1. Mô tả thực trạng thực tế của hệ thống cũ

Trong quá trình khảo sát thực tế từ hệ thống Quản lý thư viện Trường ĐHDL Hải Phòng. em thu nhận được một số vấn đề sau:

Hệ thống Quản lý thư viện Trường ĐHDL Hải Phòng là một trong những hệ thống Quản lý thư việnlớn của hệ thống các thư viện trong thành phố Hải Phòng. Công tác quản lý “Thư viện ” tại Trường ĐHDL Hải Phòng thời gian trước khi tin học hoá chưa phát triển thì công việc quản lý chủ yếu dùng phương pháp thủ công, tức là quản lý trên các giấy tờ sổ sách dẫn đến việc lưu giữ rất cồng kềnh, gây tốn nhiều thời gian, công sức và thiếu độ chính xác . Do đó, công việc quản lý sử dụng phương pháp thủ công sẽ không đáp ứng được nhiệm vụ và mục tiêu của hệ thống và nó cũng gây ảnh hưởng rất lớn tới năng suất, chất lượng và hiệu quả của công việc. Để khắc phục các nhược điểm trên đây, đồng thời nhờ vào sự phát triển nhanh chóng của Công nghệ.thông tin thì xây dựng một chương trình quản lí hệ thống “Thư viện” giúp cho công tác quản lí là một nhu cầu cần thiết cấp bách hiện nay để tự động hóa công tác

2.Yêu cầu của hệ thống mới

Trong thời kì tin học phát triển ,để khắc phục nhược điểm trên đây Trường ĐHDL HP cần phải xây dựng một hệ thống quản lí “Thư viện”đáp ứng yêu cầu trên của hệ thống và nó cũng góp phần giúp cho nhân viên giảm bớt thời gian theo dõi bằng ssỏ sách giấy tờ ,làm việc trên máy tính sẽ nhanh chóng chính xác và thuận tiện.

3.Mô tả qui trình hoạt động của hệ thống

Khi thư viện có nhu cầu nhập sách thì thủ thư sẽ lập ra danh mục sách cần mua để trình nhà trường duyệt ,sau khi truong duyet thủ thư sẽ lập phiếu mua sách va gửi tới nhà cung cấp . Khi Nhà cung cấp cung cấp sách cho thư viện thu thư sẽ tiếp nhận sách và lập phiếu thanh toán gửi nhà cung cấp .Sách được xử lí trước khi cho vào kho.

Quá trình mượn sách của độc giả là giáo viên và sinh viên có nhu cầu đọc tại phòng thư viện và mượn về nhà đều thực hiện theo quy tắc sau: độc giả viết tên sách cần mượn lên phiếu mượn sách rồi chuyển vào phòng mượn sách đăng ký mượn sách và trinh thẻ sinh viên ,thủ thư sẽ kiểm tra thông tin phiếu và kiểm tra sách nếu sách có trong kho thì độc giả sẽ được mượn sách .Thư viện trường làm việc theo giờ hành chính từ thứ 2 đến thứ 7,buổi sáng từ 7h30-11h,buổi chiều từ 14h-17h. Đối với sách mượn đọc tại phòng đọc thì không thu bất cứ 1 lệ phí nào.Nhưng nếu mượn sách khỏi phòng đọc thì sẽ thực hiện thu phí theo bảng tính phí mượn sách cho tới thời hạn trả sách .Giới hạn 1 sinh viên mượn tối đa là 10 đầu sách trong 1 lần mượn. độc giả đến mượn sách đều phải theo nội quy quy định của thư viện:

+Trả sách đúng kỳ hạn định.Thời gian hạn định khi mượn sách là 1 kỳ học.Nếu vi phạm thời gian quy định sinh viên phảI bị phạt tiền sách là 500 đồng /1 ngày cộng với tiền mượn ban đầu.

+Sách bị mất hay hỏng so với ban đầu khi mượn lập biên bản phải bồi thường gấp đôi tiền sách in trên bìa cộng với tiền mượn sách ban đầu.

+Sinh viên chỉ có thể mượn thêm sách khi đã hoàn trả hết hoặc 1 phần số sách đã mượn.

+Khi trả sách thủ thư sẽ kiểm tra sách và kiểm tra thông tin người mượn và ghi sổ trả sách ,ghi phiếu thanh toán cho sinh viên

Cuối ngày hệ thống sẽ phải tổng hợp các hoá đợn sổ sách và tình hình hoạt động cho ban lành đạo khi có yêu cầ