Văn bản quản lý nhà nước có vai trò rất quan trọng trong hoạt động quản lý. Các cơ quan nhà nước từ Trung ương đến địa phương đều sử dụng văn bản như những phương tiện chủ yếu, là cơ sở pháp lý để điều hành công việc.Văn bản quản lý nhà nước không những là phương tiện ghi lại và truyền đạt thông tin, các quyết định trong quản lý mà còn thể hiện mối quan hệ giữa cơ quan nhà nước cấp trên với cơ quan trực thuộc, giữa các cơ quan nhà nước với nhau, và giữa cơ quan nhà nước với các tổ chức, công dân, thể hiện phương thức, lề lối làm việc của từng cơ quan.

Nghị quyết Hội nghị lần thứ 5 Ban chấp hành TW Đảng khóa IX khẳng định: “Các cơ sở xã, phường, thị trấn là nơi tuyệt đại bộ phận nhân dân sinh sống, cư trú. Hệ thống chính trị cơ sở có vai trò quan trọng trong việc tổ chức và vận động nhân dân thực hiện đường lối chính sách của Đảng, pháp luật của nhà nước, tăng cường khối đại đoàn kết toàn dân, phát huy quyền làm chủ tập thể của nhân dân , huy động mọi khả năng phát triển KTXH, tổ chức cuộc sống của cộng đồng dân cư”.

ủy ban nhân dân cấp xã phường thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần dảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ Trung ương đến địa phương. Đồng thời, để thực hiện chức năng QLNN của mình, UBND ban hành nhiều loại văn bản như văn bản QPPL, văn bản hành chính thông thường, văn bản chuyên môn kỹ thuật… Như vậy, văn bản QLNN cấp xã phường có vai trò rất quan trọng.

Tuy nhiên, hiện nay hoạt động ban hành văn bản của các cơ quan QLNN còn bộc lộ nhiều hạn chế, đặc biệt là các cơ quan nhà nước ở địa phương. Theo Báo cáo số 164/CP-XDPL ngày 10 tháng 11 năm 2005 của Chính phủ về tình hình soạn thảo, ban hành và kiểm tra văn bản QPPL, văn bản không đảm bảo về căn cứ pháp lý là trên 20%; sai về tên cơ quan ban hành, sai số, ký hiệu văn bản chiếm tỷ lệ trên 15%; sai về thể thức và kỹ thuật trình bày chiếm khoảng 50%; sai về ký, đóng dấu văn bản chiếm từ 5-6%; thiếu chuẩn xác về ngôn ngữ chiếm 60%-70%. Như vậy, tỷ lệ văn bản thiếu chuẩn xác về ngôn ngữ là rất lớn. Một trong những hạn chế đó là việc sử dụng ngôn ngữ trong các văn bản QLNN không đúng văn phong hành chính-công vụ như dùng từ đa nghĩa, sử dụng từ thuộc phong cách khẩu ngữ, dùng từ ngữ địa phương, câu mơ hồ, lủng củng… Do tính chất không rõ ràng, mơ hồ của từ ngữ, những nội dung bị bóp méo, xuyên tạc trong văn bản nên đ• gây những hậu quả nhất định trong hoạt động quản lý nhà nước.