MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

PHẦN THỨ NHẤT 3

KHÁI QUÁT VỀ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA 3

CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG SÔNG ĐÀ 3

I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức 3

1. Chức năng 5

2. Nhiệm vụ và quyền hạn 5

3. Cơ cấu tổ chức 7

II. Thực trạng công tác quản trị hành chính văn phòng 7

1. Khái quát về Phòng Tổ chức Hành chính 7

2. Công tác quản trị hành chính văn phòng 9

2.1. Cách bố trí nơi làm việc 9

2. 2. Cách tổ chức lao động 10

2.3. Trang thiết bị văn phòng 10

PHẦN THỨ HAI 12

CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 12

TẠI CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG SÔNG ĐÀ 12

I. Công tác văn thư 12

1. Tổ chức biên chế 12

2. Soạn thảo và ban hành văn bản 13

3. Quản lý công văn đi - đến 15

3.1. Đối với công văn đi 15

3. 2. Đối với công văn đến 16

4. Quản lý và sử dụng con dấu 18

5. Lập hồ sơ và lưu hồ sơ 19

II. Công tác lưu trữ 20

1. Vài nét về phông lưu trữ và sự chỉ đạo của Lãnh đạo công ty 20

2. Tình hình tổ chức khoa học và bảo quản tài liệu lưu trữ 21

2.1. Công tác thu thập và bổ sung tài liệu 21

2.2. Công tác phân loại tài liệu 22

2.3. Công tác xác định giá trị tài liệu 23

2.4. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 24

3. Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ 25

4. Ứng dụng tin học trong công tác lưu trữ 26

III. Kết quả thực tập thực tế 27

IV. Nhận xét, kiến nghị về các biện pháp khắc phục 29

1. Công tác văn thư 29

2. Công tác lưu trữ 31

PHẦN THỨ III. CÁC PHỤ LỤC 34

I. Lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử Phông lưu trữ Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà 34

1. Lịch sử đơn vị hình thành phông 34

2. Lịch sử phông 35

II. Phương án phân loại phông lưu trữ Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà 36

A. Đối với tài liệu hành chính: 37

B. Đối với tài liệu khoa học kỹ thuật 38

III. Bảng kê những tài liệu cần bảo quản lâu dài, vĩnh viễn 38

IV. Bảng kê các tài liệu trùng, thừa, hết giá trị (Từ 2001 – 2003) 39

V. Một số mẫu bìa hồ sơ, mục lục văn bản, chứng từ kết thúc…vv… 39