Trong bất cứ hình thái kinh tế xã hội nào thì việc sản xuất đều phải gắn liền với sự vận động và tiêu hao các yếu tố cơ bản tạo nên quá trình sản xuất. Đó là tư liệu lao động, đối tượng lao động và sức lao động. Hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp công nghiệp là quá trình người lao động sử dụng tư liệu lao động vào đối tượng lao động chế tạo ra sản phẩm để thoả mãn nhu cầu của xã hội. Vì thế sự hình thành nên các chi phí sản xuất để tạo ra giá trị sản phẩm sản xuất là tất yếu khách quan, không phụ thuộc vào ý chí chủ quan của con người sản xuất.

Trong các đơn vị sản xuất ngoài những chi phí có tính chất sản xuất còn có các chi phí không có tính chất sản xuất. Do vậy ta cần phân biệt giữa chi phí bảo vệ và chi tiêu.

Chi phí là hình thái biểu hiện bằng tiền của toàn bộ hao phí về lao động sống và lao động vật hoá cần thiết cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh mà doanh nghiệp phải chi ra trong một kỳ kinh doanh. Như vậy chỉ được tính những hao phí về tài sản và lao động có liên quan đến khối lượng sản phẩm sản xuất ra trong kỳ vào chi phí của kỳ hạch toán chứ không phải mọi khoản chi trong kỳ hạch toán chi tiêu là sự giảm đi đơn thuần các loại vật tư, tài sản, tiền vốn của doanh nghiệp, bất kể nó được dùng vào mục đích gì.

Việc phân biệt giữa chi phí và chi tiêu có ý nghĩa trong việc tìm hiểu bản chất cũng như nội dung phạm vi và phương pháp hạch toán chi phí sản xuất. Nói chung chi phí có phạm vi rộng hơn chi tiêu. Tuy nhiên chi tiêu là cơ sở phát sinh chi phí và giữa chúng có sự khác nhau về lượng và thời gian có những khoản chi tiêu trong kỳ này nhưng vẫn chưa được tính vào chi phí (chi mua nguyên vật liệu về nhập kho nhưng chưa sử dụng) và có những khoản tính vào chi phí kỳ này nhưng thực tế chưa chi tiêu. Sở dĩ có sự khác biệt giữa chi tiêu và chi phí trong doanh nghiệp là do đặc điểm tính chất vận động và phương thức chuyển dịch của từng loại tài sản và quá trình sản xuất và yêu cầu kỹ thuật hạch tóan chung.