MỤC LỤC

Phần một: Giới thiệu bài toán 1

Phần hai: Khảo sát và Phân tích nghiệp vụ 2

I. Khảo sát hiện trạng 2

1. Khảo sát tại trung tâm thông tin thư viện trường ĐHSPHN 2

2. Khảo sát tại phòng thông tin_thư viện khoa CNTT, ĐHSPHN. 9

3. Đề xuất hệ thống mới 10

II. Phân tích 13

1. Phân tích hệ thống về chức năng 13

2. Phân tích hệ thống về dữ liệu 23

Phần ba: Thiết kế hệ thống 26

I. Thiết kế tổng thể 26

1. Phân biệt ranh giới thủ công – máy tính 26

2. Phân chia hệ thống thành các hệ thống con 26

3. Kiến trúc hệ thống 27

II. Thiết kế chi tiết 27

1. Thiết kế kiểm soát 27

2. Thiết kế dữ liệu 27

3. Thiết kế chi tiết chức năng 30

Phần một: Giới thiệu bài toán

Sử dụng máy tính để quản lý thư viện đã trở nên phổ biến ở nhiều trường đại học trên cả nước. Tuy nhiên đối với việc quản lý một phòng thông tin_thư viện nhỏ trong phạm vi một khoa thuộc một trường đại học chưa được quan tâm và đầu tư thích đáng. Có những cuốn sách chuyên ngành chỉ ở thư viện khoa mới có, nhưng do chưa có sự quản lý tốt của phòng thông tin_thư viện nên rất ít khi sinh viên được đọc những cuốn sách đó. Cán bộ quản lý phòng thông tin_thư viện cũng chưa quản lý tốt các đầu sách, tài liệu…như việc xếp giá, đánh kí hiệu sách… Do vậy phòng thông tin_thư viện cần được quản lý tốt hơn bằng việc tăng cường hoạt động chuyên môn nghiệp vụ trong việc xử lý tài liệu, xếp giá và hình thức hoạt động, quản lý độc giả, quản lý sách…để đáp ứng tài liệu học tập, nghiên cứu của sinh viên và cán bộ trong khoa.

Phần hai: Khảo sát và Phân tích nghiệp vụ

I. Khảo sát hiện trạng

1. Khảo sát tại trung tâm thông tin thư viện trường ĐHSPHN

1.1 Giới thiệu chung về tổ chức, cơ sở vật chất

Lịch sử phát triển của Trung tâm thông tin_thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội (ĐHSPHN) luôn gắn liền với quá trình xây dựng và phát triển của trường ĐHSP Hà Nội hơn 50 năm qua. Thư viện đã đóng góp một phần không nhỏ vào sự nghiệp đào tạo ra đội ngũ giáo viên có chất lượng cao ở tất cả các cấp học.

Với chức năng chính là nghiên cứu, thu thập, bổ sung, xử lý, thông báo nhằm cung cấp thông tin tư liệu về các lĩnh vực khoa học cơ bản, khoa học giáo dục và ứng dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật, Thư viện đã góp phần tích cực vào công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học của nhà trường. Với tư cách là “Giảng đường thứ hai”, Thư viện đã đáp ứng được nhu cầu thông tin tư liệu, giáo trình, sách tham khảo cho các chuyên ngành đào tạo cũng như các lĩnh vực tri thức khác.

Trong những năm gần đây, cùng với chủ trương đa dạng hoá các loại hình đào tạo là sự thay đổi phương thức phục vụ của Thư viện trường ĐHSP Hà Nội. Chính vì vậy, lượng bạn đọc đến Thư viện ngày càng đông, kéo theo số tài liệu được sử dụng cũng tăng lên, vòng quay của sách ngày càng lớn. Cụ thể trong những tháng cao điểm có tới 36.000 lượt bạn đọc đến Thư viện và số tài liệu được phục vụ hơn 20.000 cuốn. Hiệu suất sử dụng tài liệu tiếng Việt lên tới 80-90% và tiếng nước ngoài là 20-30%.

Vốn tài liệu

Thư viện có vốn tài liệu phong phú và đa dạng: Sách, báo, tạp chí, luận án, luận văn, băng hình, băng tiếng, đĩa CD_ ROM với tổng số là: 450.000 cuốn, cụ thể:

• Tạp chí: 25.000 cuốn.

• Tài liệu tra cứu: 3.500 cuốn.

• Luận án, luận văn: 8.242 cuốn.

• Tài liệu dạng sách: 415.847 cuốn.

o Sách tiếng Việt: 303.119 cuốn.

o Sách tiếng Anh: 24.728 cuốn.

o Sách tiếng Nga: 85.000 cuốn.

o Sách các ngôn ngữ khác: 3.000 cuốn.

• Tài liệu điện tử:

o Băng Video: 85 băng.

o Băng catssette: 140 băng.

o Đĩa CD-ROM: 402 đĩa.

