CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHÒNG

I –Một số nhận thức chung về văn phòng:

Văn phòng hiện diện khắp mọi nơi, từ cơ quan nhà nước đến các doanh nghiệp, nhưng với những tên gọi khác nhau như: phòng hành chính, phòng tổ chức hành chính, phòng hành chính tổng hợp. Bộ phận này thường chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Giám Đốc.

Dưới dạng tĩnh, văn phòng được hiểu là nơi làm việc giấy tờ như: viết giấy giới thiệu, đóng dấu công văn giấy tờ, soạn thảo công văn thư từ liên lạc, nhận và chuyển công văn, lo sắp xếp bàn ghế...Dưới dạng động, công tác văn phòng không chỉ đơn thuần là nơi xử lý công văn giấy tờ, mà là nơi xử lý thông tin. Văn phòng là tổ chức quan trọng trong việc soạn thảo, sử dụng và tổ chức các hồ sơ, công văn giấy tờ nhằm mục đích thông tin sao cho hiệu quả; là trung tâm xử lý và ghi nhớ công văn giấy tờ cho tất cả các bộ phận của một Doanh nghiệp, một tổ chức. Chỗ nào có tổ chức làm việc, hoặc là tổ chức sản xuất hàng hoá, dịch vụ hoặc làm các công việc quản lý hành chính đều có nơi làm việc, giao dịch giấy tờ thì đó là văn phòng.

Như vậy, văn phòng là bộ máy làm việc của doanh nghiệp, giúp giải quyết công việc thuộc chức năng và thẩm quyền của doanh nghiệp, là nơi đối nội, đối ngoại của doanh nghiệp. Đó là nơi soạn thảo, sử dụng và tổ chức các hồ sơ, công văn giấy tờ nhằm mục đích thông tin sao cho có hiệu quả.

Đẻ thực hiện mục tiêu trên văn phòng được xây dựng với hai chức năng cơ bản sau:

-Tham mưu tổng hợp, xử lý thông tin hành chính hỗ trợ

-Dịch vụ hỗ trợ

Quản lý dựa trên các công việc của văn phòng. Sản phẩm của văn phòng là thông tin. Các hoạt động của văn phòng đều liên quan đến việc thu nhập, xử lý, ghi lại và truyền thông tin. Thông tin hỗ trợ việc điều hành ra quyết định kịp thời, có hiệu quả của các cấp quản lý. Những thông tin mà văn phòng thu thập- xử lý- truyền đạt là những thông tin từ môi trường bên trong, ngoài có liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp.

Chức năng tham mưu tổng hợp-xử lý thông tin hành chính hỗ trợ tồn tại ở mọi ban, phòng và khối với yêu cầu thông tin đặc thù khác nhau cho mỗi nơi, Ví dụ: một nữ thư ký làm việc ở phòng kinh doanh đảm nhận công việc nhận đơn đặt hàng, ghi chép rồi liên lạc với kho hàng, với bộ phận tiếp thị... tức là chức năng hỗ trợ hành chính gắn liền công việc từ phòng ban này tới phòng ban khác. Luồng thông tin hỗ trợ giữa các nhân viên của các phòng ban khác nhau đan xen tạo nên luồng thông tin xuyên suốt toàn doanh nghiệp.

Muốn luồng thông tin xuyên suốt trong doanh nghiệp, cần phải gắn liền công việc từ phòng, ban này với phòng, ban khác, không nên khoán trắng cho từng phòng, ban tự tổ chức và xử lý thông tin cho riêng mình.

Như vậy, việc xử lý thông tin hỗ trợ vừa phân tán ở mọi phòng, ban vừa có quan hệ thông tin xuyên suốt, tạo nên luồng thông tin hỗ trợ cho toàn doanh nghiệp, kịp thời thông báo cho doanh nghiệp. Văn phòng doanh nghiệp có chức năng tham mưu tổng hợp là đầu mối thu thập, chuyển tải và xử lý thông tin hỗ trợ. Gắn chặt với văn phòng doanh nghiệp có văn phòng giám đốc hay văn phòng tổng giám đốc.