A Phần Mở đầu

I.Lý do chọn đề tài

Chúng ta đang bước vào những năm đầu của thề k ỷ XXI,nhũng năm đầu của sự hội nhập va phát triển kinh tế,cùng với sự phát triển không ngừng của KH công nghệ . Chỉ với tuổi đời cực kỳ non trẻ nhưng tin học đã nhanh chóng xâm nhập vào mọi ngóc ngách của đời sống xã hội và đ ã mang l ại nhiều tiện ích trong các chiến lược quản lý của tất cả các ngành nghề trong xã hội và một trong những ứng dụng phổ biến nhất của KH máy tính được ap d ụng hiện nay, tại các cơ quan công sở là chương trình quản lý cơ sở d ữ liệu,nó đ ược ứng dụng trong hầu hết các mặt của đời sống xã hội.

Do chương trình quản lý khách sạn bằng máy tính, là rất cần thiết, bởi v ì nó đem lại hiệu quả công việc rất cao, thời gian thực hiện công việc ngắn và

độ chính xác lại cao. Đặc biệt là giảm tối thiểu số nhân công tham gia vào công tác quản lý. Ví dụ: trước kia khi chưa ứng dụng tin học vào công tác quản lý thì các công việc như cập nhật thông tin khách hàng,xem các thông tin về d ịch vụ của khách sạn,thông tin về số phòng,và công nhân viên , hoá đơn thanh toán hay công việc bảng biểu, báo cáo tất cả đều làm thủ công nên các cán bộ quản lý phải mất rất nhiều thời gian mới tổng hợp được những thông tin cần thiết.Mặt khác hiện nay trong các khách sạn, các cán bộ làm công tác quản lý thông tin của khách sạn phải quản lý một lượng lớn thông tin về cán bộ công nhân viên,tình trạng phòng. Trong công việc quản lý, họ phải quản lý thông tin của mọi khách hàng, như: Họ tên, ngày sinh , địa chỉ,số phòng Từng ngày họ phải xem và cập nhật khách hàng , cũng như định k ỳ theo yêu cầu từ câp trên .Cán bộ quản lý phải đưa ra các báo cáo, danh sách các phòng đang sử dụng, danh sách các dịch vụ,thông tin khách hàng nhận ,trả phòng, bảng thanh toán của từng khách hàng. Việc này mất rất nhiều thời gian v à công sức của con người nên việc ứng dụng tin học vào công tác quản lý ngày càng trở nên hết sức cần thiết, quan trọng, trong việc quản lý khách sạn.

Xuất phát từ mục đích đó em chọn đề tài "Quản lý khách sạn Sông Nhuệ Hà Tây".

Khi thực hiện đề tài này em rất mong sẽ giúp đỡ được phần nào cho việc quản lý thông tin khách hàng,và các công việc quản lý của khách sạn, tại đây được thuận tiện,dễ dàng,tiết kiệm thời gian ,tiền của và hiệu quả cao , chuyên nghiệp hơn.

Đề tài này được thực hiện trên phần mềm Microsoff Visuabasic 6.0. Cũng qua đề tài này em đã bổ xung được nhiều kiến thức mới , ôn l ại kiến thức cũ, thực hiện nhuần nhuyễn các thao tác trên from,report,menu . và nắm được cách tổ chức,sắp xếp,lưu trữ và quản l ý thông tin của khách sạn .

II. Mục đích ,và nhiệm vụ nghiên cứu:

1/ Định hướng

+ Cập nhật thông tin về các khách hàng

+ Tìm kiếm khách hàng theo họ tên,số phòng,

+ Thông kê các phòng ,các dich vụ,nhân viên trong khách sạn

+ In ra danh sách các nhân viên ,phong,dich vụ , khách hàng

+Tra cứu thông tin khách hàng,và các hoá đơn

- Thiết kế hệ thống:

+ Để tìm xâydựng hệ thống thông tin của cơ quan, xí nghiệp, trường học,

doanh nghiệp Điều cần thiết cần phải có là phân tích thiết kế hệ thống.

- Hệ thống phải đáp ứng được cho các cơ quan lớn, theo yêu cầu của hệ thống quản lý các chương trình cần thiết

- Tổng hợp đầy đủ ,chính xác¸ kịp thời thông tin về các khách hàng đến khách sạn,và sử dụng các dịch vụ. theo từng mã phòng hay họ tên.

- Đưa ra danh sách khách hàng khi cần tìm kiếm theo một tiêu chuẩn nào đó

- Có khả năng bổ sung hoặc xoḠbỏ thông tin của khách hàng khi cần thiết.

