Như chúng ta đã biết giao tiếp đóng vai trò quan trọng trong kinh doanh và nhiều khi mang tính quyết định cho sự thành công của một thương vụ, buổi gặp mặt, đàm phán. Không đơn thuần chỉ là nói cho hay, giao tiếp còn bao gồm rất nhiều khía cạnh từ ngoại hình, phong thái đến cách xử sự trong nhiều tình huống và nhiều đối tượng khác nhau. Giao tiếp trong bất cứ hoàn cảnh nào cũng là cả một nghệ thuật. Chính vì lẽ đó nên với đề tài này tôi xin đưa ra những kỹ năng cơ bản nhưng không kém phần quan trọng cũng như những điều cấm kỵ trong giao tiếp, đặc biệt là trong môi trường kinh doanh.

1. Những kỹ năng giao tiếp cần thiết trong kinh doanh

Chuẩn bị khi giao tiếp

Giao tiếp mặc dù là kỹ năng ứng xử, nhưng sự chuẩn bị cho các tình huống giao tiếp là hết sức cần thiết. Trên thực tế, phần lớn các tình huống giao tiếp thông minh của các doanh nhân là do đã chuẩn bị tinh thần hoặc kinh nghiệm để lại.

Trong một bữa tiệc hay một sự kiện có đông người, bạn sẽ thấy có những người nổi lên giữa đám đông với một phong cách hòa đồng bên cạnh những người có vẻ kín đáo hơn. Họ thường chủ động bắt chuyện với mọi người, niềm nở và có thể bắt chuyện với bất cứ ai. Đó là một kỹ năng rất cần thiết cho người kinh doanh, nhưng trong thực tế, không phải ai cũng có phẩm chất này. Dưới đây là một số cách để bạn trở thành người có khả năng thích ứng nhanh với những tình huống giao tiếp trong xã hội:

- Đến dự với tinh thần thoải mái:

Nếu bạn đi mà cho rằng đó là bất đắc dĩ và thấy không thoải mái, bạn sẽ làm cho buổi gặp gỡ trở nên miễn cưỡng. Hãy nghĩ rằng đó là một cơ hội tốt để tiếp xúc với nhiều người và bạn sẽ có buổi gặp gỡ vui vẻ và thú vị. Thay vì đứng lặng lẽ, dựa vào tường, vắt chéo tay và khuôn mặt không mấy vui vẻ, bạn sẽ luôn cười nói, đi tới đi lui để tiếp chuyện và tỏ ra rất thoải mái trong giao tiếp với mọi người.

- Hãy cười và chào mọi người một cách thân thiện:

Người Trung Quốc có câu: “Nếu bạn không biết cười thì đừng bao giờ kinh doanh”. Nếu bạn nhìn vào mắt ai đó từ cách 10 bước, hãy biểu hiện sự thân thiện bằng cách gật đầu hoặc mỉm cười. Còn nếu cách 5 bước thì bạn hãy nói: “Chào anh!” ,tùy thuộc vào bối cảnh và đối tượng bạn gặp. Đừng bao giờ cố tình làm như bạn không thấy người khác.

- Chuẩn bị câu chuyện trước khi nói:

Người ta cảm thấy dễ gần người khác hơn khi có cái để nói. Hãy thường xuyên cập nhật thông tin trên báo chí để biết những gì đang xảy ra trên thế giới. Tìm đọc những tạp chí chuyên ngành hoặc sách để cập nhật kiến thức trong lĩnh vực của bạn.

- Luôn sẵn sàng chủ động giới thiệu mình với người khác:

Chủ động giới thiệu mình và bắt tay làm quen là cách tốt nhất để hòa nhập với những người lạ. Hãy luôn cầm ly rượu bằng tay trái để tay phải có thể sẵn sàng bắt tay. Nếu bạn ngồi, quay sang hai bên, chào mọi người và tự giới thiệu mình.

- Luyện tập kỹ năng nghe:

Người ta thường nói “Nói là gieo, nghe là gặt”, nhưng thực tế phần lớn mọi người có xu hướng thích “gieo” nhiều hơn “gặt”. Người có kỹ năng nghe tốt là người biết khuyến khích người khác nói. Hãy đặt câu hỏi hoặc đưa ra lời bình luận để tiếp tục câu chuyện. Bạn có thể dùng một số cách bình luận như: “Nghe có vẻ giống như ”, “Không biết có đúng là anh A làm ở công ty XYZ không?”, “Tôi cũng gặp trường hợp tương tự năm ngoái ”, “Cuối cùng anh ta làm gì?” Có rất nhiều câu hỏi để đào sâu thêm câu chuyện, nhưng cũng cần chú ý bối cảnh để đưa ra cách tiếp chuyện thích hợp.

