Đề tài: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CÔNG TY VẬN TẢI, SỬA CHỮA,CỨU HỘ THIÊN TUẤN

MỤC LỤC

Phần 1: Khảo sát – Yêu cầu của đồ án

CÔNG TY TNHH THIÊN TUẤN

205_Bùi Văn Ba_Q7

1) Thực trạng công ty

Công ty Thiên Tuấn là công ty TNHH chuyên về dịch vụ vận chuyển hàng hoá đường bộ đi khắp tất cả các tỉnh thành trong nước Việt Nam theo đơn đặt hàng của chủ hàng. Ngoài ra, công ty còn có dịch vụ cứu hộ, sửa chữa . Công ty đang trên đà phát triển mạnh, doanh thu hàng tháng đều tăng. Số lượng đầu xe của công ty ngày càng nhiều, công nhân, kỹ thuật và tài xế cũng cần nhiều . Hiện tại công ty đang lưu trữ hồ sơ nhân viên, đơn hàng, hoá đơn, và tất cả trên giấy tờ, sổ sách. Do vậy, nhu cầu cần thiết của công ty là cần một phần mềm quản lý.

2) Mục tiêu

Đưa tin học vào quản lý thay cho sổ sách, nhằm đạt hịêu quả cao trong công việc quản lý, tính toán nhanh, chính xác, tiết kiệm thời gian, sức lao động của cả công ty và khách hàng. Góp phần giúp cho doanh thu của công ty tăng và phát triển thành một công ty lớn mạnh.

3) Yêu cầu phần mềm đáp ứng của công ty

- Lưu trữ hồ sơ nhân viên của công ty.

- Lưu trữ đơn đặt hàng, hoá đơn, phiếu chi, phiếu thu của công ty.

- Nhập bảng tính công và tính lương cho nhân viên.

- Các thao tác nghiệp vụ:

+ Tìm kiếm hồ sơ nhân viên, bảng lương.

+ Cập nhật bảng lương, tính lương hàng tháng.

+ Cập nhật thông tin nhân viên ( thêm, xoá, sửa :do người có quyền ).

+ Tạo đơn hàng, Hoá đơn và lưu trữ.

+ Thống kê đơn hàng, hoá đơn, doanh thu.

4) Mô hình công ty

- Mỗi phòng đều có trưởng phòng.

- Giám đốc điều hành có quyền cao nhất.

- Trợ lý giám đốc trực tiếp nhận quyết định và chuyển quyết định của giám đốc, đồng thời nhận báo cáo.

- Phòng hành chánh gồm: trưởng phòng, nhân viên kế toán, nhân viên lưu máy , nhân viên lập đơn hàng, tiếp khách.

5) Mô tả

- Công ty gồm có 5 phòng ban.

- Phòng hành chánh: gồm có trưởng phòng, nhiều nhân viên tiếp khách ( trực điện thoại ), nhân viên kế toán, nhân viên.

- Phòng kỹ thuật: trưởng phòng quản lý phòng và điều hành trong phòng kỹ thuật, các kỹ sư, thợ sửa.

- Phòng tài xế: Trưởng phòng điều hành công việc, các tài xế ( xe tải, xe cứu hộ ).

- Phòng bảo vệ: nhân viên bảo vệ.

- Trong công ty giám đốc điều hành có quyền hạn cao nhất, ký quyết định, có quyền xem tất cả các cơ sở dữ liệu của công ty, hồ sơ nhân viên.

- Trợ lý giám đốc đứng sau giám đốc có nhiệm vụ chuyển các quyết định hay báo cáo lên giám đốc, hỗ trợ công việc cho giám đốc.

- ¬Các trưởng phòng của mỗi phòng ban có nhiệm vụ quản lý phòng ban của mình, có quyền như nhau: có thể xem được hồ sơ nhân viên của phòng ban mình.

