tượng giao tiếp sa lầy bởi những thông tin không mấy liên quan, các hình vẽ phức tạp, những con số và màu sắc khó đọc.

Có một phương thức hiệu quả đó là đưa những hình vẽ bạn sẽ giới thiệu cho một đứa trẻ lớp bảy xem. Nếu đứa trẻ có thể hiểu được, thì bạn đang có một cơ hội giao tiếp hiệu quả với mọi người.

Kết thúc

Phần kết thúc là nơi bạn tổng kết giao tiếp của mình, nhắc lại cho người nghe về những luận điểm chủ chốt và đảm bảo rằng họ đã hiểu rõ những gì bạn mong muốn họ sẽ thực hiện tiếp theo.

Bạn càng kết thúc giao tiếp mạnh mẽ bao nhiêu, các thông điệp giao tiếp của bạn càng được mọi người ghi nhớ lâu bấy nhiêu.

2. Rõ ràng

Hãy hết sức rõ ràng về thông điệp bạn mong muốn truyền tải bởi vì những thông điệp phức tạp và khó hiểu chỉ khiến người nghe mệt mỏi và chắc chắn những nỗ lực giao tiếp của bạn sẽ bị bỏ ngoài tai.

Nếu thông điệp bạn muốn giao tiếp là về việc thanh toán ngoài giờ, đừng bổ sung vào đấy những chi tiết ngân sách quá cụ thể hay các cuộc picnic cho nhân viên sắp tới - trừ khi chúng hoàn toàn thích hợp với thông điệp ban đầu của bạn.

Sẽ tốt hơn và rõ ràng hơn với người nghe nếu bạn chia tách thông điệp giao tiếp của mình thành các phần theo các nội dung riêng biệt.

3. Nhất quán

Không có gì khiến đối tượng giao tiếp của bạn trở nên bực tực bằng việc truyền tải một thông điệp thiếu nhất quán. Những thông điệp như vậy sẽ huỷ hoại độ tin cậy trong thông điệp giao tiếp của bạn.

Và một khi mọi người đã không tin tưởng ở bạn, chắc chắn họ sẽ không hành động theo những gì bạn mong muốn. Họ cũng sẽ không quan tâm tới các thông điệp giao tiếp khác trong tương lai của bạn.

Sự thiếu nhất quán ở đây không chỉ là giữa các thông điệp giao tiếp khác nhau mà nó có thể nằm ngay trong một thông điệp khiến người nghe không thể hiểu nổi.

Bạn cần dùng từ chính xác, với các luận điểm không lan man từ đối tượng thứ nhất sang đối tượng thứ ba và ngược lại. Cũng như vậy, chủ đề tổng thể của thông điệp giao tiếp là không được thay đổi.

4. Phương tiện truyền đạt

Nếu công cụ duy nhất bạn có trong túi dụng cụ đó là chiếc búa, vật tiếp theo bạn nên tìm kiếm đó là chiếc đinh.

Tương tự như vậy, nếu bạn tin rằng tất cả công cụ giao tiếp bạn có chỉ là PowerPoin, thì nên nhanh chóng tìm kiếm những công cụ giao tiếp mới.

Có vô số các phương thức khác nhau để truyền đạt thông điệp của bạn. Điểm quan trọng là lựa chọn đúng phương tiện.

Vậy đâu là phương tiện truyền đạt thích hợp nhất? Đó chính là phương tiện có thể truyền đạt thông điệp của bạn:

- với độ chuẩn xác cao nhất;

- với khả năng cao nhất có thể giúp người nghe