Khoa công nghệ thông tin

---------------.---------------

Bài tập lớn

Môn: Phân tích thiết kế hệ thống

Đề bài: Quản lí công văn

Mục Lục

Phần 1 : Khảo sát hệ thống hiện tại 2

1.1 Quản lý công văn đến: 2

1.2) Quản lý công văn đi: 3

1.3) Quản lý lưu trữ, cung cấp thông tin: 3

II. Các loại biểu mẫu, báo cáo. 4

*Một số khó khăn hiện nay của hệ thống hiện tại 8

Phần 2: Xây dựng hệ thống mới 9

Phần 1 : Khảo sát hệ thống hiện tại

- Mô tả nghiệp vụ của công tác quản lý công văn của cán bộ chuyên trách văn phòng(văn thư) – thống kê của trường THCS

- Trong việc quản lý công văn, giấy tờ, ta xác định được các nghiệp vụ chính như sau: quản lý công văn đến; quản lý công văn đi; quản lý lưu trữ, cung cấp thông tin về công văn phục vụ cho cấp lãnh đạo.

1.1 Quản lý công văn đến:

- Quy trình quản lý công văn đến gồm: tiếp nhận và đăng ký công văn đến; phân phối công văn đến cho các đơn vị, cá nhân có liên quan để giải quyết; giải quyết công văn đến; theo dõi tình hình quản lý công văn đến (lập báo cáo, thống kế, nhắc nhở).

- Công văn đến có thể là do cơ quan gửi đến hoặc cá nhân gửi đến.

- Tất cả công văn đến được cán bộ chuyên trách văn phòng – thống kê ghi vào sổ công văn đến, sau đó sẽ phân loại công văn thành các loại: công văn được chuyển trực tiếp đến bộ phận nào hoặc công văn là loại thông báo, chỉ thị, đơn từ khiếu nại.

- Sau đó công văn sẽ được chuyển đến những người có liên quan.

- Các cán bộ chuyên trách sẽ xem xét công văn, nếu tự giải quyết được họ sẽ phê ký rồi sẽ trình lên Hiệu trưởng, nếu không tự giải quyết được, cần có sự đồng ý giải quyết của cán bộ khác thì họ sẽ ký để chuyển đi. Nội dung của công văn sau khi ký bao gồm: chuyển cho ai (nếu công văn cần chuyển đi), thời hạn giải quyết, ngày ký (ký duyệt hoặc chuyển đi).

- Cán bộ chuyên trách văn phòng – thống kê dựa vào nội dung để ghi những thông tin vào sổ công văn và chuyển công văn đi.

Nếu công văn là những thông báo thì cán bộ chuyên trách văn phòng – thống kê sẽ soạn thảo, trình Hiệu trưởng, nếu được họ sẽ ban hành công văn đi.

Công văn đến có các thông tin:

STTCV: số thứ tự công văn (do phường ghi).

Số CV: là số ghi trên công văn, nếu công văn là do 1 cơ quan gửi.

Ngày CV: ngày ghi trên công văn.

Ngày đến: ngày phường nhận công văn.

Ngày vào sổ:

Người ký: có thể là người viết đơn nếu do cá nhân gửi; có thể là lãnh đạo của cơ quan nếu do cơ quan gửi.

Ghi chú: số trang, tài liệu đính kèm .

Trích yếu nội dung: tóm tắt nội dung của văn bản.

1.2) Quản lý công văn đi:

Quy trình quản lý công văn đi gồm: soạn thảo công văn đi; ban hành và gửi công văn đi; vào sổ công văn; theo dõi hồi báo, theo dõi thực hiện, triển khai công văn đi (lập báo cáo, thống kê, nhắc nhở).

– Công văn sẽ được soạn thảo bởi một người được sự phân công của cán bộ chuyên trách. Sau khi soạn thảo xong, công văn sẽ được trình lên lãnh đạo để ký duyệt hoặc tự nhân viên văn thư ký nếu nằm trong quyền hạn của mình.

– Công văn đã được ký sẽ được in ấn và nhân bản (copy) và sẽ được cán bộ chuyên trách văn phòng – thống kê đóng dấu và gửi đi.

– Cán bộ chuyên trách văn phòng – thống kê tiến hành các công việc: đóng dấu, vào sổ công văn đi, lưu bản gốc, làm thủ tục gửi công văn đến các địa chỉ cần thiết.

Những công văn đi cần theo dõi hồi báo được xác định rõ trong nội dung công văn. Các công văn đến là hồi báo của một công văn đi nhất định được xác định rõ ở tiêu đề của công văn.

Công văn đi có các thông tin:

Số CV: số của công văn đi.

Ngày CV: ngày gửi công văn đi.

Người nhận: có thể là cá nhân hoặc lãnh đạo của một cơ quan.

Người ký: người chịu trách nhiệm xử lý công văn.

Ghi chú: số trang, tài liệu đính kèm .

Trích yêu công văn: tóm tắt nội dung