2/Phân tích các chức năng của hệ thống

2.1. Thông tin đầu vào và thông tin đầu ra của hệ thống.

Trước tiên, ta phải xác định các luồng thông tin vào và ra của hề thống 2.1.1. Thông tin đầu vào.

- Danh sách khách hàng đến thuê phòng.

- Danh sách khách hàng sử dụng dịch vụ.

- Các thông số có liên quan đến khách hàng,và khách sạn.

2.1.2. Thông tin đầu ra.

- Danh mục phòng ,dịch vụ của khách sạn

-Bảng danh sách khách hàng đăng ký

-Các hoá đơn sử dụng dịch vụ của khách hàng

- Danh sách cán bộ công nhân viên

2.2. Nguyên tắc quản lý của hệ thống.

- Hệ thống gồm ba chức năng chính sau:

+ Cập nhập.

+Báo biểu

+ Tra cứu.

- Phương thức hoạt động của các chức năng chính như sau:

2.2.1. Cập nhập thông tin khách hàng.

- Gồm các chức năng:

a.thông tin khách hàng.

Khi khách hàng bắt đầu đến khách sạn, họ phải khai báo các thông tin cần thiết mà khách sạn yêu cầu. Việc này cả nhiệm vụ nhập các thông tin về khách hàng đó như: Họ tên, địa chỉ, ngày sinh, giới tính . đồng thời đánh mã cho từng khách hàng(đây là khoà chính), . Tất cả các thông tin trên lưu vào file "Khách hàng".

b.Danh mục phòng.

-Thông tin các phòng,tình trạng phòng,mã số phòng và lưu vào file“phòng”

c.Danh mục dịch vụ.

Có chức năng cung cấp danh sách dịch vụ của khách sạn,gồm tên dịch vụ và mã dịch vụ.Được lưu vào file “dịch vụ”

d.Danh sách nhân viên.

Cung cấp danh sách của cán bộ công nhân viên trong khách sạn.gôm tên nhân viên ,chức vụ,mã nhân viên Được lưu trong file “nhân viên”

2.2.2 Báo biểu.

Gồm các chức năng:

-In danh sách khách hàng nhận phòng và trả phòng

-In danh mục phòng

_In danh sách cua nhân viên

2.2.3 Tra cứu

Gồm ba chức năng:

- Tra cứu thông tin về một khách hàng.

- Tra cứu hoá đơn dịch vụ.

- Tra cứu hoá đơn tiền phòng.

a.Tra cứu thông tin về một khách hàng.

Khi có yêu cầu tìm thông tin khách hàng, chức năng này sẽ kết xuất thông tin từ file "Khách hàng" để đưa ra với điều kiện người tìm kiếm phải nhập thông tin để căn cứ tìm kiếm (mã kh, họ tên,sốCMND, )của khách hàng cần tìm.

b.Tra cứu hoá đơn dịch vụ

Khi có yêu cầu tra cứu hoá đơn dịch vụ, chức năng này sẽ kết xuất thông tin từ file "Hoá đơn dịch vụ" để đưa ra với điều kiện ngươi dùng phải nhập mã dịch vụ,và mã KH sử dụng dịch vụ đó.

c.Tra cứu hoá đơn tiền phòng

Khi có yêu cầu , chức năng này sẽ kết xuất thông tin từ file "hoá đơn tiền phòng" để đưa ra thông tin về số tiền sử dụng của khách hàng

III. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cưu: Các thông tin quản lý khách sạn

- Phạm vi nghiên cứu: Chương trình chỉ quản lý vấn đề về khách thuê phòng và các dịch vụ.

IV. Phương pháp nghiên cứu:

- Nghiên cứu tìm hiểu thực tiễn: Tìm hiểu về danh sách khách thuê và thông tin của khách, các thủ tục thuê, thanh toán phòng và các dịch vụ. Tìm hiểu các quy chế, nội quy của khách sạn đối với khách thuê phòng và dịch vụ.

_Nghiên cứu các tài liệu ,các chương trình quản lý ,các giao trình tin học .

_Điều tra phỏng vấn

V.Đóng góp của đề tài

Đề tài nếu được đưa vào ứng dụng thì sẽ góp phần cho việc quản lý khách sạn được dễ dàng , nhanh chóng và tiện lợi hơn.

Đề tài là một nền tảng cho các nghiên cứu, công việc của em sau này. Và là kinh nghiệm về thực tế, nâng cao kiến thức cho bản thân em