88 trang

Đề tài: Tổ chức kế toán nguyên vật liệu với việc tăng cường hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty cơ điện trần phú

Phần thứ nhất

Cơ sở lý luận về hạch toán nguyên vật liệu và phân tích tình hình quản lý, sử dụng nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất

I. Một số vấn đề chung về nguyên vật liệu.

1Khại niệm, đặc điểm nguyên vật liệu.

- Một trong những điều kiện thiết yếu để tiến hành sản xuất là đối tượng lao động. NVL là những đối tượng lao động đã được thể hiện dưới dạng vật hoá, là tài sản lưu động dự trữ cho quá trình sản xuất kinh doanh, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm.

- Đặc điểm chủ yếu của NVL:

+ NVL có hình thái biểu hiện ở dạng vật chất như sắt thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo, sợi doanh nghiệp dệt, da trong doanh nghiệp đóng giày, vải trong doang nghiệp may mặc.

+ Khác với tư liệu lao động, NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định và khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới tác động của lao động, chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm.

+ Chi phí về NVL thường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm.

Những đặc điểm trên đã tạo ra những đặc trưng riêng trong công tác hạch toán NVL trong các doanh nghiệp, đồng thời đặt ra yêu cầu tăng cường công tác quản lý, sử dụng NVL để đảm bảo tiết kiệm, có hiệu quả chi phí và hạ giá thành sản phẩm. Do vậy, các doanh nghiệp cần đặt ra yêu cầu cụ thể trong công tác quản lý NVL.

2Yệu cầu quản lý nguyên vật liệu

Một trong những yếu tố góp phần thực hiện mục tiêu hạ giá thành sản phẩm là việc quản lý tốt vật liệu. Điều đó có nghĩa là doanh nghiệp phải tiến hành quản lý NVL toàn diện ở tất cả các khâu từ thu mua, bảo quản, dự trữ đến sử dụng.

ở khâu thu mua: NVL thường đa dạng về chủng loại, mỗi loại vật liệu có tính chất hoá lý khác nhau, công dụng, mức độ và tỷ lệ tiêu hao khác nhau nên quá trình thu mua phải đáp ứng đủ số lượng, đúng chủng loại, phẩm chất tốt, giá cả hợp lý, giảm thiểu hao hụt. Đồng thời, phải quan tâm đến chi phí thu mua nhằm hạ thấp chi phí vật liệu một cách tối đa.

ở khâu bảo quản: Cần đảm bảo theo đúng chế độ quy định phù hợp với tính chất hoá lý của mỗi loại vật liệu. Tức là tổ chức sắp xếp những loại vật liệu có cùng tính chất hoá lý giống nhau ra một nơi riêng, tránh để lẫn lộn với nhau làm ảnh hưởng đến chất lượng của nhau.

ở khâu dự trữ: Doanh nghiệp cần phải xác định được mức độ dự trữ tối thiểu, tối đa dể đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được bình thường, không bị ngừng trệ, gián đoạn do cung cấp không kịp thời gây ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều.

ở khâu sử dụng: Việc sử dụng vật liệu hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở định mức và dự toán chi có ỹ nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tăng thu nhập và tích luỹ cho doanh nghiệp. Tình hình xuất dùng và sử dụng NVL trong sản xuất kinh doanh cần được tiến hành chính xác, đầy đủ, kịp thời.

Mặt khác, để tổ chức tốt công tác quản lý vật liệu nói chung và hạch toán vật liệu nói riêng đòi hỏi các doanh nghiệp phải có những điều kiện nhất định. Đó là doanh nghiệp phải có đầy đủ hệ thống kho tàng để bảo quản vật liệu, kho phải được trang bị các phương tiện bảo quản và cân, đong, đo, đếm cần thiết. Phải bố trí thủ kho, nhân viên bảo quản đầy đủ và có khả năng nắm vững việc thực hiện ghi chép ban đầu cũng như sổ sách hạch toán kho. Việc bố trí, sắp xếp vật liệu trong kho phải theo đúng yêu cầu kỹ thuật bảo quản, thuận tiện cho việc theo dõi, kiểm tra nhập xuất tồn vật liệu.