- Lịch sự lúc chia tay

Bạn không chỉ cần lịch sự lúc ban đầu gặp nhau mà cách bạn rút lui, chia tay cũng là một phần của kỹ năng giao tiếp. Nhiều người tìm cách lặng lẽ rút khỏi cuộc gặp gỡ và cho rằng để không ảnh hưởng tới không khí của người khác. Đó là cách lý giải không hợp lý vì bạn sẽ không gây được ấn tượng. Trong kinh doanh, cách bạn chia tay sẽ góp phần tăng cường hình ảnh của bạn và có thể mở ra những cơ hội mới với đối tác. Những câu nói: “Rất hân hạnh được gặp ông!”, “Hy vọng được gặp lại ông tại ”, “Tôi rất vui mừng được nghe anh nói về ” không phải là vô ích.

Ngoại hình

Ấn tượng ban đầu đóng vai trò quan trọng trong một mối quan hệ. Ngoại hình chính là công cụ để bạn tạo thiện cảm với mọi người từ cái nhìn đầu tiên. Trong giao tiếp kinh doanh, ngoại hình càng đóng vai trò quan trọng để bạn thể hiện bản sắc của mình ngay lần đầu gặp mặt. Nhắc đến ngoại hình, một điều chúng ta không thể không nhắc đến đó chính là trang phục. Trang phục thích hợp với hoàn cảnh sẽ làm cho bạn tự tin lên rất nhiều. Mỗi sự kiện khác nhau, bạn cần có trang phục thích hợp và đó là cách bạn tôn trọng người khác và chính mình. Điều đó giúp bạn cảm thấy thoải mái hơn khi giao tiếp với người khác.

Nên lưu ý một số điểm sau khi chuẩn bị ngoại hình trong môi trường kinh doanh:

- Trang phục phù hợp, lịch sự và thể hiện bản sắc.

- Gọn gàng, sạch sẽ và thơm tho.

- Dùng trang sức và các vật dụng đi kèm phù hợp.

Trong đời thường, chúng ta ăn mặc như thế nào cũng thể hiện sở thích, cá tính. Trong kinh doanh, ngoài yếu tố sạch đẹp, lịch sự và phù hợp với môi trường giao tiếp, "thể hiện bản sắc" cũng là một yếu tố cần tính đến khi chuẩn bị trang phục.

Những người làm nghề khác nhau có những bản sắc khác nhau. Ngoài ra, khi giao tiếp trong kinh doanh, cần nghĩ rằng không chỉ mặc cho mình mà còn mặc cho công ty, bởi lẽ lúc đó mình chính là một "đại sứ" mà công ty gửi đến. Có những công ty vì đặc thù kinh doanh mà đòi hỏi dịch vụ khách hàng phải có chất lượng cao như khách sạn, bảo hiểm ., thì trang phục của nhân viên phải toát lên được tinh thần và văn hóa của công ty đó.

Đối với Nam giới khi chọn caravat nên tránh những trường hợp sau:

- Khi thắt không được thắt ngoài bởi vì thắt ngoài người phương tay rất kỵ

- Khi tiếp khách người Anh không nên sử dụng caravat sọc.

Kỹ thuật giao tiếp

a Kỹ thuật bắt tay

Bắt tay là một hình thức giao tiếp không thể thiếu trong kinh doanh. Nghe qua thì có vẻ đơn giản vì trong đời mình ai cũng đã từng bắt tay nhiều lần. Tuy nhiên, bắt tay đúng cách, không gây phản cảm và để lại ấn tượng tốt đẹp nơi đối tác là điều mà không phải ai cũng biết.

Sau đây là một số nguyên tắc cơ bản cần lưu ý khi bắt tay:

- Phong thái lịch sự, nhã nhặn, bàn tay phải sạch. Trong trường hợp tay đang bẩn mà đối tác đề nghị bắt tay thì nên giải thích sự bất tiện của mình để tránh hiểu nhầm. Nên tháo găng tay và mũ khi bắt tay, trừ trường hợp đang đứng ngoài trời với thời tiết lạnh. Không nên đeo kính đen khi bắt tay.

- Thể hiện thiện chí khi bắt tay, không nên giữ thái độ lạnh lùng. Nên nhìn vào người đối diện (nhưng không nhìn kiểu soi mói) và mỉm cười. Bàn tay siết chặt vừa phải để tạo cảm giác thân thiện, ám áp, nhưng không nắm chặt quá và lắc tay, cũng không nắm hờ hững, lỏng lẻo.

- Nên để người ở vị thế được tôn trọng nhiều hơn chủ động bắt tay trước. VD: giữa cấp trên và cấp dưới thì để cấp trên đưa tay ra trước, giữa người nhiều tuổi và người ít tuổi thì nên để người nhiều tuổi đưa tay ra trước, giữa phụ nữ và đàn ông thì nên để phụ nữ chủ động đề nghị bắt tay (các bác trai nhớ ghi lòng tạc dạ chữ "lady first" nhé. ) Tuy nhiên, khi khách đến chơi thì hơi khác một chút: lúc khách đến thì chủ chìa tay ra bắt trước và lúc khách chào về thì để khách đưa tay ra.

- Trong trường hợp bắt tay nhiều người thì nên bắt theo thứ tự từ cao đến thấp. Nếu số lượng quá đông thì chỉ cần bắt tay một số người đại diện và gật đ