1.3. Quan niệm về chức năng lưu trữ

Theo truyền thống, các nhà lưu trữ được xem là những người được giao nhiệm vụ “giữ gìn” những tài liệu lưu trữ có giá trị trường tồn, và người ta thường cho rằng chức năng được giao cho tổ chức lưu trữ, đương nhiên, là một tổng thể của các chức năng thích hợp với nhiệm vụ đó. Tuy nhiên, có thể dễ dàng nhận ra rằng các chức năng được giao cho các tổ chức lưu trữ khác nhau thường có xu hướng, phụ thuộc vào truyền thống văn hoá, thẩm quyền pháp lý và thậm chí là các quyết định chính trị. Như vậy, chẳng hạn ở tầm quốc gia, một số tổ chức lưu trữ có vai trò là nơi tiếp nhận tài liệu lưu trữ - ở giai đoạn khá muộn trong vòng đời của những tài liệu đó - và các tổ chức đó chỉ tập trung nỗ lực của mình vào việc sắp xếp, chỉnh lý, mô tả, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu. Trong những trường hợp khác, các lưu trữ quốc gia được giao nhiệm vụ xác định giá trị và lựa chọn các tài liệu để bổ sung hoặc thậm chí là đặt ra các tiêu chuẩn trong việc bảo quản và quản lý tài liệu ở trong giai đoạn hiện hành của chúng.

Khi mà các nhà lưu trữ đã và đang bắt đầu xem xét việc chức năng của các tổ chức lưu trữ có thể và cần phải được thực thi như thế nào trong điều kiện tài liệu điện tử thì người ta đã ý thức được rằng hiện tồn tại một quan niệm rộng hơn về chức năng lưu trữ (chức năng lưu giữ tài liệu lưu trữ), mà chỉ một phần trong đó đã được thực hiện theo truyền thống bởi các nhà lưu trữ hay các tổ chức lưu trữ.

Quan điểm về chức năng lưu trữ đó như sau: Chức năng lưu trữ là tập hợp các hoạt động liên đới góp phần thực hiện thành công những mục tiêu về xác định, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và bảo đảm cho tài liệu có thể tiếp cận khai thác sử dụng và hiểu được