Đề tài: Xây dựng hệ thống thông tin kế toán vật tư ở công ty cổ phần bột giặt và hoá chất Đức Giang

LỜI MỞ ĐẦU

Cùng với sự phát triển vượt bậc của khoa học kí thuật, tin học ngày càng trở thành một lĩnh vực quan trọng, thiết yếu trong thời đại ngày nay. Bất cứ một lĩnh vực nào cũng phải ứng dụng tin học để có thể nâng cao chất lượng các hoạt động. Đặc biệt là đối với các doanh nghiệp, việc ứng dụng tin học là bắt buộc nếu muốn tồn tại và đứng vững trên thị trường. Khối lượng công việc đồ sộ của các doanh nghiệp không thể không có sự trợ giúp của máy tính điện tử. Một máy tính điện tử giúp con người có thể thực hiện hàng trục triệu phép tính chỉ trong thời gian một giây, vì vậy giảm thiểu thời gian và công sức con người bỏ ra nên tiết kiệm chi phí nhân công, đồng thời có thông tin nhanh chóng, chính xác, kịp thời. Vì vậy, bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần ứng dụng tin hoc. Xuất phát từ xu thế chung của xã hội, hang loạt các phần mềm phục vụ sản xuất, kinh doanh, quản trị đã ra đời và để đáp ứng nhu cầu cấp thiết của các doanh nghiệp hiện nay. Thực tế cho thấy, từ khi áp dụng các phần mềm tin học, hoạt động quản lí ngày càng nhẹ nhàng, hiệu quả, chính xác và thực sự góp phần đem lại sự thành công to lớn cho các doanh nghiệp. Tuy nhiên, để có một phần mềm phù hợp nhất cho công tác quản lí và hoạt động của mỗi doanh nghiệp lại không phải là vấn đề dễ dàng.

Đối với một doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu là một yếu tố đầu vào quan trọng. Và việc quản lí nguyên vật liệu có tính chất quyết định tới tình hình sản xuất, giá thành sản phẩm, do đó ảnh hưởng tới doanh thu, lợi nhuận, hơn nữa còn ảnh hưởng tới sự phát triển ổn định của doanh nghiệp.

Xuất phát từ tầm quan trọng của công tác hạch toán vật tư trong doanh nghiệp sản xuất, em đã chọn đề tài “Xây dựng hệ thống thông tin kế toán vật tư ở công ty cổ phần bột giặt và hoá chất Đức Giang”.

Với mục tiêu xây dựng hệ thống quản lí nguyên vật liệu đạt hiệu quả cao hơn, đề tài đã nghiên cứu công tác hạch toán nguyên vật liệu trong điều kiên ứng dụng công nghệ thông tin. Do thời gian không cho phép và năng lực có hạn, em chỉ tập trung vào phân tích, thiết kế hệ thống hạch toán vật tư và thực hiện một số chức năng của chương trình, sử dụng ngôn ngữ lập trình và hệ quản trị cơ sở dữ liệu Visual Foxpro.

KẾT CẤU CỦA ĐỒ ÁN NGOÀI PHẦN MỞ ĐẦU VÀ KẾT LUẬN GỒM 3 CHƯƠNG.

Chương 1: Lý luận chung về phân tích thiết kế hệ thống thông tin và công tác kế toán chi tiết vật tư trong doanh nghiệp.

Chương 2: Tình hình thực tế công tác kế toán chi tiết vật tư tại công ty cổ phần bột giặt và hoá chất Đức Giang.

Chương 3: Giải pháp phân tích hệ thống thông tin kế toán chi tiết vật tư và thiết kế ứng dụng hệ thống kế toán chi tiết vật tư tại công ty cổ phần bột giặt và hoá chất Đức Giang.

Mặc dù đã nỗ lực hết sức để hoàn thành đồ án, nhưng vì thời gian không cho phép và kinh nghiệm, kiến thức còn hạn chế nên đồ án này còn nhiều thiếu sót. Em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của thầy cô, bạn bè để đồ án ngày càng hoàn thiện hơn.

