KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU – CÔNG CỤ DỤNG CỤ

Trong thời đại ngày nay kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ thật sự là một việc làm không thể thiếu trong hầu hết các công ty hiện nay. Vật liệu và công cụ dụng cụ là một bộ phận tài sản lưu động có tỉ trọng lớn được dự trữ để bảo đảm cho sản xuất hoặc cho kinh doanh thương mại. NVL và CCDC thường bao gồm nhiều chủng lọai rất phức tạp đòi hỏi sự chú tâm rất lớn trong công tác kế toán mới đảm bảo quản lý chặt chẽ được.

Do đặc điểm của đối tượng kế toán là đa dạng, thông tin phải được xử lý theo nhiều cấp. Sau kế toán tổng hợp (cấp 1), kế toán chi tiết (các cấp tiếp theo) là đòi hỏi tất yếu đối với nhiều đối tượng kế toán. Có như vậy mới bảo đảm đầy đủ thông tin theo các yêu cầu khác nhau của quản lý. Kế toán chi tiết NVL và CCDC cũng là một đòi hỏi tất yếu, bản chất của nó là theo dõi, phản ánh theo từng loại, từng thứ, từng danh điểm cụ thể của NVL và CCDC. Qua đó, cung cấp thông tin một cách kịp thời, chính xác về NVL và CCDC cho người quản lý nhằm vào hai mục đích sau:

- Thứ nhất là đáp ứng nhu cầu thông tin cho người điều hành quá trình sản xuất kinh doanh:

Trong quá trình sản xuất ở mỗi doanh nghiệp, mỗi đơn vị, bộ phận nhất định đều đòi hỏi khá nhiều chủng loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, phụ tùng thay thế Các chủng loại này phải đồng bộ theo một tỉ lệ nhất định thì mới bảo đảm cho quá trình sản xuất. Do vậy, người điều hành quá trình sản xuất không chỉ biết chung chung về giá trị nguyên vật liệu, hay công cụ dụng cụ, phụ tùng thay thế, mà phải biết một cách cụ thể theo từng loại, từng danh điểm cụ thể thì mới có cơ sở để chủ động điều hành quá trình sản xuất được hợp lý. Đồng thời, cũng trên cơ sở thông tin được cụ thể như vậy thì công tác quản trị NVL và CCDC mới có thể đạt được tối ưu, bảo đảm chi phí cho NVL và CCDC là thấp nhất.

Trong quá trình kinh doanh hàng hóa ở các doanh nghiệp thương mại cũng vậy, thường phải kinh doanh nhiều mặt hàng. Mỗi mặt hàng có đặc điểm, khả năng lưu chuyển khác nhau. Người quản lý điều hành quá trình lưu chuyển hàng hóa phải thường xuyên biết được tình hình luân chuyển của từng loại, từng danh điểm hàng hóa cụ thể. Có như vậy mới có cơ sở để chủ động điều hành quá trình lưu chuyển hàng hóa một cách hợp lý, bảo đảm hiệu quả của quá trình kinh doanh.

- Thứ hai là đáp ứng yêu cầu quản lý chặt chẽ NVL và CCDC:

NVL và CCDC cũng như mọi tài sản khác của doanh nghiệp cần phải được quản lý chặt chẽ cả về giá trị và hiện vật. Để quản lý được chặt chẽ, các tài sản của doanh nghiệp đều phải gắn với trách nhiệm của từng bộ phận, cá nhân cụ thể (đối với NVL và CCDC là các thủ kho). Đồng thời, phải có hệ thống kiểm soát nội bộ bảo đảm cho quá trình quản lý này. Trong đó, kế toán chi tiết NVL và CCDC là một yếu tố quan trọng không thể thiếu được. Chính kế toán chi tiết NVL và CCDC đã ràng buộc trách nhiệm của người thủ kho theo từng loại, từng danh điểm nguyên vật liệu, vật tư cụ thể qua việc đối chiếu số liệu của kế toán với thủ kho.

Tóm lại, mục đích của kế toán chi tiết NVL và CCDC là nhằm bảo đảm số liệu đầy đủ theo yêu cầu điều hành quá trình sản xuất kinh doanh và bảo đảm quản lý chặt chẽ NVL và CCDC. Ngoài ra, số liệu được tổng hợp từ kế toán chi tiết HTK còn được đối chiếu với số liệu của kế toán tổng hợp về NVL và CCDC nhằm kiểm tra sự đúng đắn của số liệu