TÓM TẮT ĐỀ TÀI

Đây là một đề tài về lĩnh vực nhân sự, cụ thể là về qui trình tuyển dụng. Với mục đích thâm nhập thực tế để ứng dụng những lý thuyết đã học từ ghế nhà trường và mong muốn giúp cho qui trình tuyển dụng của công ty Lê Phan ngày càng hồn thiện hơn, sinh viên đã quyết định thực hiện đề tài này.

Bằng cách khảo sát qui trình tuyển dụng hiện tại (thông qua bảng câu hỏi và phỏng vấn trực tiếp các nhân viên và các nhà quản lý công ty Lê Phan) để biết được thực trạng của qui trình tuyển dụng bao gồm các khuyết điểm, các vấn đề còn chưa hiệu quả. Từ đó dựa trên cơ sở lý thuyết để đưa ra những đề xuất cải tiến qui trình phù hợp nhất với điều kiện của công ty.

Thông qua đề tài, sinh viên đã có những đề xuất về qui trình như: bổ sung vào qui trình các giai đoạn lập kế hoạch tuyển dụng, bước phỏng vấn sơ bộ, kiểm tra trắc nghiệm và hồn thiện một số biểu mẫu cho các hoạt động của qui trình. Ngồi ra các bảng mô tả công việc của một số vị trí tuyển thường xuyên cũng đã được thiết lập.

Kết quả thực hiện của đề tài sẽ được Ban giám đốc công ty xem xét hồn chỉnh để đưa vào áp dụng trong công tác tuyển dụng. Bên cạnh đó, đề tài cũng có thể được sử dụng như một tài liệu tham khảo cho việc qui trình hóa các hoạt động quản lý nhân sự khác tại công ty.

MỤC LỤC

Đề mục Trang

Nhiệm vụ luận văn

LỜI CẢM ƠN i

MỤC LỤC iii

DANH SÁCH BẢNG BIỂU vi

DANH SÁCH HÌNH VẼ vii

DANH SÁCH CHỮ VIẾT TẮT VÀ THUẬT NGỮ viii

CHƯƠNG 1 MỞ ĐẦU 1

1. LÝ DO HÌNH THÀNH ĐỀ TÀI 1

2. MỤC TIÊU ĐỀ TÀI 4

3. PHẠM VI ĐỀ TÀI 4

4. CƠ SỞ LÝ THUYẾT 4

5. MÔ HÌNH NGHIÊN CỨU 5

CHƯƠNG 2 CƠ SỞ LÝ THUYẾT 8

2.1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC: 8

2.1.1. Khái niệm: 8

2.1.2. Các vấn đề nghiên cứu của quản trị nguồn nhân lực: 8

2.1.3. Các chức năng của quản trị nguồn nhân lực: 8

2.2. PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC VÀ XÂY DỰNG BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC: 10

2.2.1. Khái niệm: 10

2.2.2. Ý nghĩa của việc phân tích công việc: 10

2.2.3. Những thông tin cần thu thập trong phân tích công việc: 11

2.2.4. Nội dung, trình tự thực hiện phân tích công việc: 12

2.2.5. Nội dung bảng mô tả công việc: 12

2.2.6 Nội dung bảng tiêu chuẩn công việc: 13

2.3. QUI TRÌNH TUYỂN DỤNG: 13

2.3.1. Khái niệm: 13

2.3.2. Phân loại các nguồn tuyển dụng: 14

2.3.2. Phân loại các nguồn tuyển dụng: 15

2.3.3. Nội dung trình tự của qui trình: 18

2.3.4. Các tiêu chí đánh giá hiệu quả tuyển dụng: 23

CHƯƠNG 3 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY XÂY DỰNG LÊ PHAN 24

