MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

PHẦN THỨ NHẤT 3

KHÁI QUÁT VỀ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA 3

CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG SÔNG ĐÀ 3

I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức 3

1. Chức năng 5

2. Nhiệm vụ và quyền hạn 5

3. Cơ cấu tổ chức 7

II. Thực trạng công tác quản trị hành chính văn phòng 7

1. Khái quát về Phòng Tổ chức Hành chính 7

2. Công tác quản trị hành chính văn phòng 9

2.1. Cách bố trí nơi làm việc 9

2. 2. Cách tổ chức lao động 10

2.3. Trang thiết bị văn phòng 10

PHẦN THỨ HAI 12

CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 12

TẠI CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG SÔNG ĐÀ 12

I. Công tác văn thư 12

1. Tổ chức biên chế 12

2. Soạn thảo và ban hành văn bản 13

3. Quản lý công văn đi - đến 15

3.1. Đối với công văn đi 15

3. 2. Đối với công văn đến 16

4. Quản lý và sử dụng con dấu 18

5. Lập hồ sơ và lưu hồ sơ 19

II. Công tác lưu trữ 20

1. Vài nét về phông lưu trữ và sự chỉ đạo của Lãnh đạo công ty 20

2. Tình hình tổ chức khoa học và bảo quản tài liệu lưu trữ 21

2.1. Công tác thu thập và bổ sung tài liệu 21

2.2. Công tác phân loại tài liệu 22

2.3. Công tác xác định giá trị tài liệu 23

2.4. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 24

3. Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ 25

4. Ứng dụng tin học trong công tác lưu trữ 26

III. Kết quả thực tập thực tế 27

IV. Nhận xét, kiến nghị về các biện pháp khắc phục 29

1. Công tác văn thư 29

2. Công tác lưu trữ 31

PHẦN THỨ III. CÁC PHỤ LỤC 34

I. Lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử Phông lưu trữ Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà 34

1. Lịch sử đơn vị hình thành phông 34

2. Lịch sử phông 35

II. Phương án phân loại phông lưu trữ Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà 36

A. Đối với tài liệu hành chính: 37

B. Đối với tài liệu khoa học kỹ thuật 38

III. Bảng kê những tài liệu cần bảo quản lâu dài, vĩnh viễn 38

IV. Bảng kê các tài liệu trùng, thừa, hết giá trị (Từ 2001 – 2003) 39

V. Một số mẫu bìa hồ sơ, mục lục văn bản, chứng từ kết thúc…vv… 39

LỜI NÓI ĐẦU

Thực tập thực tế có vai trò rất quan trọng trong chương trình đào tạo Đại học các chuyên ngành của nhà trường nói chung, chuyên ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng nói riêng. Với mục đích gắn liền nhà trường với xã hội, lý luận với thực tiễn hàng năm khoa và nhà trường đều tổ chức cho sinh viên năm cuối đi thực tập thực tế. Qua đợt thực tập này, sinh viên được rèn luyện thêm kỹ năng nghề nghiệp, củng cố kiến thức đã học đồng thời nâng cao năng lực nghề nghiệp, ý thức trách nhiệm và phong cách làm việc của một cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ và quản trị văn phòng.

Được sự đồng ý của lãnh đạo Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà - Tổng Công ty Sông Đà, theo sự phân công của khoa, tôi về thực tập tại Phòng Tổ chức Hành chính của công ty từ ngày 19/7/2007. Mặc dù nội dung thực tập khá phức tạp, thời gian thực tập có hạn nhưng với sự quan tâm tạo điều kiện của đồng chí trưởng phòng, sự chỉ bảo hướng dẫn tận tình của các anh, chị công tác lâu năm trong phòng, sự giúp đỡ tận tình của giáo viên hướng dẫn cùng với sự nỗ lực của bản thân tôi đã hoàn thành tốt các yêu cầu của nội dung thực tập. Thông qua nghiên cứu, khảo sát và trực tiếp thực hành qua các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư, công tác lưu trữ và quản trị văn phòng của Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà tôi đã, hiểu được lý thuyết cơ bản và thực hành tốt các khâu nghiệp vụ. Những thu hoạch trong thời gian thực tập được trình bầy cụ thể trong báo cáo dưới đây.

Mặc dù đã rất cố gắng nhưng do thực tế công việc phức tạp, cũng như khả năng thể hiện còn hạn chế nên không tránh khỏi thiếu sót. Tôi rất mong được tiếp thu những ý kiến đóng góp, chỉ bảo của các thầy, cô giáo để báo cáo của tôi hoàn chỉnh hơn.

Nhân đây tôi cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành tới cán bộ công nhân viên phòng Tổ chức Hành chính, Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà, các Thầy giáo, Cô giáo của Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn đã tận tình giúp đỡ tôi hoàn thành báo cáo này.