PHẦN THỨ NHẤT

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH QUẢN LÝ, SỬ DỤNG NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT

I. Một số vấn đề chung về nguyên vật liệu.

1.Khái niệm, đặc điểm nguyên vật liệu.

- Một trong những điều kiện thiết yếu để tiến hành sản xuất là đối tượng lao động. NVL là những đối tượng lao động đã được thể hiện dưới dạng vật hoá, là tài sản lưu động dự trữ cho quá trình sản xuất kinh doanh, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm.

- Đặc điểm chủ yếu của NVL:

+ NVL có hình thái biểu hiện ở dạng vật chất như sắt thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo, sợi doanh nghiệp dệt, da trong doanh nghiệp đóng giày, vải trong doang nghiệp may mặc.

+ Khác với tư liệu lao động, NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định và khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới tác động của lao động, chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm.

+ Chi phí về NVL thường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm.

Những đặc điểm trên đã tạo ra những đặc trưng riêng trong công tác hạch toán NVL trong các doanh nghiệp, đồng thời đặt ra yêu cầu tăng cường công tác quản lý, sử dụng NVL để đảm bảo tiết kiệm, có hiệu quả chi phí và hạ giá thành sản phẩm. Do vậy, các doanh nghiệp cần đặt ra yêu cầu cụ thể trong công tác quản lý NVL.

2.Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu

Một trong những yếu tố góp phần thực hiện mục tiêu hạ giá thành sản phẩm là việc quản lý tốt vật liệu. Điều đó có nghĩa là doanh nghiệp phải tiến hành quản lý NVL toàn diện ở tất cả các khâu từ thu mua, bảo quản, dự trữ đến sử dụng.

Ở khâu thu mua: NVL thường đa dạng về chủng loại, mỗi loại vật liệu có tính chất hoá lý khác nhau, công dụng, mức độ và tỷ lệ tiêu hao khác nhau nên quá trình thu mua phải đáp ứng đủ số lượng, đúng chủng loại, phẩm chất tốt, giá cả hợp lý, giảm thiểu hao hụt. Đồng thời, phải quan tâm đến chi phí thu mua nhằm hạ thấp chi phí vật liệu một cách tối đa.

Ở khâu bảo quản: Cần đảm bảo theo đúng chế độ quy định phù hợp với tính chất hoá lý của mỗi loại vật liệu. Tức là tổ chức sắp xếp những loại vật liệu có cùng tính chất hoá lý giống nhau ra một nơi riêng, tránh để lẫn lộn với nhau làm ảnh hưởng đến chất lượng của nhau.

Ở khâu dự trữ: Doanh nghiệp cần phải xác định được mức độ dự trữ tối thiểu, tối đa dể đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được bình thường, không bị ngừng trệ, gián đoạn do cung cấp không kịp thời gây ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều.

Ở khâu sử dụng: Việc sử dụng vật liệu hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở định mức và dự toán chi có ỹ nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tăng thu nhập và tích luỹ cho doanh nghiệp. Tình hình xuất dùng và sử dụng NVL trong sản xuất kinh doanh cần được tiến hành chính xác, đầy đủ, kịp thời.

Mặt khác, để tổ chức tốt công tác quản lý vật liệu nói chung và hạch toán vật liệu nói riêng đòi hỏi các doanh nghiệp phải có những điều kiện nhất định. Đó là doanh nghiệp phải có đầy đủ hệ thống kho tàng để bảo quản vật liệu, kho phải được trang bị các phương tiện bảo quản và cân, đong, đo, đếm cần thiết. Phải bố trí thủ kho, nhân viên bảo quản đầy đủ và có khả năng nắm vững việc thực hiện ghi chép ban đầu cũng như sổ sách hạch toán kho. Việc bố trí, sắp xếp vật liệu trong kho phải theo đúng yêu cầu kỹ thuật bảo quản, thuận tiện cho việc theo dõi, kiểm tra nhập xuất tồn vật liệu.

Bên cạnh việc xây dựng và tổ chức kho tàng của doanh nghiệp, đối với mỗi loại vật liệu, doanh nghiệp cần xác định mức tiêu hao vật liệu sát thực tế vì đó là điều kiện quan trọng để tổ chức quản lý và hạch toán vật liệu. Hệ thống định mức tiêu hao vật liệu không những phải đầy đủ cho từng chi tiết, từng bộ phận sản xuất mà còn phải không ngừng cải tiến và hoàn thiện để đạt tới định mức tiên tiến. Mặt khác, doanh nghiệp cần phải được thực hiện đầy đủ các quy định về lập sổ danh điểm vật tư, thủ tục lập và luân chuyển chứng từ, mở sổ chi tiết và mở sổ hạch toán tổng hợp vật liệu. Đồng thời, thực hiện chế độ kiểm tra, kiểm kê vật liệu, xây dựng chế độ trách nhiệm vật chất trong công tác quản lý sử dụng vật liệu trong doanh nghiệp cũng như ở từng phân xưởng, tổ đội sản xuất.