Văn bản là một phương tiện ghi lại, truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ hay một ký hiệu nhất định. Trong hoạt động của cơ quan, tổ chức nhà nước nói chung và các cơ quan hành chính nhà nước nói riêng, văn bản vừa được coi là một trong những sản phẩm của quá trình quản lý, đồng thời văn bản cũng được nhìn nhận như một phương tiện hữu hiệu, phục vụ đắc lực và có hiệu quả cho hoạt động quản lý. Hoạt động quản lý hành chính nhà nước là hoạt động mang tính chất thường xuyên, liên tục; thực hiện chức năng quản lý trên mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Do đó, trong suốt quá trình quản lý, từ việc chỉ đạo, điều hành đến tổ chức, thi hành và tổng kết thực hiện đều gắn liền với các văn bản.

Quản lý là một quá trình và văn bản từ khi được ban hành cũng được tổ chức và đi theo một lộ trình thích hợp, góp phần tham gia và hỗ trợ vào việc duy trì, triển khai thực hiện các hoạt động của cơ quan HCNN. Vấn đề đặt ra là cần có nhận thức sâu sắc về vai trò, chức năng của văn bản, thực hiện sự quản lý chặt chẽ đối với sản phẩm, phương tiện này. Thực tế cho thấy trong hoạt động của các cơ quan HCNN, công tác quản lý văn bản nếu được tổ chức, thực hiện một cách hợp lý, nghiêm túc và khoa học sẽ góp phần:

- Đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, phục vụ cho mục đích, nhu cầu giải quyết công việc. Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của cơ quan khi cần thiết.

- Giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc và giải quyết, xử lý nhanh chóng các vấn đề (trên cơ sở các văn bản, tài liệu đã được kiểm tra, tập hợp ). Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra, giám sát công việc một cách có hệ thống, theo đó sẽ góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý.

- Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng quan trọng, những thông tin bí mật về hoạt động của cơ quan. Đồng thời công tác quản lý văn bản cũng là cơ sở để tổng hợp tình hình văn bản của cơ quan, tổ chức.

Xuất phát từ những lẽ trên có thể thấy được sự cần thiết của công tác quản lý văn bản trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức hành chính nhà nước.

Trong tiến trình đẩy mạnh cải cách nền hành chính quốc gia, thiết lập hệ thống các mục tiêu, tiêu chí và các nhiệm vụ tối ưu nhằm đưa nền hành chính nhà nước từng bước hiện đại; đảm bảo tính hiệu lực, hiệu quả của bộ máy quản lý; cải cách thể chế theo hướng phù hợp; xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức có đủ phẩm chất đạo đức và năng lực chuyên môn để đáp ứng nhu cầu công việc và nâng cao chất lượng phục vụ của mình. Để tổ chức và thực hiện các vấn đề nêu trên sẽ có sự tham gia và hỗ trợ rất lớn của hệ thống các văn bản, đặc biệt là văn bản quản lý. Do đó, làm tốt công tác quản lý văn bản cũng là tiền đề để đảm bảo cho hoạt động quản lý diễn ra thông suốt; đảm bảo hiệu lực, hiệu quả quản lý hành chính nhà nước trong giai đoạn đẩy mạnh công cuộc cải cách hành chính hiện nay. Yêu cầu đặt ra đối với mỗi cơ quan cũng như đội ngũ cán bộ công chức là cần có nhận thức đúng đắn về vị trí và vai trò của công tác quản lý văn bản, từ đó nhằm đề ra những cách thức, biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác này thực sự đi vào nề nếp và được đảm bảo thực hiện có chất lượng và hiệu quả.

CHƯƠNG I

TỔNG QUAN VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN THANH XUÂN VÀ VĂN PHÒNG ỦY BAN

I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND QUẬN THANH XUÂN

1. Chức năng, nhiệm vụ của UBND quận

2. Cơ cấu tổ chức của UBND quận

II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG HĐND-UBND QUẬN THANH XUÂN

1. Chức năng, nhiệm vụ của Văn Phòng HĐND-UBND quận

2. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng

CHƯƠNG II

TÌNH HÌNH THỰC HIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND QUẬN THANH XUÂN

I. KHÁI QUÁT MỘT SỐ VẤN ĐỀ LIÊN QUAN ĐẾN CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND QUẬN THANH XUÂN

1. Sự chỉ đạo của UBND quận Thanh Xuân đối với công tác quản lý văn bản

2. Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác quản lý văn bản

3. Đội ngũ cán bộ, công chức chịu trách nhiệm chính trong thực hiện nghiệp vụ quản lý văn bản

4. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản

5. Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng tại UBND quận

II. THỰC TẾ THỰC HIỆN QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND QUẬN THANH XUÂN

1. Quản lý văn bản đi

2. Quản lý văn bản đến

3. Lưu trữ và bảo quản văn bản, tài liệu

CHƯƠNG III

MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND QUẬN THANH XUÂN

I. NHẬN XÉT

1. Những kết quả đạt được

II. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QL VĂN BẢN TẠI UBND QUẬN THANH XUÂN

1. Hoàn thiện công tác thể chế

2. Về tổ chức bộ máy và nhân sự

3. Tăng cường đầu tư về cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác

4. Từng bước nâng cao chất lượng dịch vụ, sản phẩm trong công tác quản lý văn bản

5. Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra việc thực hiện công tác quản lý văn bản