Một cơ quan cần quản lý các tài sản, thiết bị hiện có của đơn vị mình. Để thuận lợi cho việc quản lý mỗi loại tài sản, thiết bị thuộc một nhóm chủng loại nào đó. Mỗi nhóm chủng loại gồm những thông tin như: Mã nhóm, Tên nhóm.

Các thông tin cơ bản về tài sản, thiết bị được quản lý của cơ quan thường bao gồm: Mã tài sản, thiết bị, Tên tài sản, Thiết bị, Ngày tháng nhận, Số hiệu tài sản, Đơn vị tính, Nguyên giá, Tỷ lệ hao mòn, Hiện trạng.

Tài sản, thiết bị mà cơ quan quản lý nếu cần được nâng cấp để phù hợp hoặc tiện dụng hơn cho công việc của cơ quan thì quá trình nâng cấp cần những thông tin về: Ngày nâng cấp và nội dung nâng cấp