MỤC LỤC

MỞ ĐẦU vi

I. Đặt vấn đề vi

II. Mục đích và ý nghĩa vi

III. Khái quát hệ thống vi

IV. Phạm vi đề tài vii

1. Về dữ liệu vii

2. Về xử lý vii

3. Về giao diện viii

4. Kiến trúc chương trình viii

IV. Nhiệm vụ thực hiện ix

V. Công cụ và môi trường triển khai ix

VI. Dự kiến kết quả đạt được ix

VII. Bố cục trình bày x

QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU THEO TIÊU CHUẨN ISO xi

I. Giới thiệu chung về bộ tiêu chuẩn ISO 9000 xi

1. Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 là gì? xi

2. Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 gồm những gì? xii

3. Lựa chọn và sử dụng các tiêu chuẩn về chất lượng xiv

a. Khái quát xiv

b. Lựa chọn và sử dụng xiv

c. Áp dụng xiv

4. Quản lý chất lượng và đảm bảo chất lượng như thế nào? xvi

5. Một tổ chức cần có mục tiêu và trách nhiệm chính đối với chất lượng: xvi

6. Những người có lợi ích liên quan và mong muốn của họ: xvi

7. Phân loại sản phẩm theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9000 xvii

a. Bốn nhóm sản phẩm bao quát tất cả các loại sản phẩm do các tổ chức cung cấp

b. Bốn khía cạnh chính tạo nên chất lượng sản phẩm: xviii

8. Quá trình xviii

II. Xây dựng quy trình kiểm soát tài liệu theo tiêu chuẩn ISO xix

1. Cơ cấu tổ chức xix

2. Xây dựng quy trình kiểm soát tài liệu xix

a. Mục đích xix

b. Phạm vi áp dụng xx

c. Tài liệu tham khảo xx

d. Từ viết tắt và định nghĩa xx

e. Nội dung xx

f. Hồ sơ lưu trữ xxvi

g. Biểu mẫu ban hành xxvii

ĐẶC TẢ CHỨC NĂNG HỆ THỐNG xxviii

I. Chức năng quản lý văn bản xxviii

II. Chức năng thống kê, tìm kiếm xxviii

III. Sơ đồ hệ thống xxix

IV. Chức năng chương trình xxix

V. Quy trình xử lý văn bản xxx

1. Quy trình xử lý văn bản đến xxx

2. Quy trình xử lý văn bản đi xxxi

3. Quy trình xử lý văn bản nội bộ xxxiii

4. Sơ đồ đăng nhập hệ thống xxxiv

PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG xxxv

I. Giới thiệu xxxv

II. Các đối tượng sử dụng và quy trình nghiệp vụ xxxv

1. Các đối tượng sử dụng xxxv

2. Sơ đồ nghiệp vụ quy trình xử lý văn bản của trường Đại Học Bách Khoa Đà Nẵng xxxvi

III. Phân tích chức năng xxxvii

1. Phân rã chức năng xxxvii

2. Biểu đồ luồng dữ liệu (DFD) xxxviii

a. DFD Mức ngữ cảnh (mức 0) xxxix

b. DFD mức 1 xl

c. DFD mức 2 xli

3. Mô hình thực thể kết hợp xliii

IV. Thiết kế cơ sở dữ liệu xliv

V. Sơ đồ quan hệ xlix

XÂY DỰNG VÀ TRIỂN KHAI CHƯƠNG TRÌNH 50

I. Đăng nhập vào hệ thống 50

II. Giao diện chính của chương trình 52

1. Giao diện đăng nhập đối với quyền Admin 52

2. Giao diện đăng nhập đối với quyền User 52

3. Cách xem chi tiết một văn bản 53

4. Chức năng thêm mới văn bản 54

5. Chức năng chỉnh sửa,xóa văn bản 55

6. Chức năng tra cứu văn bản 56

7. Chức năng thống kê văn bản 59

KẾT LUẬN 61

I. Một số kết quả đạt được 61

II. Kết quả chưa đạt được 61

III. Hướng phát triển 61

MỞ ĐẦU

I. Đặt vấn đề

