Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại

Xí nghiệp sửa chữa tàu 81

LỜI MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài:

Trong thời đại tự động hóa ở trình độ cao thúc đẩy sự bùng nổ thông tin, đẩy

nhanh xu hướng toàn cầu hóa đặt các quốc gia nói chung, các tổ chức, doanh

nghiệp nói riêng trước những thời cơ và nhiều thách thức mới. Điều này đòi hỏi

các nhà lãnh đạo phải có óc sáng tạo, linh hoạt, áp dụng nhiểu chính sách phù hợp

và thích ứng kịp thời để đạt được nhiều mục tiêu của tổ chức. Để giúp lãnh đạo,

nhà quản lý tập trung hoàn thành việc điều hành quản lý có hiệu lực và hiệu quả;

giải phóng người lãnh đạo khỏi những công việc sự vụ, giấy tờ thì người lãnh đạo

nói riêng và các cơ quan, tổ chức nói chung cần phải có bộ phận trợ giúp chững

công việc trên, đó chính là văn phòng. Ngoài việc trợi giúp lãnh đạo trong việc đưa

ra quyết định hay hướng đi đúng đắn; văn phòng còn là một mắt xích quan trọng,

là cầu nối các bộ phận trong cơ quan, giữa các cơ quan với nhau và giữa cơ quan

với người dân. Vì vậy để có thể thực hiện tốt được những nhiệm vụ được giao thì

công tác văn phòng phải được quan tâm, phải luôn cập nhật những cái mới, những

tiến bộ về khoa học công nghệ.

Mặt khác, Công nghệ thông tin còn là một trong sáu ngành Công nghệ cao

cùng với Công nghệ sinh học, Công nghệ vật liệu mới, Công nghệ năng lượng,

Công nghệ vũ trụ và Công nghệ đại dương. Nó được coi là con tàu vĩ đại để chở

nền văn minh công nghiệp tiếp tục phát triển trong thế kỷ 21 mà ở đó Công nghệ

thông tin được coi như người điều khiển, người cầm lái quan trọng trên con tàu vĩ

đại ấy.

Công nghệ thông tin không chỉ tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh

của các doanh nghiệp, không chỉ có trong các ngành nghề kỹ thuật mà nó còn có

mặt ngay trong hoạt động quản lý hành chính Nhà nước. Hoạt động của văn phòng

cũng có sự góp mặt của Công nghệ thông tin. Chính công nghệ thông tin đã giúp

cho các hoạt động của văn phòng ngày càng được cải tiến, bộ máy văn phòng ngày

càng được cải thiện, năng suất lao động ngày càng được nâng cao. Chính nhờ có

máy móc, phương tiện kỹ thuật hiện đại nên đã giúp cho quá trình giải quyết công

việc được nhanh chóng và đem lại hiệu quả cao, đáp dứng được yêu cầu công

nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước. Vì vây, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào

hoạt động văn phòng của các cơ quan, tổ chức và ngay cả trong đời sống hàng

ngày của con người là điều hết sức cần thiết. Điều này đòi hỏi các nhà quản lý, các

nhà lãnh đạo phải có chiến lược thích hợp, sao cho vừa có thể áp dụng được

phương tiện kỹ thuật hiện đại vào các hoạt động của văn phòng mình, vừa tiết kiệm

được chi phí và đem lại hiệu suất công việc cao nhất, đáp ứng được yêu cầu công

việc mà cơ quan, tổ chức mình đặt ra.

Chính vì Công nghệ thông tin có tầm quan trọng đối với hoạt động của công

tác văn phòng như vậy, mặt khác qua thời gian thực tập tại Xí nghiệp sửa chữa tàu

81 em nhận thấy vấn đề ứng dụng Công nghệ thông tin, áp dụng các phương tiện

kỹ thuật hiện đại cà các hoạt động của văn phòng mặc dù đã có nhiều cố gắng

nhưng vẫn còn hạn chế, thiếu sót và chưa đem lại hiệu quả cao. Qua đây, em xin

mạnh dạn đề xuất một vài ý kiến nhằm là hoàn thiện hơn các hoạt động của văn

phòng. Vì vậy, em đã chọn đề lài bài khóa luận tốt nghiệp của mình là: “Ứng dụng

công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81”.

2. Mục đích, nhiệm vụ, yêu cầu:

Đề tài khóa luận nhằm đạt được những mục đích sau:

- Tìm hiểu cơ sở lý luận về văn phòng và việc ứng dụng Công nghệ thông tin

vào hoạt động văn phòng.

- Phân tích, đánh giá thực trạng việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào hoạt

động văn phòng, thấy rõ những ưu điểm và hạn chế nhằm chỉ ra những vấn đề cần

nghiên cứu, giải pháp để ứng dụng Công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng

tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81

3. Phạm vi, đối tượng nghiên cứu:

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của khóa luận là lý thuyết về văn phòng và

thực tiễn các hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp, cụ thể:

- Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của Xí nghiệp cũng như việc ứng dụng

Công nghệ thông tin vào công tác văn phòng.

- Đánh giá việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác văn phòng từ đó

tìm ra ưu, nhực điểm của việc ứng dụng Công nghệ thông tin đó. Đồng thời chỉ ra

các nguyên nhân của chúng.

- Trên cơ sở đó đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả

việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp.

- Nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển.

4. Phương pháp nghên cứu:

Khóa luận có sử dụng một số phương pháp nghiên cứu chủ yếu sau:

- Phương pháp duy vật biện chứng

- Phương pháp điều tra quan sát

- Phương pháp thống kê

- Phương pháp phân tích tổng hợp

- Phương pháp so sánh và đối chiếu

Khóa luận tốt nghiệp ngoài lời mở đầu, kết luận, phụ lục và tài liệu tham

khảo, bố cục bài khóa luận được chia thành 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về văn phòng và việc ứng dụng Công nghệ thông tin

vào hoạt động văn phòng.

Chương 2: Thực trạng việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào hoạt động văn

phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81.

Chương 3: Một số giải pháp nâng cao viêc ứng dụng công nghệ thông tin vào

hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81