Bảo quản, tiếp cận khai thác tài liệu

Nguyên tắc thứ tư trong khung cấu trúc để quản lý tài liệu điện tử là:

“Lưu trữ phải đặt ra các yêu cầu về bảo quản và tiếp cận khai thác nhằm đảm bảo rằng tài liệu lưu trữ điện tử ở trạng thái luôn sẵn sàng, có thể tiếp cận khai thác và có thể hiểu được”.

Nguyên tắc này đề cập đến những vấn đề đặc biệt chưa rõ và còn nhiều tranh cãi đối với tài liệu điện tử do sự phụ thuộc của chúng vào công nghệ mà công nghệ thì thay đổi liên tục. Việc xem xét nguyên tắc này không bao gồm (ngoại trừ là một cách gián tiếp) các yêu cầu bảo quản mang tính chất chung nhất đối với tất cả các loại tài liệu, chẳng hạn như yêu cầu cơ bản là tài liệu lưu trữ phải bảo đảm tính xác thực