Bên cạnh việc xây dựng và tổ chức kho tàng của doanh nghiệp, đối với mỗi loại vật liệu, doanh nghiệp cần xác định mức tiêu hao vật liệu sát thực tế vì đó là điều kiện quan trọng để tổ chức quản lý và hạch toán vật liệu. Hệ thống định mức tiêu hao vật liệu không những phải đầy đủ cho từng chi tiết, từng bộ phận sản xuất mà còn phải không ngừng cải tiến và hoàn thiện để đạt tới định mức tiên tiến. Mặt khác, doanh nghiệp cần phải được thực hiện đầy đủ các quy định về lập sổ danh điểm vật tư, thủ tục lập và luân chuyển chứng từ, mở sổ chi tiết và mở sổ hạch toán tổng hợp vật liệu. Đồng thời, thực hiện chế độ kiểm tra, kiểm kê vật liệu, xây dựng chế độ trách nhiệm vật chất trong công tác quản lý sử dụng vật liệu trong doanh nghiệp cũng như ở từng phân xưởng, tổ đội sản xuất.

Quản lý chặt chẽ vật liệu một cách toàn diện là nôi dung quan trọng công tác quản lý tài sản doanh nghiệp. Để đáp ứng yêu cầu quản lý, việc hạch toán NVL trong doanh nghiệp sản xuất phải thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao, qua đó góp phần giảm bớt chi phí, hạ giá thành sản phẩm.

3. Nhiệm vụ hạch toán

Giá trị NVL thường chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất- kinh doanh của một doanh nghiệp, vì vậy, quản lý tốt khâu thu mua, dự trữ và sử dụng vật liệu là điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Để cung cấp đầy đủ, kịp thời và chính xác thông tin cho công tác quản lý NVL trong các doanh nghiệp, kế toán NVL phải thực hiện được các nhiệm vụ chủ yếu sau:

- Tổ chức ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời tình hình biến động của NVLtinh(` hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập xuất tồn kho NVL). Tính giá vật liệu nhập kho và xuất dùng.

áp dụng đúng đắn và nhất quán các phương pháp hạch toán chi tiết, tổng hợp vật liệu để phản ánh tình hình biến động từng loại NVL. Kế toán NVL cần hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ các chế độ hạch toán ban đầu về vật liệu: lập chứng từ, luân chuyển chứng từ, mở sổ thẻ chi tiết. Thường xuyên đối chiếu số liệu trên sổ kế toán với thẻ kho và số tồn thực tế.

- Thường xuyên kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu vật liệu thừa, thiếu hoặc ứ đọng nhằm hạn chế tối đa mọi thiệt hại có thể xẩy ra.

- Xác định chính xác sổ lượng và giá thực tế NVL sử dụng, tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh. Phân bổ giá trị vật liệu sử dụng cho từng đối tượng tính giá thành phải chính xác, phù hợp.

- Định kỳ kế toán tham gia hướng dẫn các đơn vị kiểm kê, đánh giá lại vật liệu theo chế độ Nhà nước quy định. Lập báo cáo về vật liệu phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý vật liệu nhằm mục đích nâng cao hiệu quả sủ dụng vốn.

- Phân tích tình hình cung cấp, bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu trong doanh nghiệp nhằm phát huy nhứng mặt làm được và khắc phục những mặt còn tồn tại góp phần nâng cao hiệu quả quản lý.

Để hoàn thành tốt nhiệm vụ hạch toán nói trên, một trong những công việc không thể thiếu là việc phân loại và tính giá NVL, qua đó góp phần cung cấp đầy đủ, kịp thời, chính xác thông tin cho công tác quản lý NVL nói chung.

II. Phân loại và tính giá nguyên vật liệu

1Phận loại NVL.

Nguyên vật liệu sử dụng trong cc doanh nghiệp rất đa dạng, phong phú về chủng loại, có vai trò công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh cũng như có tính năng hợp lý, hoá học rất khác nhau. Trong điều kiện đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải phân loại NVL thì mới tổ chức tốt việc quản lý và hạch toán NVL.

Phân loại nguyên vật liệu theo vai trò và vai trò NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh là cách phân loại thông dụng nhất trong thực tế hạch toán NVL ở các doanh nghiệp. Theo đặc trưng này, NVL ở các doanh nghiệp bao gồm:

- Nguyên vật liệu chinh:Nhứng nguyên liệu, vật liệu sau quá trình gia công chế biến sẽ cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm kể cả bán thành mua vao).Dành từ nguyên liệu ở đây dùng để chỉ đối tượng lao động chưa qua chế biến công nghiệp.

