Trong xu thế kinh tế hóa toàn cầu như hiện nay có rất nhiều công ty được thành lập để phục vụ nhu cầu kinh doanh sản xuất. Tuy nhiên trong điều kiện kinh tế khó khăn như hiện nay thì việc mở văn phòng làm việc để thực hiện giao dịch với đối tác đang là vấn đề khó khăn đối với các nhà đầu tư, bởi những yếu tố như chọn địa điểm, giá thuê mặt bằng, các trang thiết bị nội thất của văn phòng v.v Do đó dịch vụ văn phòng ảo đang là phương án khả thi đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, bởi vì văn phòng ảo có thể đáp ứng các yêu cầu cần thiết của một văn phòng làm việc thực sự và đồng thời khắc phục được những khó khăn khi doanh nghiệp mở văn phòng làm việc thực sự.

Dịch vụ văn phòng ảo đã được phát triển khá rầm rộ trên thế giới, còn ở Việt Nam vẫn còn khá mới mẻ, do vậy nhóm chúng tôi quyết định tìm hiểu đề tài “Văn phòng ảo thực trạng và giải pháp” để có thể hiểu rõ hơn nguyên tắc làm việc cũng như nhưng ưu thế mà dịch vụ này mang đến cho khách hàng so với văn phòng làm việc thực sự hiện nay. Hi vọng sau đề tài này sẽ giúp các bạn có thêm những hiểu biết mới về văn phòng ảo, một dịch vụ khá mới lạ nhưng đầy tiện ích.

Trong quá trình làm tiểu luận nhóm chúng tôi cũng không thể không tránh khỏi những thiếu sót nhất định. Rất mong nhận được sự đóng góp chân thành của quý thầy, cô cũng như tất cả các bạn để cho bài tiểu luận được hoàn thiện hơn.

Xin chân thành cám ơn!

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG ẢO

1.1.[FONT="] Khái niệm văn phòng.

Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.

1.2.[FONT="] Khái niệm văn phòng ảo.

Văn phòng ảo là văn phòng dùng để cho các chủ công ty, doanh nghiệp, tổ chức hay là một cá nhân thuê để mở công ty hoặc làm nơi giao dịch nhưng người thuê không phải là chủ sở hữu mà trong đó công ty kinh doanh văn phòng ảo sẽ trao cho người thuê quyền sử dụng toàn bộ văn phòng để làm việc theo thời gian thỏa thuận.

1.3.[FONT="] Những dịch vụ và lợi ích của văn phòng ảo.

1.3.1.[FONT="] Dịch vụ.

·[FONT="] Sử dụng số điện thoại riêng và tổng đài trả lời với tên công ty bạn.

·[FONT="] Sử dụng địa chỉ kinh doanh.

·[FONT="] Khu vực Tiếp tân.

·[FONT="] Chuyển tiếp fax, email, tin nhắn hoặc gửi thông báo theo yêu cầu của bạn.

·[FONT="] Sử dụng hệ thống phòng họp.

·[FONT="] Văn phòng làm việc với trang thiết bị hiện đại được sử dụng phù hợp nhu cầu kinh doanh.

·[FONT="] Sử dụng khu vực làm việc, khu vực tiếp khách và thư giãn.

1.3.2.[FONT="] Lợi ích.

·[FONT="] Giúp người thuê tiết kiệm được chi phí tối đa.

·[FONT="] Không mất nhiều thời gian để thiết lập một văn phòng.

1.4.[FONT="] Nguyên tắc hoạt động của văn phòng ảo.

·[FONT="] “Share office” (văn phòng chia sẻ): Chủ dịch vụ không chỉ cho một người thuê sử dụng mà còn cho nhiều người thuê sử dụng tại cùng một địa điểm.

·[FONT="] “Share cost” (chi phí chia sẻ): nhiều người thuê tại cùng một địa điểm nên chi phí được chia ra cho nhiều người với những gói cước tương ứng giúp người thuê tiết kiệm được tối đa chi phí.

1.5.[FONT="] Đối tượng thuê văn phòng ảo.

Có 3 đối tượng chính:

·[FONT="] Những người mới lập nghiệp.

·[FONT="] Các công ty mở văn phòng đại diện.

·[FONT="] Các công ty mở văn phòng giao dịch loại vừa và nhỏ.

1.6.[FONT="] Lý thuyết về ma trận SWOT.

[URL="http://www.saga.vn/view.aspx?id=2061"]Mô hình phân tích SWOT là một công cụ rất hữu dụng cho việc nắm bắt và ra quyết định trong mọi tình huống đối với bất cứ tổ chức kinh doanh nào. Viết tắt của 4 chữ Strengths (điểm mạnh), Weaknesses (điểm yếu), Opportunities (cơ hội) và Threats (nguy cơ), SWOT cung cấp một công cụ phân tích [URL="http://www.saga.vn/view.aspx?id=6704"]chiến lược, rà soát và đánh giá vị trí, định hướng của một công ty hay của một đề án kinh doanh.

SWOT phù hợp với làm việc và phân tích theo nhóm, được sử dụng trong việc lập kế hoạch kinh doanh, xây dựng chiến lược, đánh giá đối thủ cạnh tranh, tiếp thị, phát triển sản phẩm và dịch vụ