A. LỜI MỞ ĐẦU

Văn thư- Lưu trữ là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là công tác thường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý Hành chính Nhà nước.

Trong các cơ quan đơn vị công tác Văn thư- Lưu trữ luôn được quan tâm, bởi đó là công tác đảm bảo hoạt động quản lý Hành chính thông qua các văn bản- Tài liệu.

Làm tốt công tác công văn, giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan.

Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vực đều được hiện đại hoá, nền hành chính nhà nứơc cũng có sự phát triển để phù hợp.Với vai trò quan trọng của công tác Văn thư- Lưu trữ, trong lĩnh vực quản lý hành chính, Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm, đã và đang có những chủ chương chính sách ngày càng hiện đại công tác này, nhằm phục vụ tốt nhất cho hoạt động quản lý Nhà nước trong mỗi cơ quan.

Thực hiện phương châm “Học đi đôi với hành, lý thuyết đi dôi với thực tế”. Sau khi hoàn thành song chương trình truyền đạt lý thuyết cơ bản cho học sinh chuyên nghành Văn thư – Lưu trữ. Trường Đào tạo, Bồi dưỡng Cán bộ, Công Chức Nghành GTVT, đã tổ chức đợt thực tập kéo dài 7 tuần. Từ ngày 16/04/2007 đến ngày 01/06/2007 cho học sinh. Đợi thực tập này nhằm giúp cho học sinh xâm nhập thực tế học hỏi kiến thức, bổ sung cho phần lý luận nghiệp vụ chuyên môn đã học trên lớp.

Được sự đồng ý của nhà trường và sự tiếp nhận UBND Huyện Vĩnh Tường, tôi đã có đợt thực tập đúng quy định về thời gian cũng như việc thực hành các nội dung mà bản đề cương thực tập đã nêu ra.

Với thời gian thực tập không phải là dài nhưng đã đem lại cho tôi nhữngkết quả ý nghĩa quý giá, nhất là những kinh nghiệm thực tế mà tôi đã đúc rút được để bổ sung vào phần nghiệp vụ chuyên môn của mình dưói sự hướng dẫn giúp đỡ tận tình của Cán bộ Văn phòng trong đợt thực tập, tôi đã học được phong cách làm việc của một cán bộ Văn thư – Lưu trữ. Một công việc đòi hỏi sự nhẹ nhàng khéo léo, tế nhị giúp đỡ đắc lực cho lãnh đạo trong việc giải quyết các công việc hàng ngày.

Là một cán bộ Văn thư trong tương lai, đợt thực tập này đã trang bị cho mình một số kiến thức cơ bản. Trước hết là sự nhận thức rõ ràng về công tác Văn thư cũng như nhận thức được tầm quan trọng của công tác Văn thư đối với sự phát triển của Đất Nước, thấy được những bất cập trong công tác này ở cơ quan. Từ đó thấy được trách nhiệm, nghĩa vụ của thề hệ cán bộ trẻ như chúng tôi là rất lớn.

Đợt thực tập đã giúp tôi nhận ra được những điểm yếu của mình trong các khâu nghiệp vụ chuyên môn, sự thiếu kinh nghiệm trong quá trình thực hiện các thao tác, nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ, từ đây tôi có thể khắc phục được những lỗ hổng về kiến thức chuyên môn mà chương trình lý thuyết không thể đáp ứng đủ.

Có thể nói đợi thực tập đã giúp cho chúng tôi cụ thể hoá và nắm chắc hơn kiến thức của mình trưởng thành hơn, sau khi đã thực tập ở các cơ quan.

Báo cáo sau đây là kết quả của quá trình khảo sát thực tế cùng sự kết hợp với lý luận chuyên môn mà tôi đã đúc rút được tại cơ quan thực tập.

Báo cáo gồm 3 chương :

Chương 1: Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND Huyện Vĩnh Tường.

Chương 2: Quá trình khảo sát, thực hiện công tác Văn thư – Lưu trữ và quản trị văn phòng của Văn phòng UBND Huyện Vĩnh Tường

Chương 3: Thu hoạch bản thân.

MỤC LỤC

A. LỜI MỞ ĐẦU 1

B - NỘI DUNG 4

CHƯƠNG I: CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CÂU TỔ CHỨC CỦA UBND HUYỆN VĨNH TƯỜNG 4

I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ UBND HUYỆN VĨNH TƯỜNG 4

II - CHỨC NĂNG, NHIÊM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND HUYỆN VĨNH TƯỜNG. 4

1. Chức năng. 4

2. Nhiệm vụ, quyền hạn. 5

3. Cơ cấu tổ chức. 5

III - CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG UBND HUYỆN VĨNH TƯỜNG 6

1. Chức năng của Văn phòng UBND huyện Vĩnh Tường. 6

2. Nhiệm vụ. 6

a. Tham mưu tổ hợp. 6

b. Công tác hành chính tổ chức . 7

c. Công tác quản trị tài vụ. 7

3. Cơ cấu tổ chức . 7

CHƯƠNG II. CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRŨ VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI UBND HUYỆN VĨNH TƯỜNG 8

I. CÔNG TÁC VĂN THƯ 8

1. Quản lý chỉ đạo công tác Văn thư. 8

a. Quy trình soạn thảo. 9

b. Thể thức văn bản: 10

3.Quản lí văn bản. 13

3.1 Quản lý văn bản đi 13

3.2 Quản lý văn bản đến : 17

4. Quản lý và sử dụng con dấu. 21

5. Lập hồ sơ hiện hành. 22

II.QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG. 23

1. Mô hình văn phòng: 23

2. Tổ chức lao động khoa học Văn phòng và trang thiết bị Văn phòng. 24

III. CÔNG TÁC LƯU TRỮ. 25

1.Sự chỉ đạo về công tác Lưu trữ: 25

2. Công tác chỉnh lý khoa học tài liệu Lưu trữ: 26

CHƯƠNG III : THU HOẠCH BẢN THÂN 32

I. THU HOẠCH CỦA BẢN THÂN : 32

II. NHẬN XÉT, KIẾN NGHỊ. 33

1.Nhận xét : 33

2. Một số đề xuất kiến nghị: 37

C. KẾT LUẬN 39

D. PHỤ LỤC 4