Hiện nay trong hầu hết các trường đại học,cao đẳng… thì nhu cầu lưu trữ lượng thông tin là rất lớn. Cùng với sự phát triển của kinh tế xã hội nhu cầu xử lý thông tin ngày càng lớn, khối lượng thông tin cần lưu trữ và xử lý ngày càng tăng, nhất là vấn đề quản lý hồ sơ công văn. Nhưng hầu hết tại một số trường công việc quản lý hồ sơ công văn còn thủ công nên rất khó khăn cho việc xử lý lưu trữ văn bản không kịp thời, hoặc mất thời gian.

Cùng với chiến lược xây dựng và phát triển thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa, song song với quá trình hội nhập thế giới và việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý công văn là hết sức cần thiết và cấp bách. Vì vậy em chọn đề tài “Xây dựng chương trình quản lý công văn trường Đại Học Bách Khoa Đà Nẵng”

II. Mục đích và ý nghĩa

Mục đích của đồ án tốt nghiệp này là tìm hiểu, xây dựng, hoàn thiện và đưa vào sử dụng thử nghiệm “ Hệ thống quản lý công văn ” cho trường Đại học Bách khoa Đà Nẵng theo tiêu chuẩn ISO , đồng thời đơn giản hóa và tối ưu trong công tác quản lý.

III. Khái quát hệ thống

Hệ thống quản lý lưu trữ văn bản, quản lý việc nhận và gửi văn bản đi - đến , thống kê văn bản ở trường đại học Bách Khoa Đà Nẵng hiện tại được thực hiện một cách thủ công, làm việc theo kinh nghiệm .

 Việc lưu văn bản thì mỗi loại văn bản được ghi chép vào một cuốn sổ lưu văn bản (theo số thứ tự) .Với mỗi loại văn bản thì được cất giữ trong tủ đựng, có ghi ngày tháng cùng với số thứ tự của sổ lưu.

 Tìm kiếm văn bản thì tìm theo ngày tháng và số thứ tự của hồ sơ văn bản.

 Vì vậy còn rất nhiều hạn chế trong việc ghi nhận , việc tra cứu và thống kê văn bản.

 Nhu cầu lưu trữ, tìm kiếm thông tin hàng của lãnh đạo, văn thư,nhân viên… ngày càng nhiều và họ mong muốn tìm kiếm văn bản với thời gian nhanh nhất , giảm nhẹ công tác quản lý. Công việc của nhân viên trong trường cũng rất nhiều .Vì vậy việc quản lý hồ sơ công văn hiệu quả sẽ trở nên cần thiết hơn và giảm nhẹ công tác quản lý.

Cho nên để các công việc trên có hiệu quả hơn cần phải xây dựng một hệ thống quản lý hồ sơ công văn cho phép lưu trữ, cập nhật một cách dễ dàng , với khối lượng lớn, cho phép ghi nhận văn bản một cách nhanh chóng, chính xác; giúp tìm kiếm, tra cứu, thống kê văn bản một cách nhanh chóng , hỗ trợ những cách tìm kiếm khác nhau, các loại tra cứu khác nhau, các loại thống kê khác nhau. Hệ thống cần phải thích hợp khi gia tăng số lượng văn bản.

IV. Phạm vi đề tài

1. Về dữ liệu

 Hệ thống sẽ lưu trữ các thông tin cần thiết để phục vụ cho trường Đại Học Bách Khoa Đà Nẵng

 Hệ thống có thể đáp ứng với số lượng văn bản lớn .

 Dữ liệu được cập nhật thường xuyên ,liên tục

2. Về xử lý

 Hệ thống cho phép tra cứu theo các hình thức sau:

 Tra cứu theo Mã văn bản

 Tra cứu theo Văn bản số

 Tra cứu theo Ngày nhận, Ngày gửi

 Tra cứu theo Chủ đề văn bản

 Tra cứu theo nội dung trích yếu.

