Đề tài: Quản lý nhân sự (lập trình Access)

LỜI MỞ ĐẦU

Xã hội ngày càng phát triển, thông tin ngày càng trở nên phong phú, đa dạng và phức tạp. Sự bùng nổ thông tin đã thực sự trở nên một vấn đề cấp thiết cần giải quyết. Công nghệ thông tin (CNTT) ra đời và phát triển nhằm sử lý những vấn đề trọng đại đó.

Ngày nay thật khó hình dung một ngành nghề hay một lĩnh vực nào mà CNTT không chen chân vào. Một trong lĩnh vực mà tin học tin học thâm nhập vào sâu và thu được những thàng tựu to lớn đó là lĩnh vực quản lý. Các phần mềm nối tiếp ra đời nhằm quản lý các vấn đề như kế hoạch, nhân sự, kế toán, tài vụ, quản lý hàng hoá đến việc bán hàng Tin học trong lĩnh vực này đã góp phần đáng kể làm giảm nhẹ công sức tiền bạc, giúp cho các nhà lãnh đạo đưa ra những quyết định đúng đắn ở tầm vĩ mô cũng như vi mô.

Nước ta trong những năm gần đây, lĩnh vực quản lý này đã được nhiều công ty phần mềm quan tâm giải quyết như phần mềm kế toán ACCNET của công ty Lạc Việt, phầm mềm quản lý khách sạn, kho của công ty FPT Đối với các công ty,các trường đại học, các phần mềm viết riêng cho mình để quản lý phù hợp với đặc trưng riêng cũng là một nhu cầu không thể thiếu được. Trường Đại học An Ninh Nhân Dân cũng có nhu cầu cấp thiết xây dựng một phần mềm nhằm quản lý nhân sự trong trường. Để đáp ứng nhu cầu nên em xây dựng chương trình “quản lý nhân sự” của trường nhằm tự động hoá các công việc trên giúp cho việc quản lý nhanh chóng và thuận tiện.

Hệ chương trình Quản Lý nhân sự trường Đại học An Ninh Nhân Dân em đã đề cập và giải quyết những vấn đề sau:

+ Quản lý các thông tin về hồ sơ (Tên cán bộ, trú quán.).

+ Quản lý các thông tin về khen thưởng (Tên, mã cán bộ.).

+ Quản lý các thông tin về kỷ luật (Tên, mã cán bộ.).

+ Đưa ra các thông tin cần tra cứu như tra cứu mã cán bộ, họ tên cán bộ.

+ Đưa ra các báo cáo về trình độ văn hoá,quá trình lương.

+ Đưa ra các cán bộ có trình độ ngoại ngữ khác nhau.

Trong bản luận văn này, em xin giới thiệu một chương trình được xây dựng bằng phần mềm Microsoft Access. Microsoft Access được chọn vì có thể tạo ra những giao diện đẹp trên môi trường Windows, thân thiện với người sử dụng đồng thời dễ dàng tạo các hàm, các thủ tục thoả mãn được những yêu cầu mềm dẻo linh hoạt.

Mặc dù rất cố gắng, nhưng do hạn chế về mặt thời gian, vừa khai thác phần mềm Microsoft Access, lại vừa xây dựng ứng dụng của mình. Phần mềm Micorosoft Access là phần mềm khá mới mẻ mà em không được học ở trường cũng như những kiến thức còn non yếu về chuyên ngành quản lý nhân sự nên bản luận văn này chắc chắn còn nhiều thiếu sót. Rất mong được sự góp ý của Thầy Cô, các bạn để điều chỉnh và hoàn thiện chương trình.

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN CỦA ĐỀ TÀI

I. MỘT SỐ KHÁI NIỆM VỀ QUẢN LÝ

Quản lý là một khái niệm chung dùng để chỉ việc điều hành hoạt động trong các tổ chức cơ quan nhà máy, xí nghiệp. nó đóng vai trò quan trọng là nhân tố quyết định sự tồn tại và phát triển của cơ quan, xí nghiệp.

Với trào lưu chung của thế giới hiện nay, phát triển không ngừng của nền kinh tế thị trường làm cho luồng khối lượng thông tin trở nên quá lớn điều đó càng làm cho công tác quản lý trở nên khó khăn và phức tạp về mọi phương diện.

Theo truyền thống việc giải quyết các nhiệm vụ quản lý thường dựa trên kinh nghiệm và trực giác của người lãnh đạo và quản lý. Nhưng ngày nay đứng trước nhiệm vụ đầy khó khăn và phức tạp của công tác quản lý với phương pháp cổ truyền không thể giải quyết kịp những công việc hàng ngày theo ý muốn vì chiếm quá nhiều thời gian. Đó chính là một trong những nguyên nhân gây nên sự kìm hãm pháp triển tài năng sáng tạo của các nhà quản lý. Trói buộc họ vào các công việc nhàm chán. Trong thực tế hiện nay để hoàn thành được nhiệm vụ chính trị kinh doanh. đòi hỏi phải đáp ứng kịp thời thông tin phải đầy đủ và chính xác. Điều đó cho thấy có phương tiện máy tính trợ giúp các nhà quản lý là hết sức cần thiết.

II. MỤC ĐÍCH CỦA ĐỀ TÀI:

Việc xây dựng chương trình "Quản lý nhân sự" của trường Đại học An Ninh Nhân Dân nhằm các mục đích như sau:

- Quản lý hồ sơ cán bộ.

- Cung cấp hệ thống thông tin phản ánh có hệ thống, khái quát và chi tiết vấn đề có liên quan đến đội ngũ nhân sự trong các phòng ban của trường.