• Cơ sở dữ liệu: Tổng số 47.396 biểu ghi, trong đó:

o CSDL sách: 28.793 biểu ghi.

o Tạp chí: 819 biểu ghi.

o Bài trích tạp chí: 10.921 biểu ghi.

o Luận án, luận văn: 5.734 biểu ghi.

o Đề tài NCKH: 930 biểu ghi.

Đối tượng độc giả:

Ngoài đối tượng phục vụ chính là sinh viên, nghiên cứu sinh và cán bộ giáo viên, Thư viện còn phục vụ đối tượng là học sinh các lớp chuyên do trường ĐHSP Hà Nội đào tạo và một số là bạn đọc ngoài trường khi có nhu cầu tài liệu của Thư viện. Hiện tại có tới khoảng 12.000 bạn đọc làm thẻ tại Thư viện, trong đó có 8.148 thẻ là sinh viên, còn lại là cán bộ, giáo viên, cao học, nghiên cứu sinh và các đối tượng khác.

Các phương thức phục vụ

Bạn đọc hiện nay đến Thư viện được đọc, mượn tài liệu với các hình thức tra cứu khác nhau: Trên máy tính, trên mục lục truyền thống, qua thư mục thông báo sách mới. Hình thức phục vụ cũng được mở rộng như hệ thống kho đóng (thủ thư tự đi lấy tài liệu cho bạn đọc), kho mở (bạn đọc tự tìm tài liệu trên giá) giúp bạn đọc có thể tự lựa chọn tài liệu mình cần và nhiều khi trong quá trình lựa chọn tài liệu giúp bạn đọc nảy sinh những nhu cầu mới.

Đội ngũ cán bộ

Thư viện hiện nay gồm có 34 cán bộ công nhân viên.

Cơ sở vật chất, trang thiết bị

• Mặt bằng diện tích

Thư viện là một ngôi nhà gồm 4 tầng với tổng diện tích sử dụng gần 5.000m2 được thiết kế dành riêng cho hoạt động đặc thù của Thư viện. Phần lớn diện tích nói trên được ưu tiên dành cho các phòng phục vụ. Hệ thống các phòng được bố trí như sau:

o Tầng 1: Phòng Giám đốc, phòng Nghiệp vụ, phòng Làm thẻ, phòng Mượn sách giáo trình, phòng Bảo vệ và các phòng dịch vụ khác.

o Tầng 2: Phòng Mượn sách tham khảo, phòng Đọc báo_Tạp chí mở, phòng Hội thảo.

o Tầng 3: Phòng Đọc sách kho đóng, phòng Đọc sách kho mở.

o Tầng 4: Phòng Đọc báo_tạp chí, luận án kho đóng; phòng khai thác Internet, phòng đọc đa phương tiện.

• Trang thiết bị

o Phần mềm chuyên dùng: Hiện nay Thư viện đang sử dụng phần mềm Libol của công ty cổ phần công nghệ Tinh Vân với 11 module chính đảm bảo cho việc hoạt động đồng bộ dây chuyền thông tin tư liệu của Thư viện. Hiện nay đã đưa vào hoạt động 5 module chính là: OPAC (tra cứu), bổ sung, biên mục, lưu thông (mượn trả) và quản lý bạn đọc.

CSDL tài liệu: 43.396 biểu ghi.

CSDL bạn đọc: 8.148 biểu ghi.

o Hệ thống máy vi tính: Toàn bộ hệ thống máy tính phục vụ các chức năng cơ bản như quản lý Cơ sở dữ liệu, tra tìm tài liệu và phục vụ bạn đọc qua hệ thống phương tiện nghe, nhìn hiện đại. Hiện nay, Thư viện có 140 máy tính được nối mạng (số lượng lớn chủ yếu để phục vụ bạn đọc tra cứu tài liệu và truy cập Internet) và 4 máy chủ với các bộ lưu điện, chống sét.

o Hệ thống thiết bị: Hệ thống máy in mạng (8 máy); máy in lazer độc lập (4 máy); máy photocopy (5 máy); máy in mã vạch (4 máy); đầu đọc mã vạch (12 bộ); máy in thẻ từ (2 máy).

Hệ thống camera quan sát, hệ thống báo cháy được đặt tại các phòng phục vụ và các tầng.

Về cơ bản, các trang thiết bị của Trung tâm Thông tin Thư viện hiện nay đã có đủ điều kiện để vận hành được theo mô hình của Thư viện hiện đại.

Cơ cấu của Trung tâm Thông tin_ Thư viện trường ĐHSPHN:

Ban Giám đốc: Có trách nhiệm điều hành toàn bộ hoạt động của Thư viện và chịu trách nhiệm trước trường ĐHSPHN về đơn vị của mình.

Hệ thống các phòng ban chức năng: Gồm các phòng: Nghiệp vụ, phòng Đọc, phòng Mượn và phòng Tin học.