Hiện nay, việc quản lý công nghệ thông tin trở thành một điều kiện thiết yếu trong mọi hoạt động của toàn cầu; tại nơi làm vịêc thì qản lý công nghệ thông tin đã trở thành một yếu tố tạo ra lợi thế cạnh tranh.

Các công nghệ hiện có và các phương pháp được sử dụng để thúc đẩy thông tin gọi là quản lý tri thức. Còn thông tin lại được hiểu là những tri thức mới làm giàu kho tàng nhận thức cho người nhận tin. Nó được thụ cảm và đánh giá là có ích cho người ra quyết định trong quản trị kinh doanh.

Vậy thông tin là những tri thức mới, còn quản lý công nghệ thông tin là quản lý tri thức.

Trong nội tại của bất kỳ một công ty nào, công nghệ thông tin đều có thể được sử dụng để tối đa hoá lợi nhuận. Nhiệm vụ như: thư tín điện tử (e-mail) cho phép thông tin nhanh hơn; các cơ sở dữ liệu. được chia sẻ cho phép mọi người có thể tiếp cận tức thời và bình đẳng những thông tin được chuẩn hoá vào bất kỳ thời gian nào. Mạng nội bộ (intranet) cho phép trao đổi đồng bọ và trò chuyện trực tiếp … tổ chức mọi cong việc đó nhằm làm cho công ty có hiệu quả hơn và có khả năng cạnh tranh cao hơn là công việc của nhà quản lý công nghệ thông tin.

Muốn biết được phần mềm quản lý tri thức đem đến những ưu thế đặc thù nào cho các tổ chức hoạt động trên phạm vi toàn cầu thì trước hết chúng ta hải hiểu; tri thức là gì, quản lý tri thức là thế nào và tại sao tri thức lại có giá trị.

Tri thức: đó là sự hiểu biết có được qua chiêm nghiệm hay sự ngắn bó với vấn đề này. Tri thức còn được mô tả như một tập hợp nhiều mô hình mô tả nhiều đặc tính và hành vi trong mọi lĩnh vực. Tri thức chính là một kho báu không trọng lưọng mà con người ta có thể luôn mang trong đầu mình. Đồng thời tri thức có thể được lưu giữ theo nhiều quy trình có tổ chức, hay bằng các sản phẩm, phương tiện. hệ thống hoặc các tài liệu.

Trên thực tế có rất nhiều cách định nghĩa về tri thứ. Nhưng để phục bài viết này ta có thể định nghĩa định nghĩa như sau: tri thức là những ý tưởng và những hiểu biết mà những quy trình trong một tổ chức được sử dụng để hành động có hiệu quả nhằm thực hiện mục đích của tôt chức đó. Loại tri thức này rất cụ thể đối với tỏ chức đã tạo ra chúng.