3.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN 24

3.2 SẢN PHẨM CHÍNH 25

3.3 BỘ MÁY TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY 26

3.3.1 Phòng đầu tư & phát triển 27

3.3.2 Phòng Hành Chánh 27

3.3.3 Phòng nhân sự: 27

3.3.4 Phòng Kế Tốn 27

3.3.5 Phòng Cung ứng 27

3.3.6 Phòng Kinh Doanh 27

3.3.7 Phòng Thị Trường 27

3.3.8 Phòng Quản lý thi công 28

3.4 TÌNH HÌNH NHÂN SỰ VÀ QUI TRÌNH TUYỂN DỤNG CỦA CÔNG TY: 28

3.4.1 Tình hình nhân sự: 28

3.4.2 Về qui trình tuyển dụng của công ty Lê Phan: 28

3.5 TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY 32

CHƯƠNG 4 THỰC TRẠNG QUI TRÌNH TUYỂN DỤNGTẠI CÔNG TY LÊ PHAN 34

4.1 TỔNG QUAN VỀ MẪU KHẢO SÁT 34

4.2 PHƯƠNG THỨC VÀ CÔNG CỤ PHÂN TÍCH BẢNG CÂU HỎI KHẢO SÁT 36

4.3 BỐ CỤC CỦA BẢNG CÂU HỎI 36

4.4 KẾT QUẢ PHÂN TÍCH BẢNG CÂU HỎI 36

4.4.1. Nguồn ứng viên: 37

4.4.2. Phương thức thông báo tuyển dụng 37

4.4.3. Các yếu tố đã thu hút các ứng viên nộp đơn ứng tuyển 38

4.4.4. Bước khó khăn nhất khi ứng tuyển 39

4.4.5. Nội dung của buổi phỏng vấn 40

4.4.6. Không khí của buổi phỏng vấn 40

4.4.7. Thời gian phỏng vấn trải qua 41

4.4.8. Thông tin được cung cấp trong buổi phỏng vấn 43

4.4.9. Các vấn đề về thử việc 43

4.4.10. Sự thú vị của công việc 45

CHƯƠNG 5 HỒN THIỆN QUI TRÌNH TUYỂN DỤNG 47

5.1. KẾ HOẠCH TUYỂN DỤNG: 49

5.2. PHIẾU YÊU CẦU TUYỂN DỤNG 49

5.3. SỰ XEM XÉT CỦA PHÒNG NHÂN SỰ 50

5.4. PHÊ DUYỆT: 50

5.5. GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ TUYỂN DỤNG 50

5.6. NGUỒN ỨNG VIÊN VÀ PHƯƠNG THỨC THÔNG BÁO TUYỂN DỤNG 51

5.7. VỀ THU NHẬN VÀ NGHIÊN CỨU HỒ SƠ 53

5.8. PHỎNG VẤN SƠ BỘ 54

5.9 KIỂM TRA, TRẮC NGHIỆM 54

5.10. BƯỚC PHỎNG VẤN SÂU 55

5.11. THỬ VIỆC VÀ ĐÁNH GIÁ SAU THỬ VIỆC 57

5.12. RA QUYẾT ĐỊNH TUYỂN CHỌN: 58

5.13. HỒN THIỆN KHÁC: 59

CHƯƠNG 6 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 68

6.1 KẾT LUẬN 68

6.2 KIẾN NGHỊ 68

PHỤ LỤC 70

PHỤ LỤC 1 CÁC BIỂU MẪU CHO TUYỂN DỤNG 70

Phụ lục 1.1 BẢN KẾ HOẠCH TUYỂN DỤNG 70

Phụ lục 1.2 PHIẾU YÊU CẦU TUYỂN DỤNG HIỆN NAY 71

Phụ lục 1.3 PHIẾU YÊU CẦU TUYỂN DỤNG KIẾN NGHỊ 72

Phụ lục 1.4 TÓM TẮT MÔ TẢ CÔNG VIỆC DÀNH CHO ỨNG VIÊN DỰ TUYỂN 73

Phụ lục 1.6 THƯ MỜI PHỎNG VẤN 76

Phụ lục1.7 PHIẾU PHỎNG VẤN VÀ ĐỀ NGHỊ THỬ VIỆC 77

Phụ lục 1.8 BẢNG ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ PHỎNG VẤN ĐỀ NGHỊ 78

