QUY TRÌNH HÀNG TỒN KHO - Kiểm toán nội bộ

TỔNG QUAN VỀ QUY TRÌNH

Quy trình hàng tồn kho bắt đầu từ thời điểm nhà cung cấp giao nguyên vật liệu đến kho của Công ty cho đến thời điểm thành phẩm được xuất ra khỏi kho thành phẩm.

Quy trình hàng tồn kho gồm 3 quy trình phụ sau:

Quy trình nhập kho.

Quy trình xuất kho.

Quy trình kiểm kê và điều chỉnh hàng tồn kho.

Quy trình tái chế.

Những đối tượng chủ yếu trong quy trình:

Người sử dụng (Bộ phận sản xuất).

Thủ kho.

Nhân viên kế toán.

Nhân viên bộ phận kinh doanh.

Nhân viên bộ phận kế hoạch vật tư.

CÁC CHÍNH SÁCH CỦA QUY TRÌNH

Hàng tồn kho bao gồm nguyên vật liệu, nguyên liệu - vật liệu phụ và thành phẩm.

Về nguyên tắc, hàng tồn kho được xác định theo phương pháp ghi nhận giá trị thấp hơn giữa chi phí mua hàng và giá thị trường có thể thực hiện được.

Thủ kho chịu trách nhiệm kiểm tra và ghi nhận số lượng hàng tồn kho được giao (nhập và xuất hàng) tại kho. Kế toán kho vật tư (Bộ phận kế hoạch) chịu trách nhiệm kiểm tra và ghi nhận số lượng của hàng tồn kho. Kế toán vật tư ghi nhận giá trị của hàng tồn kho được giao. Những dữ liệu (riêng biệt) này sẽ được đối chiếu thường xuyên với nhau.

Thẻ kho được lập cho mỗi một món hàng tồn kho và bao gồm những thông tin sau: Tên, Diễn giải, Số lượng, Mã hàng và Nơi chốn.

Tất cả các thông tin về hàng tồn kho cần được ghi nhận đầy đủ có tham chiếu đến những tài liệu liên quan.

Kiểm kê hàng tồn kho cần được thực hiện cho tất cả các hàng tồn kho ở tất cả các nơi (tối thiểu) 6 tháng một lần, tương ứng với ngày giữa niên độ và kết thúc của năm tài chính.

Bảng hướng dẫn kiểm kê cần được lập, phê duyệt và được chuyển đến tất cả các cá nhân tham gia vào việc kiểm kê.

Mọi hoạt động kiểm kê cần được thực hiện tuân thủ theo hướng dẫn kiểm kê đã được phê duyệt.

Đội kiểm kê cần bao gồm những người độc lập với số liệu và sự bảo quản hàng tồn kho. Thủ kho có thể là thành viên của đội kiểm kê nhưng không thể là người trực tiếp đếm và đưa ra nhận xét.

Việc xem xét và đưa ra những điều chỉnh cần thiết cần được thực hiện tức thời dựa trên cơ sở kết qủa kiểm kê thực tế.

Sự khác nhau giữa số lượng thực tế và số liệu sổ sách được xác định sau kiểm kê được xử lý như sau:

Điều chỉnh vào thu nhập và chi phí bất thường nếu chênh lệnh là vì lý do khách quan.

Thực hiện bồi thường bằng vật chất trường hợp do nguyên nhân chủ quan bằng cách khấu trừ dần vào tiền lương hàng tháng của người vi phạm. Nhưng không quá 30% lương tháng được nhận của người lao động.

Giá trị tất cả các nguyên vật liệu tồn kho được xác định chủ yếu dựa trên giá mua cộng với những chi phí liên quan phát sinh cho đến khi nguyên vật liệu được nhập kho (chi phí vận chuyển, thuế nhập khẩu và những chi phí khác)