I. Mô tả hoạt động của hệ thống:

Công ty Elictric light là một công ty lớn chuyên bán các sản phẩm vật tư điện với nhiều chủng loại ,mẫu mã phong phú,chất lượng đảm bảo được nhiều các kỹ sư chọn lựa để hoàn thiện cho các công trình mới xây dựng như các tòa nhà cao tầng, các cơ sở sản xuất .Ngoài ra công ty cũng là điểm đến lý tưởng cho gia chủ của những các căn nhà mới xây,muốn hoàn thiện cho mái ấm của mình

Với tốc độ phát triển nhanh chóng của CNTT, hiện nay,công ty không chỉ có hình thức bán hàng trực tiếp mà còn tiến hành bán hàng qua mạng.

* Khi khách hàng trực tiếp đến công ty để mua hàng,nhân viên tiếp tân sẽ gửi cho khách hàng bảng báo giá để tham khảo.Khách hàng sẽ xem xét và lựa chọn sản phẩm cần mua.Sau khi chọn hàng xong,khách hàng sẽ mang đến quầy thanh toán.Nhân viên thu ngân sẽ thu thập một vài thông tin của khách hàng đồng thời thanh toán hàng và giao hàng cho khách.

* Đối với khách mua hàng trên mạng: Sau khi đăng nhập vào tài khoản cá nhân, khách hàng có thể chọn các sản phẩm mà mình muốn mua,đồng thời cũng có thể thêm hàng hay loại bỏ bớt các sản phẩm không cần thiết.Sau khi chọn xong,muốn đặt hàng với công ty,khách hàng sẽ phải để lại các thông tin cần thiết như : Họ tên,địa chỉ,số điện thoại,số CMND,cơ quan,số thẻ tín dung(nếu có)

Nếu thanh toán bằng thẻ tính dụng thì khách hàng cung cấp thông tin về số tài khoản,tên tài khoản.Hệ thống sẽ kết nối với ngân hàng để kiểm tra thông tin thẻ và thực hiện giao dịch.Nếu thanh toán bằng tiền mặt sẽ thanh toán ngay sau khi giao hàng.

Khi nhận được nhu cầu mua hàng của khách hoặc khi cần xuất hàng để trưng bày,bộ phận quản lý nhập xuất sẽ tiến hành liên hệ với thủ kho để thủ kho xác nhận và tiến hành xuất hàng.Nhân viên thuộc tổ quản lý xuất nhập xuất sẽ tiến hành cập nhập thông tin về hàng trong kho và trên quầy

Khi hàng trong kho hết hoặc không đủ đáp ứng cho khách,thủ kho sẽ báo cáo lên bộ phận kinh doanh để bộ phận kinh doanh liên hệ với hãng sản xuất.Hai bên sau khi thương lượng sẽ tiến hàng kí hợp đồng.Khi hãng sản xuất giao hàng đến công ty,nhân viên bộ phận quản lý nhập xuất sẽ tiến hành kiểm tra số lượng của hàng theo phiếu giao hàng sau đó lưu các thông tin nhập hàng của ngày hôm đó vào cơ sở dữ liệu.Thông tin này sẽ được dùng làm cơ sở để bộ phận kế toán thanh toán tiền cho hãng sản xuất.

Sau mỗi tuần thì bộ phận kiểm kê sẽ cập nhập vào cơ sở dữ liệu, lấy thông tin về hàng bán,hàng nhập từ đó tính toán doanh thu của công ty và nộp báo cáo lên ban Giám đốc.