Phụ lục 1.9 CHƯƠNG TRÌNH THỬ VIỆC ĐỀ NGHỊ 79

Phụ lục 1.10 BẢNG ĐÁNH GIÁ NĂNG LỰC LÀM VIỆC CỦA NHÂN VIÊN THỬ VIỆC HIỆN TẠI 81

Phụ lục 1.11 BẢNG ĐÁNH GIÁ SAU THỜI GIAN THỬ VIỆC ĐỀ NGHỊ 82

Phụ lục 1.12 HƯỚNG DẪN TUYỂN DỤNG 84

PHỤ LỤC 2 BẢNG CÂU HỎI 87

PHỤ LỤC 3 NỘI DUNG PHỎNG VẤN CÁC NHÀ TUYỂN DỤNG: 90

TÀI LIỆU THAM KHẢO 91

CHƯƠNG 1

MỞ ĐẦU

1. LÝ DO HÌNH THÀNH ĐỀ TÀI

Tài sản có giá trị nhất của một doanh nghiệp là nguồn nhân lực, và cũng vì năng lực của nhân viên là nền tảng cho việc hồn thành đúng tất cả các chức năng hoạt động của doanh nghiệp, do vậy phần lớn doanh nghiệp đều chú trọng vào công tác tuyển dụng để có thể lựa chọn nhân lực tốt nhất bổ sung cho lực lượng lao động hiện có của doanh nghiệp.

Công ty xây dựng Lê Phan là một trong những doanh nghiệp có uy tín trong lĩnh vực sản xuất bê tông trộn sẵn. Liên tục trong gần 10 năm qua, họ là đơn vị dẫn đầu thị phần của thị trường bê tông trộn sẵn tại thành phố Hồ Chí Minh và các tỉnh lân cận. Qui mô của họ không ngừng mở rộng. Điều đó chứng tỏ họ đang hoạt động rất thành công, mặc dù đối thủ của họ là những công ty có tiềm năng rất lớn như Holcim, Lafarge... (những thương hiệu xuyên quốc gia rất mạnh trong lĩnh vực sản xuất bêtông trộn sẵn trên thế giới). Một trong những nguyên nhân đó là do Công ty rất chú trọng tới việc tuyển dụng nhân sự. Qua khảo sát thực trạng, sơ bộ tóm tắt qui trình tuyển dụng của Công ty như sau :

Nhìn chung qui trình tương đối đầy đủ và khép kín nhưng trong thực tế đã phát sinh các tồn tại sau đây :

1. Công ty không công bố rộng rãi nhu cầu tuyển dụng qua các kênh thông tin mà chủ yếu tìm nguồn từ sự giới thiệu, tra cứu nhu cầu tìm việc trên mạng nên số lượng hồ sơ dự tuyển không nhiều. Do vậy phòng nhân sự không có nhiều sự lựa chọn thông qua quá trình phỏng vấn, gây ra chất lượng của nguồn nhân lực dần dần không cao.

Điều này được thể hiện qua các con số kết quả tuyển dụng 36 nhân viên nghiệp vụ cho văn phòng Công ty và các nhà máy mới hoạt động trong 9 tháng vừa qua (xem sơ đồ ở trang 3):

- Tổng số người được gọi nộp hồ sơ dự tuyển là 144 người, nhưng số người đến nộp hồ sơ là 132 người, như vậy tỷ lệ hồ sơ dự tuyển/số đề nghị được tuyển là 132/36 = 3,6.

Tỷ lệ này là tương đối thấp nếu so sánh với tỷ lệ trung bình thông thường là vào khoảng từ 8 đến 10 và có nhiều Công ty lớn, tỷ lệ này là số hàng chục, hàng trăm. Đó là chưa kể đến ở giai đoạn lọc bằng cách tiếp xúc và xem xét hồ sơ, bộ phận nhân sự chỉ tuyển chọn được 97 ứng viên có hồ sơ hợp lệ và đủ tiêu chuẩn để vào phỏng vấn, tỷ lệ lọc sơ bộ là 73% và tỷ lệ người phỏng vấn / chỉ tiêu tuyển là 2,7.

2. Công tác phỏng vấn còn sơ sài, chưa xây dựng ngân hàng câu hỏi, tiêu chí lựa chọn dành cho ứng viên và người phỏng vấn, thể hiện sự thiếu chuẩn bị và chuyên nghiệp trong việc trắc nghiệm và phỏng vấn ứng viên. Do vậy, số nhân viên được chọn qua phỏng vấn vào thử việc chỉ có 60% được tuyển chính thức :

- Tỷ lệ nhân viên được tuyển sau đợt phỏng vấn là 51 người / 97 người được phỏng vấn, tỷ lệ đạt 52% (bình quân chưa đến 2 người phỏng vấn đã có 1 người được thử việc)

- Sau khi thử việc, chỉ còn 36 người được giữ lại tiếp tục làm việc. Như vậy 15 người (51 – 36 = 15) không vượt qua được đợt thử việc một phần là do quá trình phỏng vấn không đủ tốt để phát hiện ra họ, những người không phù hợp với công việc.

3. Công ty chưa thực hiện hồn chỉnh việc phân tích công việc, nên chưa xây dựng bảng mô tả công việc sát với nhu cầu thực tế, do vậy chưa xác định đầy đủ yêu cầu năng lực ứng viên dẫn đến sau khi tuyển dụng chính thức, không ít nhân viên được tuyển phải đào tạo bổ sung hoặc chậm được giao việc chính thức: Trong số 36 nhân viên được tuyển chính thức, sau 3-6 tháng đã có 9 nhân viên, trưởng bộ phận đề nghị đào tạo bổ sung nghiệp vụ thông thường như anh văn, marketing, kỹ thuật bêtông..., 3 nhân viên xin thôi việc vì cho là công việc thấp hơn trình độ của họ. Điều đó gây tốn kém về chi phí đào tạo và tuyển dụng bổ sung cho công ty do việc tuyển dụng không tốt.

Dưới đây là sơ đồ kết quả tuyển dụng trong 9 tháng đầu năm 2007 của Công ty

(Nguồn số liệu do Phòng nhân sự Công ty Lê Phan cung cấp)

Từ trước đến nay do chỉ đầu tư chiều sâu, nguồn nhân lực tuyển dụng hàng năm không lớn, những tồn tại trên chưa bộc lộ rõ nét, nay với yêu cầu phát triển nhân lực ngày càng cao (năm 2006 là 600 nhân viên, dự kiến năm 2007 tăng lên 800 nhân viên và năm 2008 là 1.000 nhân viên - tỉ lệ nhân viên có trình độ cao đẳng trở lên cần chiếm tỷ lệ ít nhất là 15%), và trong bối cảnh đang có dấu hiệu cho thấy khan hiếm nguồn nhân lực có kỹ năng trên thị trường lao động, việc hồn thiện qui trình tuyển dụng với Công ty Lê Phan là điều cần thiết. Có lẽ cũng do nhận thức được yêu cầu cấp bách cần khắc phục các tồn tại đó, từ tháng 9/2007, Công ty đã tách tổ nhân sự ra khỏi phòng Hành chánh để thành lập Phòng nhân sự chuyên trách việc tuyển dụng và đào tạo nhân viên, đồng thời mong muốn từng bước nâng tầm và chuyên nghiệp hố công tác tuyển dụng nhân sự .

Chính vì vậy, với cơ hội có thể nghiên cứu một đề tài thực tế hữu dụng cho việc định hướng nghề nghiệp trong tương lai, cùng với sự yêu thích lãnh vực quản trị nhân sự, đề tài “Hoàn thiện qui trình tuyển dụng nhân sự tại Công ty xây dựng Lê Phan” đã được chọn làm nội dung chính của luận văn này.

2. MỤC TIÊU ĐỀ TÀI

- Xác định ưu nhược điểm của qui trình tuyển dụng hiện tại của Công ty xây dựng Lê Phan.

- Sau đó, hiệu chỉnh bổ sung để đưa ra một qui trình tuyển dụng mới hồn thiện hơn nhằm khắc phục các nhược điểm của qui trình hiện tại, đồng thời có tính khả thi và phù hợp với điều kiện hoạt động thực tế của Công ty.

3. PHẠM VI ĐỀ TÀI

- Đề tài tập trung vào qui trình tuyển dụng của Công ty xây dựng Lê Phan. Đây là khâu quan trọng trong chiến lược quản trị nguồn nhân lực của Công ty.

