Phần 1

KHÁI QUÁT VỀ CHI NHÁNH CÔNG TY DU LỊCH HẠ LONG QUẢNG NINH.

1.Cơ cấu tổ chức của công ty:

2. Chức năng và hoạt động của các bộ phận:

Mỗi bộ phận có chức năng và nhiệm vụ riêng biệt, nhưng có mối quan hệ gắn bó khăng khít với nhau.

Bộ phận điều hành: đây là bộ phận lớn nhất, nó bao gồm nhiều đối tượng phụ trách các công việc khác nhau như ký kết hợp đồng, điều phối văn thư...Chức năng chính của bộ phận điều hành là tổ chức thực hiện các chương trình du lịch của công ty.

Về mặt tổ chức nhân sự: phòng điều hành tổ chức thành các nhóm chức năng nhỏ phụ trách những phần việc riêng biệt có tính chuyên môn hoá. Sự phân chia đó dựa theo các mảng công việc chủ yếu để thực hiện nên chương trình du lịch.

Là đầu mối triển khai toàn bộ công việc điều hành các chương trình, cung cấp các dịch vụ du lịch trên cơ sở các kế hoạch, các thông báo do bộ phận thị trường chuyển tới.

Lập kế hoạch và triển khai công việc thực hiện các chương trình du lịch như đăng ký chỗ trong khách sạn, visa, vận chuyển...Đảm bảo các yêu cầu về thời gian và chất lượng.

Thiết lập và duy trì các mối quan hệ mật thiết với các đơn vị, cơ quan hữu quan (ngoại giao, nội vụ, hải quan), ký hợp đồng với các nhà cung cấp hàng hoá và dịch vụ, lựa chọn các nhà cung cấp đảm bảo uy tín và chất lượng.

Theo dõi việc thực hiện các chương trình du lịch. Kết hợp với bộ phận kế toán thực hiện các hoạt động thanh toán với các nhà cung cấp. Nhanh chóng xử lý những tình huống bất thường xảy ra.

Bộ phận điều hành của chi nhánh công ty Du lịch Hạ Long được tổ chức theo mảng công việc sau:

Soạn thảo và ký kết hợp đồng: Bộ phận này chuyên soạn thảo các hợp đồng kinh tế với các nhà cung cấp, với khách hàng... sau đó trình lên lãnh đạo công ty để xem xét và tiến hành ký kết các hợp đồng này. Đội ngũ nhân viên đảm nhận việc đòi hỏi phải nắm vững pháp luật, đặc biệt là luật kinh tế, biết cách soạn thảo văn bản hợp đồng, sử dụng thành thạo ít nhất một ngoại ngữ đặc biệt là ngôn ngữ dùng trong hợp đồng và có khả năng giao tiếp tốt.

Quản lý công văn, giấy tờ, điện thoại : Mảng công việc này bao gồm nhận thư từ từ mọi nơi gửi đến công ty, đọc đúng nội dung và chuyển đến các bộ phận liên quan, trực và trả lời điện thoại hoặc chuyển đến các bộ phận chức năng, trả lời và gửi thư, telex, fax.

Quan hệ với các nhà cung cấp và điều phối thực hiện các chương trình du lịch: Đây là mảng công việc chủ yếu của bộ phận điều hành. Nhân viên của mảng này có trách nhiệm triển khai các yêu cầu đặt chỗ các thông báo của khách thành các chương trình cụ thể để thực hiện. Đặc biệt là các chương trình đã bán và đang chuẩn bị thực hiện như : điều phối xe, đăng ký đặt chỗ tại cơ sở lưu trú, lo các thủ tục giấy tờ... Đảm bảo các chương trình du lịch được thực hiện theo đúng tiến độ và lịch trình. Để thực hiện được tốt thì người phụ trách mảng công việc này phải nắm vững các chi tiết về chương trình du lịch của trung tâm (tuyến điểm, số lượng khách, thời gian) có khả năng quản lý và tổ chức tốt công việc điều hành bao gồm nhiều khoản mục khác nhau và khá phức tạp do vậy sẽ trở nên hỗn độn, chồng chéo nếu không có năng lực tổ chức và quản lý. Trong mảng công việc này đội ngũ nhân viên được chuyên môn hoá theo vị trí sau: