I/ Sự cần thiết sử dụng Excel trong lập dự án:

Lập dự án là một trong quá trình rất phức tạp, đòi hỏi người lập dự án không những có kiến thức chuyên sâu về lĩnh vực dự án đầu tư mà còn phải hiểu trình tự, nội dung nghiên cứu của một dự án đầu tư. Đó chính là nguyên nhân khiến công tác lập dự án tốn rất nhiều thời gian. Để giảm gánh nặng tính toán và tiết kiệm thời gian cho người lập dự án, người ta thường lập dự án bằng Excel. Tại sao lại dùng Microsoft Excel? Vì Microsoft Excel là chương trình chuyên được sử dụng rất phổ biến, thân thiện với người sử dụng và không đòi hỏi người lập dự án phải là các chuyên gia tin học hay có kiến thức uyên thâm về lập trình. Do đó, nó không những được dùng trong công tác lập dự án mà còn được dùng để làm kế toán, quản trị nhân sự dù đã có rất nhiều phần mềm kế toán và quản trị nhân sự. Excel là công cụ hữu ích giúp công tác lập dự án nhanh hơn. Người lập dự án không còn phải mất nhiều thời gian và công sức cho khối lượng tính toán cồng kềnh, đơn điệu, lặp đi lặp lại. Excel giúp tăng tốc độ tính toán, đảm bảo độ chính xác của các tính toán và trợ giúp đắc lực trong việc trình bày các bảng biểu một cách rõ ràng.

Một trong những yêu cầu của dự án đầu tư là phải đảm bảo tính phỏng định của dự án đầu tư. Do vậy các số liệu của dự án có thể có nhiều giá trị khác nhau như giá bán sản phẩm, số lượng sản phẩm tiêu thụ, đơn giá của các yếu tố đầu vào tạo nên các phương án đầu tư khác nhau. Đây cũng là điểm khác biệt giữa lập dự án đầu tư với công tác phân tích hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trên cơ sở số liệu kế toán duy nhất. Excel sẽ giúp cho việc phân tích các phương án đầu tư khác nhau, giúpn cho việc phân tích độ nhạy của dự án trở nên đơn giản hơn và đỡ tốn thời gian hơn rất nhiều. Chính do tính phỏng định này, nên khi sử dụng Excel để lập dự án, người lập dự án cần phải thiết kế bảng tính sao cho khi số liệu thay đổi thì kết quả thu được lại phải thay đổi tương ứng mà không cần phải lập lại các công thức.

Tuy nhiên, cũng cần nhấn mạnh là Microsoft Excel hay bất kỳ phần mềm nào khác để lập dự án chỉ là các công cụ để lập dự án, tuy nhiên công cụ này sẽ phản tác dụng, đưa đến quyết định sai lầm của chủ đầu tư nếu như người lập không có kiến thức về lập dự án như các nội dung cần lập dự án, trình tự nghiên cứu. Vì Excel chỉ là công cụ tính toán nên độ tinh cậy của các kết quả có được nhờ việc tính toán phụ thuộc phần lớn vào các số liệu thu thập được và công tác dự đoán, dự báo như công suất, sản lượng, giá bán, định mức tiêu hao nguyên vật liệu, chi phí, tổng mức đầu tư... Người lập dự án phải có trách nhiệm thu thập đầy đủ thông tin, tài liệu, số liệu và hiểu biết tường tận về lĩnh vực mà dự án định đầu tư. Do đó, chỉ khi nào thu thập đầy đủ số liệu thì người lập dự án mới sử dụng công cụ Excel.