- Vật liệu phu:Nhựng vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng chất lượng của sản phẩm hoặc được sử dụng để đảm bảo công cụ lao động hoạt động bình thường, hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý.

- Nhiên liệu: Những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất, kinh doanh. Nhiên liệu trong các doanh nghiệp thực chất là một loại vật liệu phụ, tuy nhiên nó được tách ra thành loại một loại riêng vì việc sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm một tỷ trọng lớn và đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân, nhiên liệu cũng có yêu cầu và kỹ thuật quản lý hoàn toàn khác với các loại vật liệu phụ thông thường.

- Phụ tùng thay the:Những^' loại vật tư được sủ dụng cho hoạt động sữa chữa, bảo dưỡng và thay thế cho máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải.

- Thiết bị và xây dựng cơ bản: bao gồm các loại vật liệu và thiết bi(. cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cu .) mà doanh nghiệp mua vào nhằm phục vụ hoạt động xây lắp, xây dựng cơ bản.

- Phế liệu: Những vật liệu thu được trong quá trình hay thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoằi phôi bao,vài vụn, gạch lat ').

- Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu còn lại các thus+ chưa kể trên như bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủng.

Hạch toán NVL theo cách phân loại nói trên đáp ứng yêu cầu phản ánh tổng quát về mặt giá trị đối với loại NVL. Để đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán về số lượng và giá trị từng thứ NVL, trên cơ sở phân loại theo vai trò và công dụng của NVL, các doanh nghiệp phải hình thành sổ danh điểm vật liệu. Sổ này xác định thống nhất tên gọi, ký mã hiệu, quy cách, số hiệu, đơn vị tính, giá hạch toán của từng danh điểm NVL. Sổ danh điểm có tác dụng trong công tác quản lý và hạch toán đặc biệt là trong điều kiện cơ giới hoá công tác hạch toán doanh nghiệp.

Ngoài cách phân loại trên, NVL còn được phân loại theo cách sau:

Phân loại theo nguồn sỡ hữu: theo cách phân loại này, NVL bao gồm:

Nguyên vật liệu tự có: Những NVL do doanh nghiệp mua săm, do nhận cấp phát, tặng thưởng, nhận góp vốn liên doanh

Nguyên vật liệu giữ hộ hay nhận gia công: Những nguyên vật liệu do doanh nghiệp nhận giữ hộ, nhận gia công cho bên ngoài.

Cách phân loại này tạo tiền đề cho việc quản lý và sử dụng riêng cho các loại vật liệu từ từng nguồn nhập khác nhau. Trên cơ sở đó đánh giá được hiệu quả sử dụng vật liệu cho sản xuất kinh doanh.

Phân loại theo nguồn hình thành: theo cách phân loại này, NVL bao gomL^`

- Nguyên vật liệu mua ngoài: Những NVL do doanh nghiệp mua ngoài bằng tiền mặt, tiền vay, tiền gửi ngân hàng, mua chiu .

Nguyên vật liệu tự sản xuất: Những sản phẩm của sản xuất chính, sản xuất phụ do doanh nghiệp sản xuất dùng làm nguyên vật liệu.

- Nguyên vật liệu nhận cấp phát, nhận vốn góp: Những nguyên vật liệu do được cấp phát, nhận vốn góp.

- Nguyên vật liệu hình thành từ các nguồn khác: Những nguyên vật liệu thu hồi từ phế liệu, từ thanh lý tài sản cố định, nhận tặng thưởng, viện trợ của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước.

Phân loại theo chức năng nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất: theo cách phân loại này, NVL bao gồm:

- Nguyên vật liệu sử dụng cho sản xuất: là các loại NVL tiêu hao trong quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm

- Nguyên vật liệu sử dụng cho bán hàng: là các loại vật liệu phục vụ cho quá trình bán hàng

- Nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình quản lý doanh nghiệp: các loại vật liệu như giấy

Các cách phân loại nêu trên nói chung không thuận tiện cho việc tổ chức tài khoản, hạch toán và theo dõi chi tiết NVL, gây khó khăn cho công tác tính giá thành. Vì vậy, cách phân loại NVL theo vai trò và công dụng kinh tế là ưu việt hơn cả.

Trên cơ sở phân loại nêu trên, mỗi doanh nghiệp còn phải tiến hành tính giá NVL, đây là một công tác quan trọng và không thể trong việc tổ chức hạch toán NVL nói chung.