- Các nhân viên kế toán có quyền cập nhật lương cho mỗi nhân viên, khi tổ trưởng xác nhận sẽ được lưu vào cơ sở dữ liệu.

- Nhân viên lập hoá đơn: Có quyền lập hoá đơn, lưu xuống cơ sở dữ liệu, viết phiếu hàng.

- Mỗi nhân viên đều có sơ yếu lý lịch của bản thân, thân nhân

- Lương: Mỗi nhân viên đều có mức lương căn bản, có hệ số lương, tiền thưởng ,trong tháng công ty còn cho nhân viên được ứng lương khi có lí do chính đáng .

+ Công thức tính lương.

Tổng lương thực lãnh=((Lương căn bản/26)*Hệ số lương)*Ngày làm+Phụ cấp+Tiền thưởng+Tăng ca-Bảo hiểm-Tiền phạt-tiền ứng- ( ngày nghỉ*hệ số trừ)*tổng số ngày nghỉ

- Trong tờ báo lương

+ Lương căn bản

+ Ngày nghỉ

+ Ngày làm

- Hoá đơn có mẫu

- Hóa đơn của công ty : do đặc thù công ty có 3 lĩnh vực hoạt động chính: vận chuyển, cứu hộ, sửa chữa.Do vậy hoá đơn cũng có 3 loại:

+ Cước phí vận chuyển cứu hộ.

+ Phí sửa chữa thay thế phụ tùng

+ Hoá đơn nhập hàng (phụ tùng sửa chữa ,xăng dầu )

- Công ty có cung cấp một số phụ tùng phục vụ thay thế, sửa chữa.

- Khi lập hoá đơn có những hoá đơn còn chưa thanh toán hết nên công ty có một nhân viên thường xuyên tổng hợp hàng tháng nên có phiếu thu, chi.

6) Yêu cầu do nhóm thực hiện phát triển thêm :

Khi khảo sát thực trạng của công ty nhóm thực hiện nhận thấy: Công ty TNHH Thiên Tuấn dang rất phát triển. Do vậy nhằm hỗ trợ tối đa cho công ty góp phần giúp cho công ty phát triển mạnh hơn,phần mềm nhóm thiết kế sẽ hỗ trợ thêm một số yêu cầu sau:

- Tạo cơ sở lưu trữ quan lý tài sản của công ty (đầu xe, văn phòng ,cơ sở vật chất .)

- Thêm tác vụ chấm công hàng ngày (giúp thuận tiện hơn trong việc tính lương nhanh va chính xác).

- Lập lịch làm việc.

- Thiết kế nối Internet nhằm giới thiệu về công ty, thuận tiện hơn cho việc mở các văn phòng đại diện ở các tỉnh, thành phố khác, xân nhập các tỉnh, các thành phố lớn.

- Công ty có đặc thù riêng biệt có cả nhân viên văn phòng, kế toán, tài xế xe, thợ sửa chữa. Cần chú ý khi lưu dữ liệu để sau này nhân viên có thể lên bậc (bằng cấp), thì mức lương cũng có thể thay đổi được.

- Phòng kỹ thuật của công ty khi sửa chữa có một bảng giá công thay thế bảo trì .dịch vụ và giá cả có thay đổi theo thị trường .

- Do tác vụ giữa các phòng ban là khác nhau ,mỗi nhân viên với chức vụ khác nhau thì tác động vào hệ thông cũng khác nhau .

Tất cả nhân viên của công ty đều có thể xem lịch làm việc và thong tin cá nhân.

Nhân viên hành chính (lập hoá đơn,phiếu thu,phiếu chi,tìm kiếm mặt hàng ,dịch vụ,khách hang )

Trưởng phòng dược xem cập nhật xoá sửa thông tin của nhân viên ,mặt hang,dịch vụ .

Phòng giám đốc:

Trợ lý giám đốc có tất cả các quyền nhưng không được xem thong tin của giá đốc

Giám đốc : toàn quyền

Phần 2: Triển khai – Xây dựng hệ thống