KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG QUY TRÌNH MUA HÀNG

Nội dung nghiên cứu quy trình

- Chức năng của quy trình

- Mục tiêu của quy trình

- Rủi ro của quy trình

- Cơ chế kiểm soát áp dụng

- Một số rủi ro và cơ chế kiểm soát tương ứng

- Quy trình nghiệp vụ & hệ thống chứng từ

- Quy chế hoá các nội dung của quy trình qua “Quy chế nghiệp vụ mua hàng”

Các chức năng cơ bản

- Mua hàng

- Trả tiền hàng

- Ghi nhận & báo cáo

Mục tiêu của quy trình

- Mua hàng :=> Mua đúng, mua đủ, mua kịp thời theo sự phê duyệt mua hàng

- Trả tiền :=> Trả đúng, trả đủ, trả kịp thời số tiền thực sự phải trả cho người cung cấp

- Ghi nhận & báo cáo (N – X – T v.tư & công nợ)=> đúng, đủ, kịp thời, ngắn gọn và rõ ràng theo yêu cầu báo cáo cho các đối tượng

Mục tiêu chức năng mua hàng

- Mua đúng : đúng theo sự phê duyệt về :

+ Đúng hàng (về tên hàng, quy cách, phẩm chất của hàng và sự mô tả hàng)

+ Đúng nhà cung cấp

+ Đúng giá (càng thấp thì càng tốt và cao nhất là giá nào đó)

- Mua đủ : đủ số lượng theo phê duyệt

- Mua kịp thời : kịp thời hạn thanh toán đã cam kết với nhà cung cấp

Mục tiêu chức năng trả tiền :

- Trả đúng :

+ Đúng nhà cung cấp

+ Đúng hàng đã mua

+ Đúng giá đã thõa thuận

- Trả đủ : đủ số tiền thật sự nợ nhà cung cấp

- Trả kịp thời : kịp thời hạn thanh toán đã cam kết với nhà cung cấp

Mục tiêu chức năng ghi nhận & báo cáo :

- Phải ghi nhận & báo cáo được :

+ Chi tiết tình hình N – X – T của từng thứ, từng loại vật tư của bất cứ thời kỳ nào vào bất cứ thời điểm nào.

+ Chi tiết tình hình công nợ phải trả đối với tất cả NCC, từng nhà cung cấp, cùng với việc phân tích tuổi nợ, hạn mức tín dụng tối đa được hưởng, khả năng chấp nhận của NCC

Một cách đúng, đủ, kịp thời, ngắn gọn và rõ ràng.

Rủi ro của quy trình

- Yêu cầu hàng không đúng nhu cầu

- Mua không đúng hàng

- Mua không đúng nhà cung cấp

- Mua giá cao

- Mua không đủ số lượng (thực tế ít hơn so với chứng từ, hay do khan hiếm không có hàng để mua)

- Hàng nhập về không kịp tiến độ sản xuất

- Đến hạn trả tiền không có tiền trả hoặc không đủ tiền trả

- Trả tiền nhầm NCC

- Trả nhầm lô hàng mua

- Trả tiền nhầm giá so với giá đã thõa thuận

- Báo cáo sai, không đủ các loại báo cáo, báo cáo không kịp thời, báo cáo quá dài dòng, báo cáo trình bày lộn xộn không rỏ ràng, khó hiểu.

Phân loại rủi ro & xác định nguyên nhân

- Rủi ro môi trường kinh doanh

+ Rủi ro từ nhà cung cấp

+ Rủi ro do chính trị, kinh tế, xã hội, KHCN

- Rủi ro hoạt động

+ Vi phạm quy chế nghiệp vụ mua hàng

+ Rủi ro liên quan đến tài sản từ nguyên do