2. Tính giá nguyên vật liệu

Tính giá NVL là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của vật liệu theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu trung thực, thống nhất. Về nguyên tad(, cũng như các loại hàng tồn kho, NVL hiện có trong các doanh nghiệp được phản ánh trong sổ kế toán và báo cáo kế toán theo giá thực tế. Tuy nhiên, để đơn giản và giảm bớt khối lượng ghi chép, tính toán hàng ngày, doanh nghiệp có thể sử dụng giá hạch toán để theo dõi tình hình tăng giảm NVL nhưng vẫn phải đảm bảo việc phản ánh tình hình nhập xuất NVL trên tài khoản và sổ kế toán tổng hợp theo giá thực tế.

21. Tính giá nguyên vật liệu theo giá thực tế,

Trong công tác hạch toán NVL ở các doanh nghiệp, NVL được tính theo giá thực tế. Đây là chi phí thực tế mà doanh nghiệp bỏ ra để có thể có được NVL, hay nói cách khác, là loại giá được hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ chứng minh các khoản chi hợp phát của doanh nghiệp để tạo ra vật chất.

a. Giá thực tế NVL nhập kho trong kỳ:

Giá thực tế của NVL nhập kho được xác định tuỳ theo nguồn nhập, cụ thể:

Đối với nguyên vật liệu mua ngoài: các yếu tố để hình thành nên giá thuctế+. là:

+ Giá hoá đơn kể cả giá nhập khăunéu^? có):

- Nếu doanh nghiệp tính thuế Giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ: Giá thực không bao gồm thuế GTGT đầu vầo

- Nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiep:Giâ' thực tế bao gồm cả thuế GTGT đầu vào.

+ Chi phí thu mua:chi phí thực rế phát sinh như chi phí vận chuyển, bỗc dỡ, chi phí nhân viên thu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, chi phí thuê kho bãi, tiền phạt lưu kho, lưu hang (` chi phí này cũng được xác định trên cơ sở phương pháp tính thuế GTGT mà doanh nghiệp lựa chọn).

Đối với nguyên vật liệu gia công xong nhập kho: Giá thực tế bao gồm giá xuất và chi phí gia công chế biến, chi phí vận chuyển, bốc do +~

Đối với nguyên vật liệu nhận vốn góp liên doanh hoặc cổ phần: giá thực tế của NVL là giá trị NVL được các bên tham gia góp vốn thừa nhận.

Đối với nguyên vật liệu vay, mượn tạm thời của đơn vị khác: giá thực tế NVL nhập kho được tính theo giá thị trường hiện tại của số NVL đó.

Đối với phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp: giá thực tế được tính theo đánh giá hoặc giá bán trên thị trường.

b. Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ:

Việc tính giá thực tế NVL xuất kho phụ thuộc và đặc điểm của từng doanh nghiệp về số lượng, danh điểm, số lần nhập xuất NVL, trình độ nhân viên kế toán, điều kiện kho tàng doanh nghiệp. Song nếu doanh nghiệp áp phương pháp tính giá nào thì phải theo nguyên tắc thống nhất trong hạch toắn nếu có thay đổi phải có sự giải thích rõ ràng). Các phương pháp tính giá NVL xuất kho thường dùng là:

Phương pháp giá thực tế đích danhtinh(' trực tiếp):

Theo phương pháp này vật liệu được xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng lô hay giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng. Khi xuất vật liệu nào thì sẽ tính theo giá thực tế vật liệu đó.

Ưu điểm:

- Công tác tính giá NVL được thực hiện kịp thời và thông qua việc tính NVL xuất kho, kế toán có thể theo dõi được thời hạn bảo quản của từng lô vật liệu.

- Đây là phương pháp có thể coi là lý tưởng nhất, nó tuân thủ theo nguyên tắc phù hợp của hạch toán kế toán: chi phí thực tế phù hợp với doanh thu thực tế. Giá trị của vật tư xuất dùng cho sản xuất phù hợp với giá trị của thành phẩm mà nó tạo ra, và giá trị của hàng xuất kho đem bán phù hợp với doanh thu mà nó tạo ra. Hơn nữa, giá trị hàng tồn kho được phản ánh theo giá thực tế của nó.

Nhược điểm:

Việc áp dụng phương pháp này đòi hỏi những điều kiện khắt khe, chỉ có thể áp dụng được khi hàng tồn kho có thể phân biệt, chia tách ra thành từng loại, từng thứ riêng rẽ.

