Giới thiệu chung và Mô tả hoạt động của hệ thống quản lý sinh viên

PHẦN I

Giới thiệu chung và Mô tả hoạt động của hệ thống quản lý sinh viên:

I. Giới thiệu chung về hệ thống quản lý sinh viên:

Hệ thống quản lý sinh viên là hệ thống quản lý các thông tin liên quan đến sinh viên trong quá trình học tập tại trường đại học: quản lý các thông tin chung như sơ yếu lý lịch của sinh viên, quản lý sinh viên theo lớp, khoá, khoa ngành, quản lý chương trình đào tạo và kết quả học tập của sinh viên (gồm điểm, xếp loại học tập, học bổng, khen thưởng, kỷ luật )

II.Mô tả sơ lược hoạt động của hệ thống:

1. Quản lý sinh viên theo thông tin cá nhân

Hệ thống quản lý sinh viên làm việc sau khi bộ phận tuyển sinh đã hoàn tất mọi công việc liên quan đến kỳ thi tuyển sinh và nhận học sinh vào trường. Mỗi sinh viên khi nhập trường sẽ nộp một bộ hồ sơ nhập trường cho bộ phận quản lý sinh viên. Sơ yếu lý lịch gồm hồ sơ nhập trường và hồ sơ tuyển sinh được gửi về Phòng máy tính để nhập vào kho thông tin cá nhân. Đây là thông tin gốc về một sinh viên, sẽ được sử dụng trong quá trình xét học bổng, xét mức học phí Để quản lý, mỗi sinh viên được phát một tấm thẻ gọi là thẻ sinh viên trong đó chứa một số thông tin về sinh viên và mã số sinh viên (mã số được sinh theo một cơ chế nào đó), sinh viên chuyển giai đoạn hay chuyển chuyên ngành học thì sẽ được cấp thẻ mới (tuy nhiên việc sinh thẻ mới vẫn đảm bảo tính liên hệ với thẻ cũ - thường thì thẻ mới chỉ thay đổi phần mã ngành ).

2 Quản lý sinh viên theo lớp

Việc phân lớp tiến hành như sau: với những trường có đào tạo đại cương, Phòng đào tạo căn cứ vào nguyện vọng đăng ký khoa ban đầu để xếp lớp, việc xếp lớp có thể làm theo cách thông thường là bằng tay, hoặc làm bằng máy theo một cơ chế đơn giản nào đó; nếu phân khoa ngay từ đầu thì bộ phận tuyển sinh căn cứ vào chỉ tiêu tuyển sinh của ngành và nguyện vọng đăng ký để đưa ra điểm chuẩn vào khoa, sau đó việc xếp lớp cũng được tiến hành bằng một trong hai cách trên. Phòng đào tạo thống nhất với các khoa về kế hoạch đào tạo cho từng khoa trong mỗi kỳ. Bảng phân lớp và bảng phân môn được gửi về cho Phòng máy tính để lưu trữ và quản lý.

3 . Quản lý kết quả học tập

Cuối mỗi kỳ học, Phòng máy tính in và gửi mẫu bảng điểm từng môn của từng lớp cho các khoa để vào điểm, sau đó nhập liệu vào hệ thống. Sau khi nhập xong tất cả các điểm thi lần 1 quy định trong học kỳ , hệ thống phải tính ra điểm trung bình lần 1 cho từng cá nhân và in ra Danh sách thi lại/ học lại theo từng môn. Danh sách này cũng được dùng làm bảng ghi điểm thi lại; sau khi nhập điểm thi lại hoặc học lại, hệ thống tính ra Điểm trung bình cao nhất cho các sinh viên đó. Các sinh viên có những thành tích đặc biệt khác (chẳng hạn: tham gia công tác Đoàn, cán bộ lớp, đội xung kích ) hoặc sinh viên thuộc đối tượng ưu tiên (chẳng hạn: con thương binh nặng, con liệt sĩ, sinh viên khu vực ưu tiên, sinh viên khuyết tật ), có thể được cộng điểm khi xét học bổng hoặc xét chuyển giai đoạn. Điểm tổng kết cuối cùng được tính bằng tổng điểm trung bình các môn học và điểm cộng. Đồng thời, dựa vào kết quả học tập và rèn luyện của từng cá nhân trong năm học đó để xếp loại học tập cho sinh viên sau mỗi năm học. Bảng xếp loại học tập và bảng kết quả học tập của sinh viên (bao gồm điểm trung bình, điểm tổng kết và điểm cộng) theo từng lớp được in ra gửi về Phòng đào tạo để nhập kho thông tin cá nhân, xét khen thưởng và gửi về lớp đó. Ngoài ra, sau giai đoạn 1 và khi tốt nghiệp, hệ thống cũng phải in ra bảng kết quả học tập cá nhân. Cuối mỗi năm học, hệ thống dựa vào kết quả học tập của sinh viên trong năm đó để xét lên lớp hoặc danh sách trả nợ môn học. Danh sách xử lý học tập được gửi về cho Phòng đào tạo.

4 Xét chuyển giai đoạn

Việc xét phân ngành giai đoạn 2 căn cứ vào đăng ký phân ngành và chỉ tiêu tuyển sinh của ngành, dựa vào kết quả học tập trong giai đoạn 1 để xét lên thẳng (có tính đến một số chế độ ưu tiên). Danh sách sinh viên sau khi phân khoa, phân lớp được gửi về Phòng máy tính. Khi đó mỗi sinh viên có một mã số mới.

5. Quản lý học phí

Việc quản lý thu học phí của sinh viên gồm xét mức học phí và theo dõi đóng học phí. Mức học phí gốc của một sinh viên thường căn cứ vào ngành học và giai đoạn, ở giai đoạn 1 thì tất cả các sinh viên đều đóng theo mức chung dành cho đại cương hoặc có phân mức theo khu vực, ở giai đoạn 2 thì có thể phân theo mức quy định cho chuyên ngành học. Theo quy định mới thì tất cả các sinh viên –có hay không có học bổng -đều phải đóng học phí. Một số sinh viên thuộc diện ưu tiên như khu vực vùng cao, miền núi, vùng sâu, con thương binh nặng, con liệt sĩ được miễn giảm học phí. Phần miễn giảm được tính tỉ lệ phần trăm, và cuối cùng, mức học phí phải đóng = mức học phí gốc *(100% - phần miễn giảm). Bảng theo dõi học phí của sinh viên được lưu lại, hàng tháng hoặc hàng quý, hệ thống sẽ lập danh sách nhắc đóng học phí gửi đến những sinh viên chưa đóng học phí. Những sinh viên vi phạm quy định đóng học phí sẽ bị xử lý theo quy chế của nhà trường.

6.Quản lý học bổng

Việc xét học bổng căn cứ vào kết quả học tập, rèn luyện của kỳ học hoặc năm học đó, quy chế của trường và Bộ giáo dục. Theo quy định hiện nay được áp dụng tại trường Bách khoa, việc xét học bổng cho sinh viên được dựa vào điểm trung bình lần 1 và điểm cộng, có chỉnh sửa cho phù hợp với ngân sách chi cho học bổng. Danh sách học bổng được in ra gửi cho Phòng tài vụ và các phòng ban liên quan.