Qua khảo sát thực tế thực trạng nghiệp vụ quản lý hồ sơ và điểm của sinh viên như sau: • Việc lưu trữ các thông tin như: thông tin sinh viên, điểm… Đều tiến hành thủ công bằng sổ sách và các chứng từ với một số lượng lớn và lưu trữ nhiều năm, chính vì vậy gây ra nhiều khó khăn cho công tác quản lý, tốn nhiều thời gian và công sức cho người trực tiếp điều hành. • Khi lưu trữ bằng phương pháp truyền thống việc sữa đổi gặp nhiều khó khăn. • Tốn nhiều nhân lực, kinh tế. • Việc quản lý trên giấy tờ thủ công khiến việc tra cứu, tìm kiếm thông tin sinh viên, thống kê thông tin sinh viên trở nên rất khó khăn và bất tiện.Và có thể dẫn đến nhầm lẫn, mất mát thông tin sinh viên.