 Hệ thống cho phép người dùng có thể thêm một văn bản mới.

 Hệ thống cho phép xóa một văn bản .

 Hệ thống cho phép sửa những thông tin mà người dùng nhập sai.

3. Về giao diện

 Hệ thống sẽ hoạt động trong môi trường giao diện đồ họa .Nhưng hệ thống không có chế độ thay đổi cấu hình giao diện ( thay đổi màu , tên nhãn ,...)

4. Kiến trúc chương trình

Hệ thống chương trình được phát triển dựa trên nguyên tắc mô hình 3 lớp (3– tier) được biểu diễn như hình sau:

Hình 1-Kiến trúc 3 lớp của chương trình

I. Lớp giao diện người dùng: lớp này gồm các hàm thể hiện giao diện với người dùng như form nhập dữ liệu, các chức năng tương tác với người sử dụng. Lớp này được sử dụng để người dùng nhập dữ liệu hoặc kết xuất dữ liệu từ nguồn dữ liệu.

II. Lớp nghiệp vụ: xử lý các hoạt động nghiệp vụ hoặc dùng để kiểm tra tính đúng đắn nghiệp vụ của dữ liệu. Sau khi xử lý dữ liệu thì gửi xuống lớp cơ sở dữ liệu.

III. Lớp cơ sở dữ liệu: lớp này gồm các hàm dùng để điều khiển truy cập CSDL (các truy vấn…).

Việc phát triển chương trình theo mô hình này sẽ có nhiều ưu điểm:

 Các tầng có thể được phát triển độc lập.

 Khả năng kế thừa để sử dụng lại cao.

IV. Nhiệm vụ thực hiện

Để hoàn thành đồ án này, từ lúc bắt đầu đi tìm hiểu cho đến khi hình thành nên một hệ thống thực tế hoàn chỉnh, cần thực hiện một số những nhiệm vụ sau:

 Tìm hiểu thực tế về công tác quản lý văn thư lưu trữ ở trường từ những cán bộ ở phòng hành chính ,phòng đào tạo và những tài liệu liên quan v.v…, để có được cái nhìn khái quát về hệ thống.

 Thu thập dữ liệu từ bộ phận văn thư lưu trữ để hiệu chỉnh cho phù hợp với hệ thống.

 Tìm hiểu hệ thống theo chuẩn ISO

 Đặc tả chức năng hệ thống dưới dạng văn bản.

 Tiến hành phân tích thiết kế hệ thống thông tin bằng sơ đồ theo sơ đồ luồng dữ liệu theo các mức

 Xây dựng hệ thống từ kết quả phân tích

 Thử nghiệm chương trình

V. Công cụ và môi trường triển khai

 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server, phiên bản SQL 2000.

 Ngôn ngữ lập trình C# trên nền .Net Framwork 2.0 thuộc bộ Visual Studio 2005.

VI. Dự kiến kết quả đạt được

 Hệ thống quản lý hồ sơ công văn cho phép những người dùng hợp pháp có quyền xem những thông tin cần thiết và xử lý một cách khoa học , tối ưu hệ thống , thao tác với hệ thống nếu người dùng đó được phép theo đúng quy trình và sẽ cho kết quả đúng như thực tế.

 Hệ thống quản lý sẽ được bảo mật ở mức tối đa bởi các chiến lược bảo mật hiệu quả.

VII. Bố cục trình bày

Báo cáo gồm những phần trình bày sau:

PHẦN I: Mở đầu

PHẦN II: Quy trình kiểm soát tài liệu theo tiêu chuẩn ISO

PHẦN III: Đặc tả chức năng hệ thống

PHẦN IV: Phân tích thiết kế hệ thống

PHẦN V: Xây dựng và triển khai chương trình

PHẦN VI: Kết luận