Điều kiện vận dụng:

Phương pháp này thường được sử dụng trong các doanh nghiệp có ít loại NVL hoặc những NVL ổn định và nhận diện được

Phương pháp nhập trước xuất trước (phương pháp FIFO).

Theo phương pháp này, NVL được tính giá thực tế xuất kho trên cơ sỏ giả định là lô vật liệu nào nhập kho trước sẽ được xuất dùng trước, xuất số nhập trước hết rồi mới đến số nhập sau theo giá thực tế của lô hàng xuất. Nói cách khác, cơ sở của phương pháp này là giá thực tế của hàng mua trước sẽ được dùng làm giá thực tế của hàng xuất trước và do vậy, giá trị hàng tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của hàng mua trước sẽ được dùng làm giá để tính giá thực tế của hàng xuất trước và do vậy, giá trị hàng tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế số hàng mua vào sau cùng trong kỳ.

Ưu điểm:

- Phương pháp này cho phép kế toán có thể tính giá NVL xuất kho kịp thời, cung cấp những thông tin hợp ly,đung' đắn về giá trị hàng tồn kho trên bảng cân đối kế toán. Phương pháp này gần đúng với luồng nhập- xuất hàng trong thực tế. Trong trường hợp vật tư được quản lý theo đúng hình thức nhập trước- xuất truớd+, phương này gần giống với phương pháp giá thực tế đích danh và do đó sẽ phản ánh tương đối chính xác giá trị vật tư tồn kho và xuất kho.

- Hơn nữa, giá trị hàng tồn kho sẽ được phản ánh gần sát giá trị thị trường, vì giá trị hàng tồn kho sẽ bao gồm giá trị của vật tư được mua ở những lần mua sau cùng.

- Đặc biệt, khi giá cả có xu hướng tăng lên thì áp dụng phương pháp này, doanh nghiệp có được số lãi nhiều hơn so với khi sủ dụng các phương pháp khác, do giá vốn của hàng bán bao gồm giá trị của những vật tư mua vào từ trước với giá thấp.

Nhược điểm:

Phương pháp này làm doanh thu hiện tại không phù hợp với những khoản chi phí hiện tại, vì doanh thu hiện tại được tạo ra bởi giá trị của vật tư, hàng hoá đã được mua vào từ cách đó rất lâu.

Điều kiện vận dụng:

Phương pháp này thường được áp dụng ở những doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu, số lần nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều.

Phương pháp nhập sau - xuất trước phương pháp LIFO).

Phương pháp này tính giá nguyên vật liệu xuất kho trên cơ sở giả định là NVL nào nhập vào kho sau sẽ được xuất dùng trước. Vì vậy việc tính giá vật liệu xuất kho nhìn chung ngược với phương pháp nhập trước ở trên.

Ưu điểm:

- Phương pháp này làm cho khoản doanh thu hiện tại được phù hợp với khoản chi phí hiện tại, vì theo phương pháp này, doanh thu hiện tại được tạo ra giá trị bởi vật tư vừa mới được mua vào ngay gần đó.

- Quan trọng hơn, trong khi giá cả có xu hướng tăng lên, phương pháp này sẽ giúp cho đơn vị kinh doanh giảm được thu nhập doanh nghiệp phải nộp cho Nhà nước. Bởi vì, giá của vật tư mua vào sau cùng, thường cao hơn giá của vật tư được nhập trước tiên, sẽ được tính vào giá vốn và do đó, giảm lợi nhuận dẫn tới số thuế lợi tức phải nộp hoặc số thu nhập doanh nghiệp.

Nhược điểm:

- Phương pháp này bỏ qua việc nhập xuất vật tư trong thực tế. Vật tư, hàng hoá thông thường được quản lý gần như theo kiểu nhập trước - xuất trước. Nhưng phương này giả định vật tư được giả định theo kiểu nhập sau- xuất trước.

- Hơn nữa, với phương pháp này, chi phí quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp có thể cao vì phải mua thêm vật tư nhằm tính vào giá vốn hàng bán nhưng với chi phí cao. Điều này trái ngược với xu hướng quản lý hàng tồn kho một cách có hiệu quả, giảm tối thiểu sô lượng hàng tồn kho nhằm cắt giảm chi phí quản lý hàng tồn kho