Trên cơ sở thông tin của từng nhân sự trong từng phòng ban, cán bộ quản lý thực hiện các công việc sau:

+ Xây dựng hệ thống chương trình lưu trữ, tra cứu nhanh các thông tin với độ chính xác, tin cậy cao trong thời gian nhanh nhất.

+ Cung cấp nhanh chóng, đầy đủ chính xác thông tin theo yêu cầu của cán bộ quản lý, các cấp lãnh đạo có liên quan.

+ Xem trên màn hình các biểu mẫu báo cáo tổng quát hay chi tiết theo từng chức vụ.

+ Các đơn vị gửi báo cáo lên không phải thông qua nhiều công văn giấy tờ mà chỉ cần một đĩa mềm do hệ thống lưu trữ của các số liệu sau đó gửi lên trên, hệ thống sẽ tự động xử lý và in ra báo cáo.

Do đó mục đích của đề tài này là xây dựng cơ sở dữ liệu thống nhất cho việc quản lý và lưu trữ những thông tin về cán bộ của trường Đại học An Ninh Nhân Dân giúp cho việc tra cứu thông tin một cách nhanh chóng chính xác. Chương trình cho phép lưu trữ, thống kê, tra cứu, in các báo cáo theo yêu cầu của cán bộ quản lý.

III. CƠ SỞ CỦA ĐỀ TÀI

Dựa trên cơ sở chủ yếu sau:

- Những yêu cầu cụ thể về công việc của người quản lý của từng phòng ban của trường.

- Những góp ý đề nghị thêm của bản thân để làm cho việc quản lý nhân sự được gần gũi với tin học.

IV. BIỆN PHÁP THỰC HIỆN

Xây dựng một hệ thống thông tin quản lý hoàn chỉnh là một việc làm hết sức khó khăn chiếm nhiều thời gian và công sức cũng như về tài chính. Thông thường việc áp dụng tin học hoá trong việc quản lý phải dẫn tới đòi hỏi thực hiện hàng loạt các biện pháp to lớn về tổ chức cũng như thay đổi hình thức tài liệu, bảng biểu, thay đổi cơ cấu các cở quan chức năng, cách thức kiểm tra. không chỉ riêng bộ phận nào mà ở tất cả các bộ phận có liên quan.

Chương trình được thiết kế trên môi trường Access, một hệ quản trị cơ sở dữ liệu mới hiện nay. Với những mặt mạnh của nó so với phần mềm khác thì nó có nhiều ưu điểm vượt trội: Đa dạng, phong phú đặc biệt rất ít tốn kém, phù hợp với điều kiện kinh tế đối với các cơ quan hành chính có kinh tế eo hẹp, phù hợp với nghiệp vụ công tác hồ sơ.

CHƯƠNG II. CÁC KIẾN THỨC CƠ BẢN

I. HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

1. Khái niệm về hệ thống thông tin

- Hệ thống là một tập hợp có tổ chức của nhiều phần tử.

Ví dụ: Hệ mặt trời , hệ triết học.

- Phần tử là những thành phần hợp thành hệ thống tổng thể. Như vậy phần tử rất đa dạng thậm chí rất khác nhau.

Ví dụ: Người, thiết bị đều là những phần tử

Một phần tử có thể đơn giản hoặc phức tạp. Đặc biệt bản thân một phần tử có thể là một hệ thống con. Do vậy các hệ thống thường có tính phân cấp.

Ví dụ : Thế giới Quốc gia Tỉnh/Thành phố Thị xã Huyện.

- Tính tổ chức của hệ thống có nghĩa là trong hệ thống tồn tại một tập hợp các mối ràng buộc.

Ví dụ : Hệ thống hành chính thì mối ràng buộc là sự phân quyền các quan hệ về đoàn thể, các quan hệ về nhân sự.

Các quan hệ đó có thể là ổn định lâu dài hoặc là các quan hệ tạm thời. Khi chúng ta quan tâm đến một hệ thống là chúng ta quan tâm đến các quan hệ ổn định lâu dài.Tuy nhiên các quan hệ tạm thời không phải là không quan trọng.

+ Khi chúng ta nói đến tính ổn định của hệ thống thì điều này không có nghĩa là hệ thống bất biến. Tính biến động của hệ thống thể hiện ở hai mặt sau:

- Sự tiến triển : Các phần tử của một hệ thống bao gồm chính nó và các quan hệ của nó có thể phát sinh tăng trưởng suy thoái hoặc biến mất.

- Sự hoạt động : Các thành phần cả hệ thống cùng cộng tác với nhau nhằm thực hiện một mục đích chung của hệ thống.

Thường những hệ thống biến động là những hệ thống hướng đích. Điều này thể hiện ở chỗ hệ thống nhận những cái vào và biến đổi ở những cái ra.

- Hệ thống kinh doanh và hệ thống dịch vụ : là những hệ thống của con người nhằm mục đích kinh doanh, dịch vụ.

- Các hệ thống con của hệ thống kinh doanh, dịch vụ bao gồm ba hệ thống con :

+ Hệ thống nghiệp vụ: Bao gồm người, phương tiện, phương pháp trực tiếp tham gia quá trình biến đổi luồng vào thành luồng ra.

+ Hệ thống quyết định: Bao gồm người, phương tiện, phương pháp tham gia vào việc đề xuất các quyết định.

+ Hệ thống thông tin: Bao gồm người, phương tiện, phương pháp tham gia vào quá trình xử lý thông tin.

Các công việc xử lý thường là thu nhập, kiểm tra, lưu trữ, tìm kiếm, loại bỏ các thông tin, truyền đạt các thông tin. Đây chính cũng là các vấn đề mà chúng ta cần quan tâm.

2. Vai trò và nhiệm vụ của hệ thống thông tin :

Hệ thống thông tin đóng vai trò trung gian giữa bên trong và bên ngoài hệ thống và giữa các hệ thống con