Để tăng năng suất lao động, tăng khả năng cạnh tranh, các tổ chức có nhu cầu rất lớn trong việc tin học hoá các hoạt động của mình. Ngày càng nhiều công ty đang nghiên cứu và triển khai các hệ thống tin học hoá văn phòng nhằm quản lý văn bản, công việc, .v.v một cách hiệu quả hơn. Hiện nay, Chính phủ đang triển khai Đề án Tin học hóa quản lý hành chính Nhà nước (Đề án 112) nhằm hiện đại hoá công nghệ hành chính.

Xuất phát từ nhu cầu trên, đồ án tập trung giải quyết các nhiệm vụ sau:

 Nghiên cứu lý thuyết chung liên quan tới môi trường làm việc nhóm (groupware), quản lý tài liệu, quản lý luồng công việc.

 Nghiên cứu các công nghệ groupware, trong đó tập trung vào công nghệ Lotus Notes Domino của hãng IBM – một trong những nền tảng được ứng dụng nhiều nơi trên thế giới và Việt nam và cho phép phát triển ứng dụng một cách nhanh chóng.

 Phát triển hệ thống iDocMan (Intelligent Document Mangament) ứng dụng để tin học hoá một số hoạt động của Phòng Đầu tư – Công ty Dịch vụ Tiết kiệm Bưu điện như quản lý công việc, quản lý công văn (đến/đi), quản lý tài liệu, .v.v. và nhiều hoạt động khác.

Đồ án đã đưa ra được mô hình tổng quát của hệ thống groupware, và xây dựng thành công hệ thống iDocman đã được ứng dụng tại Phòng Đầu tư. Tuy nhiên, do hạn chế về thời gian, hệ thống iDocman cần tiếp tục hoàn thiện, bổ sung các tính năng để có thể tạo ra văn phòng không có giấy tờ. IDocman có thể được tuỳ biến để ứng dụng trong các hệ thống khác như: quản lý thư viện, website thương mại điện tử, .v.v.

Sau đây là tóm tắt nội dung của đồ án:

Phần I: Lý thuyết quản lý tài liệu và luồng công việc. Phần này giới thiệu môi trường groupware và các chức năng của nó; trình bày lý thuyết chung về quản lý tài liệu và quản lý luồng công việc và đưa ra mô hình chung của hệ thống groupware.

Phần II: Công nghệ Lotus Notes và Domino. Phần này phân tích một số sản phẩm groupware có trên thị trường; sau đó, trình bày tổng quan về công nghệ Lotus Notes và Domino của hãng IBM như kiến trúc chung, cấu trúc dữ liệu, .v.v.

Phần III: Phát triển hệ thống iDocman. Phần thứ 3 trình bày các bước phát triển ứng dụng trên Lotus Notes Domino, quá trình phân tích, thiết kế và xây dựng hệ thống iDocman.