- Thời gian hồn thành là 3 tháng.

4. CƠ SỞ LÝ THUYẾT

- Lý thuyết về Phân tích công việc và xây dựng bảng mô tả công việc

- Lý thuyết về quá trình tuyển dụng

- Lý thuyết đánh giá hiệu quả tuyển dụng qua một số tiêu chí thông dụng

- Lý thuyết về kỹ năng chuẩn bị trắc nghiệm và phỏng vấn trong tuyển dụng

5. MÔ HÌNH NGHIÊN CỨU

Bước 1: Khảo sát thực trạng qui trình tuyển dụng

Xác định thực trạng qui trình tuyển dụng bằng việc nghiên cứu qui trình tuyển dụng hiện tại và kết quả thực tế triển khai các bước của qui trình trong thời gian qua, thông qua việc thu thập tài liệu, số liệu thống kê liên quan đến tuyển dụng, phỏng vấn các cán bộ quản lý có liên quan đến việc tuyển dụng, kết hợp với bảng câu hỏi thăm dò ý kiến của các nhân viên đã được tuyển dụng đúng theo qui trình.

Bước 2: Phân tích đánh giá ưu nhược điểm qui trình hiện tại

Dựa trên các tiêu chí thông dụng, đánh giá hiệu quả tuyển dụng của Công ty và từ việc phân tích thực trạng qui trình tuyển dụng đã được khảo sát, đánh giá những điểm không hiệu quả của qui trình tuyển dụng.

Bước 3: Hồn thiện qui trình tuyển dụng

Căn cứ vào cơ sở lý thuyết và những phân tích thực trạng qui trình tuyển dụng để hồn thiện qui trình tuyển dụng.

Dựa trên mô hình mẫu dưới đây, thay đổi hoặc cụ thể hóa các bước để thiết lập một qui trình tuyển dụng mới nhằm khắc phục được các nhược điểm tìm thấy của qui trình hiện tại, nhưng phù hợp với qui mô và đặc thù của Công ty

Hình 1.2 Qui trình tuyển dụng chuẩn

(Nguồn: Sách Quản trị nguồn nhân lực của Trần Kim Dung, 2005)

* Phương pháp thu thập dữ liệu:

- Dữ liệu thứ cấp: các văn bản, báo cáo liên quan đến các báo cáo tuyển dụng, các bài báo tạp chí có thông tin về công tác trên.

- Thông tin sơ cấp : Lấy từ quá trình phỏng vấn các cán bộ quản lý, bảng câu hỏi phản hồi từ các nhân viên. Đối tượng phát bảng câu hỏi là những nhân viên đã vào làm việc sau lần tuyển dụng gần đây. Nội dung câu hỏi xung quanh các vấn đề:

 Nội dung của khâu chuẩn bị tuyển dụng (có xem xét các vấn đề về pháp luật hoặc luật định lao động về tuyển dụng hay không? Họ đã phân tích công việc như thế nào? Có thực hiện bài bản theo trình tự nhất định nào hay không?...)

 Các yếu tố ảnh hưởng đến sự hấp hấp dẫn thu hút từ công ty đến các ứng viên (thương hiệu, chính sách tuyển dụng, lương bổng...)

 Nguồn tuyển dụng (bên trong hay bên ngồi)

 Phương thức thu hút tuyển dụng (quảng cáo qua báo đài, giới thiệu, các mạng việc làm... )

 Quá trình phỏng vấn (Hình thức phỏng vấn? Chuẩn bị như thế nào? Câu hỏi đặt ra? Thang điểm? Các nguyên tắc phỏng vấn?...)

 Nội dung phỏng vấn (chuyên môn, kinh nghiệm, mức lương, nội qui?...)

 Thử việc (hiệu quả thử việc? Thời gian thử việc?...)

...

* Phương pháp xử lý dữ liệu :

Sử dụng các công cụ cơ bản của phương pháp thống kê như: tính tần suất (frequencies) và giá trị trung bình (means)...

Ngồi ra, những yếu tố cần phân tích tương quan sẽ được xử lý bằng phân tích Anova One-way của phần mềm SPSS.