PHẦN NỘI DUNG

CHƯƠNG 1

LÝ LUẬN CHUNG VỀ PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT TƯ TRONG DOANH NGHIỆP

1.1. HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG DOANH NGHIỆP

1.1.1. Hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp

Thông tin là dữ liệu được đặt vào một ngữ cảnh với một hình thức thích hợp và có lợi cho người sử dụng cuối cùng.

Hệ thống thông tin (HTTT) được xác định như một tập hợp các thành phần được tổ chức để thu thập, xử lí, lưu trữ, phân phối và biểu diễn thông tin và thông tin trợ giúp việc ra quyết định và kiểm soát trong một tổ chức. HTTT còn giúp các nhà quản lí phân tích chính xác hơn các vấn đề, nhìn nhận một cách trực quan những đối tượng phức tạp, tạo ra các sản phẩm mới.

HTTT quản lí là sự phát triển và sử dụng HTTT có hiệu quả trong một tổ chức. HTTT quản lí trợ giúp các hoạt động quản lí của tổ chức như lập kế hoạch, kiểm tra thực hiện, tổng hợp và làm các báo cáo, làm cho các quyết định của quản lí trên cơ sở các quy trình, thủ tục cho trước. Nó sử dụng dữ liệu từ các hệ xử lý giao dịch và tạo ra các báo cáo định kì hay theo yêu cầu.

Doanh nghiệp là một hệ thống gồm con người, thiết bị, nguyên liệu, dữ liệu, các chính sách và các thủ tục nhằm cung cấp các sản phẩm hoặc dịch vụ, với mục đích tạo ra lợi nhuận.

Ứng dụng HTTT và công nghệ có liên quan tới doanh nghiệp là một đối tượng rất rộng. Xem xét tính đa dạng của một doanh nghiệp và phạm vi công nghệ của những hệ thống thông tin hỗ trợ cho chúng. Có vô số những ứng dụng có thể áp dụng. Úng dụng HTTT quản lý trong Doanh nghiệp như:

- HTTT quản lý tiền lương

- HTTT quản lý nhân sự

- HTTT quản lý vật tư

- HTTT kế toán

- HTTT quản lý công văn đi - đến

1.1.2. HTTT quản lý vật tư trong doanh nghiệp

HTTT quản lý vật tư là một phân hệ thuộc HTTT quản lý kinh doanh và sản xuất nên cũng có những chức năng nhiệm vụ cơ bản của HTTT quản lý kinh doanh và sản xuất.

1.1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ

HTTT quản lý vật tư trợ giúp cho các hoạt động quản lý của tổ chức như lập kế hoạch, kiểm tra thực hiện, tổng hợp và làm các báo cáo về vật tư trên cơ sở các quy trình thủ tục cho trước. Từ đó góp phần làm cho qúa trình sản xuất kinh doanh của tổ chức được tốt hơn.

1.1.2.2. Tổ chức hệ thống thông tin quản lý vật tư

Với chức năng, nhiệm vụ như vậy, HTTT quản lý vật tư sẽ gồm các hệ thống thông tin chính:

Thông tin hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu: là thông tin về mức vật tư dự trữ cần cho kế hoạch sản xuất. Với các thông tin cụ thể về mức hàng dự trữ, kế hoạch sản xuất, báo giá của vật tư để có thể trả lời các vấn đề: vật liệu nào cần cho sản xuất, số lượng bao nhiêu, khi nào cần .

Thông tin Nhập kho, Xuất kho, Mức dự trữ: cung cấp thông tin về việc nhập vật tư, xuất vật tư cho sản xuất và tính toán lượng tồn để đảm bảo sẵn sàng vật tư cho quá trình sản xuất.

Thông tin Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch và sử dụng vật liệu: phản ánh việc sử dụng vật tư hiệu quả và đúng như kế hoạch đã đặt ra hay không để có những báo cáo và đánh giá chính xác một phần hoạt động của tổ chức.

1.1.3. Vòng đời phát triển một HTTT

HTTT được xây dựng là sản phẩm của một loạt các hoạt động được gọi là phát triển hệ thống. Quá trình phát triển một HTTT kể từ lúc nó sinh ra đến khi nó tàn lụi được gọi là vòng đời phát triển hệ thống. Vòng đời phát triển hệ thống là một phương pháp luận cho việc phát triển các HTTT