Xuất phát từ yêu cầu cấp thiết của thực tiễn, tại hầu hết các đơn vị nghiên cứu của nước ta hiện nay vẫn còn quản lý theo phương thức truyền thống. Đó là cách quản lý và lưu trữ trên giấy tờ, sổ sách. Phương thức này có rất nhiều hạn chế:

• Chi phí khá lớn cho việc mua nguyên liệu (giấy tờ, sổ sách, tư liệu…).

• Đặc điểm của các nguyên liệu rất nhanh hỏng do đó thường xuyên phải thay thế, nâng cấp mỗi lần như vậy sẽ rất tốn kém về chi phí đầu tư, thời gian và sức lực…

• Hoạt động quản lý rất mất thời gian cho cả người quản lý lẫn người tra cứu tìm tài liệu, thông tin…mà hiệu quả đặt được lại không cao.

Trong thời đại CNTT bùng nổ, máy tính đã được sử dụng hầu hết trong các cơ quan tổ chức. Theo đó các tài liệu, giấy tờ…đã được chuyển sang lưu trữ dưới dạng tài liệu điện tử.

Ý thức được tầm quan trọng đó các sản phẩm phần mềm quản lý tài liệu nhằm phục vụ cho công cuộc tin học hóa, hiện đại hóa hệ thống, cụ thể là hệ thống quản lý và hoạt động của các viện nghiên cứu một cách khoa học và hiệu quả nhất. Với đặc tính: Sử dụng dễ dàng, thuận lợi, tổ chức lưu trữ hiệu quả và đặc biệt là khả năng tìm kiếm tài liệu nhanh chóng.

Với yêu cầu cấp thiết của thực tiễn và lợi ích của việc áp dụng CNTT em đã chọn khóa luận với đề tài: “Xây dựng hệ thống quản lý tài liệu điện tử cho các Viện nghiên cứu” với mục đích hỗ trợ quản lý điều hành và các công việc tác vụ liên quan đến dữ liệu, tài sản của Viện nghiên cứu.

Chương I: Những vấn đề chung

Chương II: Giải pháp và công nghệ phần mềm

Chương III: Phân tích thiết kế hệ thống quản lý tài liệu điện tử cho Viện nghiên cứu

Chương IV: Giới thiệu về hệ thống quản lý tài liệu điện tử

Kết luận